淺析干部檔案管理中多媒體及信息技術的應用

楊勇 喬艷玲

摘要：經濟社會的飛速發(fā)展帶動了信息技術的發(fā)展，目前信息技術和電子技術已經普及到當今社會的各個行業(yè)和領域當中。對此，本文認為，在干部檔案管理過程中使用多媒體和信息技術管理是當今時代發(fā)展和社會進步的的必然要求。對此，文中對其在網絡系統中的作用進行了相關分析，同時分析了建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統中應當注意的幾個問題。

關鍵詞：媒體信息網絡系統；干部檔案管理；干部檔案

隨著經濟社會的發(fā)展，近年來我國加快了各項事業(yè)的信息化進程，在新的歷史時期，黨的干部檔案管理工作毫無疑問地要走在時代的前面，因此運用現代化、科學化的管理手段做好新時期的干部檔案管理工作，以便于更好地為經濟建設和現代化建設服務，這既是新時期干部檔案管理工作的迫切需要，也是國家信息化工作和時代發(fā)展的必然要求。

一、建立干部檔案多媒體信息網絡系統是時代發(fā)展的需要

1、建立干部檔案多媒體信息網絡系統是干部實行信息規(guī)范化管理的需要。在日常的干部檔案管理過程中，一定會形成大量的干部檔案管理信息，這就會使干部檔案的信息管理就成了相應的問題。由于在管理過程中沒有一定的科學方法，這在一定程度上使干部檔案管理工作與各個部門之間造成了信息不對稱，也會使信息內容不規(guī)范，也使得信息的流程之間存在著一定的問題，不能夠更好地滿足干部檔案管理的現實需要。因此，要想從根本上改變這種狀況，就一定要建立起完備的信息管理體系和信息處理系統，把高科技的多媒體技術應用到干部檔案管理之中來，從而提高檔案管理的規(guī)范和信息利用率。

２、建立干部檔案多媒體信息網絡系統是促進無紙化辦公以及促進檔案管理先進化、現代化和自動化的客觀需要?？茖W技術的發(fā)展使得電子計算機和信息技術發(fā)展成為可能，各機關和事業(yè)單位都早已經購進了電腦，一些文件和傳輸和和辦公都在網絡進行。

二、多媒體信息網絡系統在干部檔案管理中的作用分析

1、多媒體信息網絡系統對于干部檔案管理可以更好更及時準確地為上級部門和領導干部提供全方位的信息管理。利用多媒體信息網絡系統管理干部檔案，可以準確地獲得干部的自然情況，全方位地了解干部的信息，為干部選拔使用提供依據。同時還可以利用信息化的管理對干部資料的信息情況進行綜合分析，使干部管理形成網絡化管理。

２、利用多媒體信息網絡系統進行干部檔案管理可以使干部信息充分在第一時間充分利用，如果資源共享，可以準確充分地了解干部基本情況，提高勞動生產率和工作質量。通過網絡管理可以隨時更新本部門業(yè)務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。

3、干部檔案管理可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。通過網絡和各種多媒體設備把動態(tài)影像、聲音和相應的文字融為一體，并通過投影顯示出來。這些可以為干部任免和選拔任用提供更為準確和更為現實的依據，而且還可以更好地對干部進行評價和進一步的使用，真正做到知人善用，拓寬干部選拔任用的深度和廣度，適應社會主義現代化建設的需要。讓通過干部檔案管理選拔上來的人才真正能廣大人民群眾服務。

三、利用多媒體進行干部檔案信息網絡系統管理中應當注意的幾個問題

1、多媒體干部檔案信息網絡系統管理過程中要采用規(guī)范的應用軟件。利用多媒體進行干部檔案信息管理，就需要對相關人士進行必要的專業(yè)知識的培訓，使每個人都能夠熟練使用計算機對干部檔案進行信息系統管理，因此，適應新的形勢發(fā)展的需要，就要求能建立統一的多媒體信息管理和使用標準。中組部和人事部專門制定和頒發(fā)了統一的標準，按照這樣的標準進行管理，不但具有較高的標準化、規(guī)范化程度，而且還具有一定的總攬全局的能力，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

２、多媒體干部檔案信息網絡系統管理可以通過先進的電子信息技術來構建整個信息系統。通過在干部檔案管理過程中建立多媒體信息技術，這其中要涉及到許許多多先進的技術，主要包括在計算機和互聯網過程中建立和使用數據技術、網絡技術和多媒體技術。對于干部檔案進行多媒體信息網絡系統管理，第一要建立起干部管理的信息化的數據庫技術，重點是文字信息數據庫技術和計算機多媒體信息數據庫技術，這些都是干部檔案信息管理的源泉。

３、多媒體干部檔案信息網絡系統管理可以通過信息系統達到最佳的應用效果，通過對干部檔案的多媒體信息管理實踐證明，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。通過對干部檔案的多媒體管理，建立一個優(yōu)質、高效、良好服務的網絡系統，實現干部檔案管理的高投入與高產出，從而為各級領導干部的管理提供及時便捷準確和全方位的信息服務。

4、多媒體干部檔案信息網絡系統管理要全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部檔案管理信息系統的應用，涉及到許多領域和部門，其工作包括干部領導班子建設、干部人事管理、干部獎罰任免、干部交流管理以及干部教育培訓情況等等。

總而言之，干部檔案信息化管理和網絡管理是新形勢下辦公自動化的必然要求，同時也對各級計算機的管理人員提出了更高的要求。因此，對干部檔案管理者要進行良好的教育培訓，使其能夠充分利用現代化的技術水平，不斷提高整體的業(yè)務水平和管理能力。

（作者單位：楊勇，吉林省通榆縣干部檔案室；喬艷玲，吉林省通榆縣草原管理站）