如何提高人口和計劃生育檔案管理水平

崔冬磊

【摘要】人口和計劃生育檔案是政府制定政策的重要依據，具有保存和查考利用的價值。隨著人口和計劃生育工作的發展，我國對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴的要求，探索檔案管理工作的新方法、新途徑已經成為迫不及待解決的問題。本篇文章從不同方面提出了對人口和計劃生育檔案的管理策略。

【關鍵詞】人口；計劃生育；檔案管理；管理策略

當前，人口和計劃生育工作日益規范，人口計生檔案管理工作朝著法制化、制度化方向發展。在新形勢下，需要進一步探索人口和計劃生育檔案管理工作的新方法，通過對此工作的探索實踐，不僅等夠提高人口計生檔案的管理水平，更好地開展人口計生工作，而且有力地促進了經濟社會的健康、持續發展。

一、認識人口和計劃生育檔案管理工作的重要性

人口計生檔案是國家制定人口和計劃生育政策的重要依據，是搞好人口和計劃生育工作的基礎。要提高人口計生檔案管理水平就必須充分認識到此檔案的重要性。

人口計生檔案不僅能夠為育齡婦女提供優質的服務，而且有效地服務于流動人口，政府可以通過人口計生檔案，掌握流動人口的動向，了解流動人口的婚育情況，及時滿足他們的生育需求。人口計生檔案還可以通過利用群眾信息需求檔案，了解群眾的需求、疑問、意見或者建議，進一步改進計劃生育的工作方法，為群眾提供優質的服務，提高群眾的滿意度。同時，人口計生檔案能夠保證群眾的計劃生育嚴格執法，為人口計劃生育工作的政務公開和民主管理提供服務，保證群眾的知情權，杜絕不公平、不公正的現象發生，進一步促進農村的致富，提高農村的小康水平。

二、分析并解決人口和計劃生育檔案管理中的問題

隨著人口和計劃生育工作的進行，人口計生檔案管理工作出現了一系列的問題，政府工作人員必須認真分析其中存在的問題，并找到解決途徑。

當前，我國政府的許多同志存在認識上的偏差，計生檔案管理思想松懈，工作敷衍了事，弄虛作假，個別單位造假資料、假文件，嚴重損壞了檔案的真實性。檢查組工作不到位，走馬觀花，導致檔案管理停滯不前。計生檔案管理人員多為老、弱、病、殘的同志擔任，工作人員素質低，人員不固定，人事調動頻繁，工作被動，嚴重影響了檔案的管理水平。同時，檔案立卷不規范，室藏內容龐雜，案卷數量繁多，檔案基礎普遍較差。要想把人口計生檔案管理水平提高一個檔次，就必須認真研究這些問題，解決好這些問題。

三、提高檔案管理人員素質

檔案工作者的文化水平直接影響著檔案的管理水平，要想人口和計劃生育檔案工作做好，就必須提高檔案管理人員的綜合素質，提高檔案的管理水平。

當前，信息時代的到來已經淘汰了傳統的檔案管理方式，新的檔案管理工作需要高素質的復合型人才，這些人不僅要善于檔案管理，而且要有較高的計算機水平，信息處理水平。因此，有關部門要加強檔案人員的素質培養工作，除了聘請高素質人才以外，還要重視在職檔案人員的培訓，設立專門的培訓班，將培訓內容與現實工作相結合，更要積極鼓勵檔案工作人員不斷學習，提高自學水平，

通過各種有效途徑，將人口和計劃生育檔案管理人員的素質推上一個新臺階。同時，政府要合理調配人才，優化人才結構，使不同層次的檔案管理人員相互配合，相互影響，讓整體效能得到最大的發揮。

在檔案管理基層工作人員提高文化水平的同時，人口計劃生育部門的領導也要更新觀念。通過進一步加強對人口計生檔案工作的領導，使檔案管理工作與宣傳教育、政策法規、計劃生育協會等有機結合，全力改善檔案管理的工作環境。

四、實現檔案的規范化和標準化管理

規范人口計生檔案工作的程序與方法是檔案管理工作的基礎。檔案管理工作的每一個環節都必須按照統一的程序和科學方法進行。檔案管理工作人員要定期做全面的案卷普查，及時剔除無用的文件，更新新的檔案。同時，檔案管理工作人員還需要重新組合案卷，統一分類，規范案卷。

在檔案的現代化管理中，每一個環節都離不開計算機的準備工作，其中最主要的是著錄工作。在人口計生檔案管理的準備工作中，要分輕重緩急，循序漸進，分級次著錄，同時要分門別類，充分利用檔案目錄的原有信息，減少錄入環節，大大提高錄入速度。檔案管理工作人員在進行準備工作時，也可以用關鍵詞來代替主體詞，減少查找的時間。檔案管理的準備工作做好了，就等于完成了檔案管理整個工作的關鍵環節。

我國是世界上的第一人口大國，人口和計劃生育檔案管理工作不容忽視。為了適應人口計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展的趨勢，人口計生檔案管理水平必須得到前所未有的提高。只有采取了切實有效的檔案管理工作措施，才能進一步提高檔案管理水平，更好地開展新時期的人口和計劃生育工作，促進社會經濟的健康、快速發展。

參考文獻：

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