檔案資料保存的有效策略

李霞

現代社會是信息的社會，以往檔案都存在檔案館里的方式已經被數字檔案館取代，人們可以直接在網上獲取想要查找的信息，數字檔案館方便了人們的生活，數字文件更是有提高工作效率、節省存儲空間、便于資源共享、增加信息交流等特點，但是隨著檔案行業信息化的快速發展，檔案資料用電子的形式保存也存在很多的問題，檔案工作面臨著新的機遇和挑戰。

一、目前檔案資料保存存在的問題

1.資料的真實性無法保證

由于網絡時代的發展，電腦已經走進千家萬戶，并且成為了常用的辦公室設備，網絡環境的復雜使得電腦黑客盛行，加上網絡病毒的泛濫，電腦文件的安全性受到嚴重威脅。由于電子資料很多沒有保留文本記錄，所以資料的內容很容易被增減篡改，并且無據可查，使得檔案資料的真實性無法保證。

2.保密系統不完善

電子檔案不像紙質檔案，可以密封起來保存在檔案室里，隨著網絡環境的惡化和黑客的攻擊，檔案的保密性受到威脅，加之檔案管理人員的技術水平參差不齊，不能設置完善的保密系統，沒有良好的保密技術，也沒有及時檢測電腦的安全性，使得檔案資料受到破壞或是外泄。

3.文件保存期有限

紙質檔案可以在較長時期內完整保存，而電子文件會受到周圍環境的影響，如果周圍有磁場較強的物件擺放的話，很可能會減少存儲檔案資料磁盤的使用壽命，存儲介質因污跡、霉變、介質層間開裂等會導致光盤資料無法讀取，資料就無從查證。并且在電子文件保存一定時期后就需要轉錄，轉錄的過程中也可能導致資料的丟失或混雜。

二、檔案資料的保存策略

1.資料轉移保存

由于電子文件具有不持久性，很多需要長期保存的資料需要經常轉錄，并且在軟件更新時和轉錄過程中容易丟失資料。可以把需要長期保存的資料轉移到縮微品上，研究證明，縮微品的保存期限至少為100年，這就大大延長了資料的保存期限，并且減少了資料的丟失。縮微品還具有存儲量大、方便查閱等特點，可以把大量的資料縮到很小的物品上去，減少了資料的占用空間。在查找資料時，人們可以直接查找標頭，方便快捷。資料轉移能夠彌補電子文件保存期有限的缺點。

2.將檔案資料進行復制保存

根據文件來確定密級與保存期限，參照國家對同類內容紙質文書檔案的管理規定來執行，可以把原來的電子文件全部復制到磁盤、光盤等文件載體上，能夠有效預防由于原電子文件載體過期、老化或是因自然災害或人為損壞等問題出現資料無法打開讀取，或是引起的資料丟失現象的發生，這種方法比較簡單有效，可以定期復制保存，但要注意在復制過程中的全面性。

3.積極引進先進的新技術

隨著科技的發展，關于檔案資料保存的新技術也越來越多，檔案管理人員應該積極采用新技術，比如能夠延長文件保存時間的新型電子文件載體、不間斷電源的使用、數字時間印章技術、電子簽名、數據加密技術等。新技術的使用對檔案管理人員也有了更高的要求，檔案管理人員應該掌握基本的計算機技術，學習電子文件管理知識，加強檔案管理的隊伍建設。

4.制定科學的管理體制

要明確檔案管理的規范和標準，對電子文件使用的每個環節都做出明確的規范，使檔案管理人員在使用電子文件時有依據。做好電子文件的保護措施，定期檢查系統安全性，防止黑客以及病毒的侵害。同時國家要制定相關的保證政策，制定相關的法律法規對秘密資料進行保護。

檔案資料的保存可以采用電子保存和紙質保存的方法，兩者皆有利弊，應該把兩種保存方式結合起來，再引用新技術和新科技，保證檔案資料的完整性、長久性。