小議企業(yè)人事檔案管理

瞿曉菁

摘要：人事檔案對于個(gè)人的發(fā)展而言具有不可取代的重要作用，它直接地關(guān)系著個(gè)人未來的發(fā)展?fàn)顩r，以及其對于目前所從事的工作的安全感以及歸屬感，從而影響到個(gè)人在企業(yè)中的績效創(chuàng)設(shè)。因此，企業(yè)借助于有效的人事檔案管理手段來推動(dòng)其對于全體員工的管理是極其必要的。本文便主要從企業(yè)對于人事檔案管理工作的開展入手，通過分析其此項(xiàng)管理當(dāng)前存在的問題，談?wù)摿藦?qiáng)化管理的相關(guān)策略，希望能夠幫助相關(guān)的管理人員順利地開展此項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案管理 存在問題 完善策略

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）10（b）-0152-01

企業(yè)當(dāng)前鑒于社會(huì)發(fā)展的要求以及其自身發(fā)展的需要，逐漸加強(qiáng)了對于檔案信息的管理力度，而人事檔案作為其所有檔案信息中極其關(guān)鍵的一部分，不僅會(huì)直接影響到檔案管理的整體水平，還可能阻礙到企業(yè)對于員工的有效管理。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)對于人事檔案的有效管理，然而，目前人事檔案管理工作在企業(yè)中的開展普遍的存在著缺陷，使得其具體管理難以達(dá)到對于管理要求的滿足。本文則通過對這些具體的管理缺陷進(jìn)行分析，談?wù)摿私鉀Q這些問題以推動(dòng)人事檔案的有效管理的幾點(diǎn)策略。

1 企業(yè)當(dāng)前開展的人事檔案管理工作存在的問題

人才是企業(yè)在新時(shí)期的發(fā)展中最為重要的一種力量，推動(dòng)人才作用的全面地實(shí)現(xiàn)是企業(yè)發(fā)展必須關(guān)注的一項(xiàng)事情，而這項(xiàng)事情的達(dá)成則必須借助于對于員工的人事檔案管理，所以說，推動(dòng)人事檔案的管理工作對于現(xiàn)代社會(huì)需求的滿足，是企業(yè)當(dāng)前必須落實(shí)的工作。本文下面就從幾個(gè)方面來談?wù)撘幌庐?dāng)前的人事檔案管理工作存在的問題，為企業(yè)完善此項(xiàng)工作提供有效的切入點(diǎn)。

首先，企業(yè)的人事檔案普遍存在著信息不全、材料失真的問題，致使人事檔案的管理不能充分發(fā)揮作用。一方面，企業(yè)不夠重視人事檔案的具體管理工作，使得履歷表、轉(zhuǎn)正表、考核表、職稱評審、調(diào)動(dòng)證明以及入團(tuán)、入黨等相關(guān)的該有的資料并未完善的存在于檔案中，這就造成了檔案信息的不完善。另一方面，企業(yè)對于人事檔案信息的填寫要求不夠嚴(yán)格、規(guī)范，使得其檔案中存在著公歷及農(nóng)歷生日、曾用名、工作調(diào)動(dòng)、入黨材料等的填寫存在著極大的隨意性，使信息的歸檔工作變得非常麻煩。

其次，企業(yè)的人事檔案在分類歸檔、具體利用等方面皆存在著一定的缺陷。一方面企業(yè)目前還普遍地存在著檔案資料紙張大小不一、裝訂順序混亂以及檔案的隨意分類歸檔等問題，使得相關(guān)人員難以對檔案材料進(jìn)行及時(shí)有效地查閱以及訂正。另一方面，企業(yè)在對人事檔案進(jìn)行保存的過程中，還由于某些檔案存在著字跡不夠清晰和耐久，以及手續(xù)不夠完備等問題，從而導(dǎo)致長時(shí)間以后此份檔案喪失了存在的意義。再一方面，企業(yè)不能夠及時(shí)地針對各種人事變動(dòng)對檔案材料進(jìn)行有效的補(bǔ)足及更新，這樣就使得在具體利用受到了諸多的阻礙。

再者，企業(yè)人事檔案還缺乏必要的信息化管理水平，而且其管理的手段單一、模式落后，不能夠真正地達(dá)到對于新時(shí)期的檔案信息管理要求的滿足。一方面，企業(yè)目前的人事檔案的管理對于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還大多存在于簡單的信息錄入，而沒能夠切實(shí)地從管理的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)完善的信息化。另一方面，企業(yè)對于人事檔案信息的錄入主要就在于學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷以及家庭成員等簡單的幾項(xiàng)，如個(gè)人信用、技術(shù)專長、業(yè)務(wù)水平等重要信息則未能涵蓋在內(nèi)。

2 企業(yè)當(dāng)前完善人事檔案的管理工作的相關(guān)策略

2.1全面提升人事檔案信息質(zhì)量

首先，企業(yè)必須針對人事檔案的管理工作，從個(gè)人經(jīng)歷、具體工作、自我評價(jià)以及他人評價(jià)等各個(gè)方面為檔案信息設(shè)置全面的內(nèi)容，并要求員工按照其檔案的信息填寫要求具體地填寫各項(xiàng)內(nèi)容。其次，企業(yè)要就員工所填寫的檔案信息來展開及時(shí)地檢查核對以及調(diào)查研究，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案中存在的信息缺失以及信息失真問題，并監(jiān)督員工進(jìn)行信息補(bǔ)足以及訂正。再者，檔案的負(fù)責(zé)人員必須監(jiān)督員工利用統(tǒng)一的紙張、清楚的字跡、不容易模糊的筆色等來進(jìn)行檔案的填寫，并指導(dǎo)員工針對具體的規(guī)范化的裝訂要求對檔案進(jìn)行排序，確保檔案在這些基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)提高質(zhì)量。此外，檔案的管理人員還要針對員工人事檔案來進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，為這些檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)備份，即實(shí)施高科技的檔案管理。

2.2完善人事檔案基礎(chǔ)管理工作

一方面，檔案管理人員要針對時(shí)代的發(fā)展要求對檔案設(shè)立必要的新項(xiàng)目，并主動(dòng)地針對這些新的信息項(xiàng)目的填充來向員工進(jìn)行信息的收集，確保信息的全面性以及即時(shí)性。另一方面，檔案管理人員還必須積極地做好對于信息的篩選，將填寫混亂、表達(dá)不清的檔案打回，要求相關(guān)人員按照規(guī)定進(jìn)行重新填寫，并做好對于已完成檔案的分類工作。再一方面，檔案管理人員必須要按照人事的實(shí)時(shí)調(diào)動(dòng)做好對于信息的訂正與更新，并按照進(jìn)入企業(yè)的時(shí)間對老員工以及新進(jìn)員工的檔案進(jìn)行歸類，還可以按照不同的部門或者是姓名排序等進(jìn)行排列，以全面地做好目錄索引工作，保證其檔案信息能夠得到有效的利用。此外，企業(yè)還必須全面地推動(dòng)人事檔案工作的開放化，避免檔案信息的神秘性，使每一個(gè)員工都能夠達(dá)到對于自身信息的有效把握，并且從意識上達(dá)到對于檔案資料重要性的認(rèn)知。

2.3強(qiáng)化管理人才及信息化建設(shè)

企業(yè)要推動(dòng)人事檔案在新時(shí)期的有效管理，還必須努力地推動(dòng)管理人員素質(zhì)的全面提升，并且為檔案信息的管理提供有效的設(shè)備投入，全面推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化及信息化的有效實(shí)現(xiàn)。首先，就管理人員建設(shè)這方面來講，企業(yè)要全面地提升人事檔案管理者自身素質(zhì)修養(yǎng)以及責(zé)任意識的提升，然后再通過組織召開講座、交流會(huì)、培訓(xùn)班等來提升管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。其次，就信息化建設(shè)方面來講，企業(yè)必須著力為人事檔案管理的開展購置先進(jìn)完善的軟件以及硬件，保證檔案管理管理人員能夠在新時(shí)期利用全新的高科技手段來實(shí)施高效管理，并推動(dòng)檔案的有效利用。

3 結(jié)語

人事檔案的管理工作在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，企業(yè)當(dāng)前必須著力對管理中存在的問題繼續(xù)解決，全力推動(dòng)管理水平的有效提升，使人事檔案的管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供有效幫助。

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