小議企業(yè)人事檔案管理

瞿曉菁

摘要：人事檔案對于個人的發(fā)展而言具有不可取代的重要作用，它直接地關(guān)系著個人未來的發(fā)展狀況，以及其對于目前所從事的工作的安全感以及歸屬感，從而影響到個人在企業(yè)中的績效創(chuàng)設(shè)。因此，企業(yè)借助于有效的人事檔案管理手段來推動其對于全體員工的管理是極其必要的。本文便主要從企業(yè)對于人事檔案管理工作的開展入手，通過分析其此項管理當前存在的問題，談?wù)摿藦娀芾淼南嚓P(guān)策略，希望能夠幫助相關(guān)的管理人員順利地開展此項工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 人事檔案管理 存在問題 完善策略

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）10（b）-0152-01

企業(yè)當前鑒于社會發(fā)展的要求以及其自身發(fā)展的需要，逐漸加強了對于檔案信息的管理力度，而人事檔案作為其所有檔案信息中極其關(guān)鍵的一部分，不僅會直接影響到檔案管理的整體水平，還可能阻礙到企業(yè)對于員工的有效管理。因此，企業(yè)必須加強對于人事檔案的有效管理，然而，目前人事檔案管理工作在企業(yè)中的開展普遍的存在著缺陷，使得其具體管理難以達到對于管理要求的滿足。本文則通過對這些具體的管理缺陷進行分析，談?wù)摿私鉀Q這些問題以推動人事檔案的有效管理的幾點策略。

1 企業(yè)當前開展的人事檔案管理工作存在的問題

人才是企業(yè)在新時期的發(fā)展中最為重要的一種力量，推動人才作用的全面地實現(xiàn)是企業(yè)發(fā)展必須關(guān)注的一項事情，而這項事情的達成則必須借助于對于員工的人事檔案管理，所以說，推動人事檔案的管理工作對于現(xiàn)代社會需求的滿足，是企業(yè)當前必須落實的工作。本文下面就從幾個方面來談?wù)撘幌庐斍暗娜耸聶n案管理工作存在的問題，為企業(yè)完善此項工作提供有效的切入點。

首先，企業(yè)的人事檔案普遍存在著信息不全、材料失真的問題，致使人事檔案的管理不能充分發(fā)揮作用。一方面，企業(yè)不夠重視人事檔案的具體管理工作，使得履歷表、轉(zhuǎn)正表、考核表、職稱評審、調(diào)動證明以及入團、入黨等相關(guān)的該有的資料并未完善的存在于檔案中，這就造成了檔案信息的不完善。另一方面，企業(yè)對于人事檔案信息的填寫要求不夠嚴格、規(guī)范，使得其檔案中存在著公歷及農(nóng)歷生日、曾用名、工作調(diào)動、入黨材料等的填寫存在著極大的隨意性，使信息的歸檔工作變得非常麻煩。

其次，企業(yè)的人事檔案在分類歸檔、具體利用等方面皆存在著一定的缺陷。一方面企業(yè)目前還普遍地存在著檔案資料紙張大小不一、裝訂順序混亂以及檔案的隨意分類歸檔等問題，使得相關(guān)人員難以對檔案材料進行及時有效地查閱以及訂正。另一方面，企業(yè)在對人事檔案進行保存的過程中，還由于某些檔案存在著字跡不夠清晰和耐久，以及手續(xù)不夠完備等問題，從而導致長時間以后此份檔案喪失了存在的意義。再一方面，企業(yè)不能夠及時地針對各種人事變動對檔案材料進行有效的補足及更新，這樣就使得在具體利用受到了諸多的阻礙。

再者，企業(yè)人事檔案還缺乏必要的信息化管理水平，而且其管理的手段單一、模式落后，不能夠真正地達到對于新時期的檔案信息管理要求的滿足。一方面，企業(yè)目前的人事檔案的管理對于計算機的運用還大多存在于簡單的信息錄入，而沒能夠切實地從管理的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)完善的信息化。另一方面，企業(yè)對于人事檔案信息的錄入主要就在于學習及工作經(jīng)歷以及家庭成員等簡單的幾項，如個人信用、技術(shù)專長、業(yè)務(wù)水平等重要信息則未能涵蓋在內(nèi)。

2 企業(yè)當前完善人事檔案的管理工作的相關(guān)策略

2.1全面提升人事檔案信息質(zhì)量

首先，企業(yè)必須針對人事檔案的管理工作，從個人經(jīng)歷、具體工作、自我評價以及他人評價等各個方面為檔案信息設(shè)置全面的內(nèi)容，并要求員工按照其檔案的信息填寫要求具體地填寫各項內(nèi)容。其次，企業(yè)要就員工所填寫的檔案信息來展開及時地檢查核對以及調(diào)查研究，及時地發(fā)現(xiàn)檔案中存在的信息缺失以及信息失真問題，并監(jiān)督員工進行信息補足以及訂正。再者，檔案的負責人員必須監(jiān)督員工利用統(tǒng)一的紙張、清楚的字跡、不容易模糊的筆色等來進行檔案的填寫，并指導員工針對具體的規(guī)范化的裝訂要求對檔案進行排序，確保檔案在這些基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)提高質(zhì)量。此外，檔案的管理人員還要針對員工人事檔案來進行計算機錄入，為這些檔案資料進行計算機備份，即實施高科技的檔案管理。

2.2完善人事檔案基礎(chǔ)管理工作

一方面，檔案管理人員要針對時代的發(fā)展要求對檔案設(shè)立必要的新項目，并主動地針對這些新的信息項目的填充來向員工進行信息的收集，確保信息的全面性以及即時性。另一方面，檔案管理人員還必須積極地做好對于信息的篩選，將填寫混亂、表達不清的檔案打回，要求相關(guān)人員按照規(guī)定進行重新填寫，并做好對于已完成檔案的分類工作。再一方面，檔案管理人員必須要按照人事的實時調(diào)動做好對于信息的訂正與更新，并按照進入企業(yè)的時間對老員工以及新進員工的檔案進行歸類，還可以按照不同的部門或者是姓名排序等進行排列，以全面地做好目錄索引工作，保證其檔案信息能夠得到有效的利用。此外，企業(yè)還必須全面地推動人事檔案工作的開放化，避免檔案信息的神秘性，使每一個員工都能夠達到對于自身信息的有效把握，并且從意識上達到對于檔案資料重要性的認知。

2.3強化管理人才及信息化建設(shè)

企業(yè)要推動人事檔案在新時期的有效管理，還必須努力地推動管理人員素質(zhì)的全面提升，并且為檔案信息的管理提供有效的設(shè)備投入，全面推動檔案管理的現(xiàn)代化及信息化的有效實現(xiàn)。首先，就管理人員建設(shè)這方面來講，企業(yè)要全面地提升人事檔案管理者自身素質(zhì)修養(yǎng)以及責任意識的提升，然后再通過組織召開講座、交流會、培訓班等來提升管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。其次，就信息化建設(shè)方面來講，企業(yè)必須著力為人事檔案管理的開展購置先進完善的軟件以及硬件，保證檔案管理管理人員能夠在新時期利用全新的高科技手段來實施高效管理，并推動檔案的有效利用。

3 結(jié)語

人事檔案的管理工作在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，企業(yè)當前必須著力對管理中存在的問題繼續(xù)解決，全力推動管理水平的有效提升，使人事檔案的管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供有效幫助。

參考文獻

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