教務信息系統在教務管理工作中的應用與思考

徐樹愿

［摘要］ 本文從我院引入教務管理系統以來，從實際應用情況著手，分析了我院教務管理系統的現狀，管理過程中出現的問題及原因，并提出一定的建議。

［關鍵詞］ 新建本科； 教務管理系統； 信息化； 規范化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 20. 048

［中圖分類號］G64［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）20- 0078- 02

教務管理作為高等院校教學管理的核心，它在保障教學秩序的正常、教學計劃的順利實施以及提高教學質量和辦學水平中占有相當重要的地位。我院經過多年的教務管理建設，已經具備了基本的教務管理制度和工作流程規范，隨著我院成功升格為本科院校后，辦學層次的提高，辦學規模的不斷擴大，教務管理中出現了許多新的問題。作為新建本科院校，為適應本科學分制管理模式和教務管理的科學化、信息化、網絡化的發展趨勢，我院引進了杭州正方公司開發的教務管理信息系統。

１教務管理系統基本功能及應用

該系統主要功能模塊包括學生管理、師資管理、教學計劃管理、智能排課管理、選課管理、考試管理、成績管理、實踐教學管理、教學質量評價和畢業生管理等模塊，貫穿于教務管理的各個環節中。我院自引入教務系統以來，教務教學管理模式和水平得到很大提升。

１．１實現了教務管理的網絡化

我院教務處下設教研科、教務科、實踐教學科、教材科和學籍科等科室，在傳統的教務管理中，各科室各自為政，安排工作，數據也是各自管理，造成二級學院教務管理人員疲于應付，使工作缺乏規范，效率較低。而教務管理系統利用數據庫技術，基于服務器和客戶端，數據統一存儲管理，系統中的每一個模塊和其他的模塊均通過網絡相互聯系、相互溝通，縮短信息流通渠道，從而減少了管理環節，弱化了部門獨立，同時增強了教務處與二級學院間的協作，大大提高了工作效率。

１．２促進了教務管理信息的規范化建設

通過在教務系統內建立公共信息代碼集，統一規范了二級學院代碼、專業代碼、課程代碼、任課教師代碼等幾十種代碼表，保證了教務系統信息的一致性和規范性。建立了包括教師信息、教學計劃、學生信息、智能排課、學生成績、學生評教等相互關聯的數據信息，形成了龐大的、涵蓋整個教務教學管理過程的數據庫，有效促進了教務教學管理工作的科學化、規范化。

１．３實現了教務信息資源的共享和傳遞

教務管理信息系統采用的是數據集中存放，網絡共享的模式，我院教務處和各二級學院、教師和學生在教務系統的統一管理下，共用一個數據庫，為教務管理人員和師生提供全面的信息服務，教務管理人員、教師、學生均可通過校園網以各自身份登錄系統，進行相應的信息查詢與修改，改變了以往層層傳達和交換數據的模式，節省了大量的人力、物力，同時還可以方便快捷地查詢、提取歷史數據，使教務教學管理向著信息化、數字化、無紙化方向發展。

２教務管理系統運用中出現的問題

我院自使用教務管理系統以來，極大地提高了我院教務管理水平和效率，同時也面臨了一些新的問題。

２．１教務系統與我院實際管理體制不完全相符

我院引進的教務系統是由浙江大學與杭州正方電子工程有限公司共同開發，由于高校之間的教務管理模式不相同，此系統在促進我院向科學化、現代化、信息化的教務管理模式邁進時，又與具有我院特色的管理體制產生了一定的矛盾。隨著教學改革的不斷前進，專業培養計劃的不斷調整，教務管理信息系統也需要不斷更新功能模塊。而教務系統的靈活性又較差，缺少一定的可擴充性及開放性，教務系統更新的滯后性，難以適應教務管理工作的新要求，阻礙了教學管理改革的順利推進。

２．２缺乏與教務管理系統相適應的規章制度

我院是在原有的教務處與各二級學院教務管理組織結構基礎上推行的教務管理信息系統，管理工作在一定程度上仍停留在職能化管理的模式上，各部門之間各自為政的情況仍然存在，沒有形成系統的有效管理體系。導致系統操作流程和一些管理制度產生一定矛盾，人為干擾系統流程、職責不明確、隨意性嚴重等問題。在教務系統投入使用后，缺少相應后繼的保障制度，沒有建立與之相適應的業務規則、操作流程和管理制度。這些已經在一定程度上制約了我院教務管理信息系統的應用，影響了教務管理系統功能的充分發揮。

２．３管理人員隊伍建設未能完全適應教務系統信息化建設的需要

我院教務管理人員大多數沒有系統學過管理理論與教育理論知識，對教務管理改革不甚了解，缺乏對教務管理規范化、制度化、信息化管理的認識，知識素質不高，知識結構不合理。在教務管理之中，自我知識更新緩慢、管理理念陳舊和管理手段落后等現象普遍地存在。在實際工作中，教務管理人員一般也是按照慣例，根據領導指示做事，停留在傳統型、事務型、經驗型的管理水平上，制約了教務管理信息化的進程。由于各種原因，教務管理崗位工作人員變換頻繁，同時新員工缺乏一定的培訓，增加了教務工作量。這些不但對教務管理人員的工作效率和質量產生影響，也對我院推進教務管理網絡化、系統化、規范化產生一定阻礙。

３推進教務管理信息系統建設和應用的途徑

教務管理信息系統的建設和應用不僅僅只是這一個系統，作為教務管理信息化建設的一個重要組成部分，還涉及到技術應用以及教務管理組織機構、規章管理制度、人力等方面，是一項綜合性、系統性、創新性的工程，要從技術、制度、流程、人力等多方面進行綜合考慮。

３．１加大資金和技術支持

系統是靜態的，但是管理流程會隨著教學教務改革而發生變化，所以教務管理信息系統的建設不可能一次成功。這就需要我院教務管理模式在不斷改革和完善的情況下，對教務系統進行再次開發，做到管理流程與教務管理系統進行持續的改進、不斷的完善。在再次開發中，既可以通過與軟件公司協商根據自己的流程來修改軟件，也可以自主開發輔助系統，把信息從教務系統中導出，利用輔助系統進行處理后，再導入教務系統，以此來解決自身個性化的需要。

３．２建立健全規章管理制度和規則

管理制度是教務管理系統能夠正常運行的保證，教務管理涉及到學院的方方面面，教務系統數據來源于學院各個部門。所以，為有效地提高教務管理信息系統的管理和應用，必須建立一套規范的教務管理系統運行規則和管理制度，做到有章可依，同時明確人員的分工及相應責任，采用分級管理，做到分工明確，責任到人，約束用戶操作行為，使管理人員自覺遵守業務規則，避免發生隨意性、盲目性等人為錯誤。

３．３加強培訓，提高教務管理人員整體素質

隨著教務管理系統的推進，掌握和運用以計算機應用為基礎的現代信息技術成為了每一個教務管理人員必備的素質要求。因此，在計算機和信息知識和能力方面，必須對教務管理人員做出一定的要求，熟練掌握與教務管理系統相關的應用軟件的使用，這是教務系統能否正常運作的一個重要前提。

教務管理人員除了必須具備與教務管理系統相應的計算機技術應用能力，還應掌握必要的專業知識和現代教育管理理念，掌握現代教育管理的方法和手段。這要求教務管理人員要不停地加強學習，自我提高，同時學院應制訂有效的激勵措施，建立培訓計劃，提供培訓機會，通過專家講座、參觀學習、研討會等多種形式，拓展教務管理人員視野，增強主體意識，提高教務管理人員的積極性和主動性，不斷提高工作效率，從而推進教務管理系統的健康運行。

教務管理系統作為一個基于網絡化，面向我院各教學管理部門的多模塊綜合管理系統，教務數據實現了規范化集中管理和共享。教務管理信息系統使用幾年來，收到了良好的效果。該系統的有效運行，大大提高了我院教務管理效率，更好地實現了教務管理的科學化和規范化、提高了管理水平和教學質量。但要實現向更優的方向發展，還有一段路要走。只有不斷優化教務管理系統，規范教務管理制度，加強教務管理隊伍建設，提高教務管理人員素質，才能更好地運用教務管理信息系統，實現高效率、高質量服務教學的目標。

主要參考文獻

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