如何做好商業銀行個人貸款檔案工作

【摘要】商業銀行個人貸款業務流程各個崗位均會形成個人貸款檔案，由于個人貸款業務量大，檔案工作量非常繁重。鑒于此，如何做好

個貸檔案工作？依筆者工作經驗，有以下兩點值得借鑒：精細化管理進行檔案源頭控制；影像電子化提升檔案管理質量和效率。

【關鍵詞】商業銀行個人貸款檔案

商業銀行個人貸款業務流程各個崗位均會形成個人貸款檔案資料，由于個人貸款業務量大，因此其檔案整理、歸檔工作量頗為繁重，因貸款催收、貸款檢查、內外部審計等借閱及歸還檔案業務量大。那么，如何做好個貸檔案工作？依筆者工作經驗，有以下兩點經驗值得借鑒：精細化管理進行檔案源頭控制；影像電子化提升檔案管理質量和效率。下面詳細探討一下：

一、精細化管理

商業銀行個人貸款精細管理的要點如下：按個人類貸款業務品種分類，進行標準化的貸款材料規范，各個崗位以及環節整理材料的規范。這些規范要細化到材料排什么順序，用什么樣的紙張，如何粘貼等。下面以個人住房貸款為例，從個人貸款檔案的形成說明一下。

個人貸款主流程為五部分：貸款受理、貸前調查、貸款審批、貸款發放（含落實抵押）、貸后管理。對于個人住房貸款，在主流程之前還有一項工作就是審查合作住房樓盤項目。

在審查合作住房樓盤項目時形成住房樓盤項目檔案，個貸從業人員對個人住房貸款樓盤項目審查包括對開發商資信的審查和項目本身的審查。開發商資信的審查，企業資信等級以及信用程度（含人行企業信用報告以及開發商主要負責人個人信用報告記錄）；企業法人營業執照；稅務登記證明；經審計過的會計報表等等。項目審查資料主要是指審查是否“五證齊全”，“五證”是指：國有土地使用權證，建設用地規劃許可證，建設工程規劃許可證，建筑工程施工許可證，預售商品房許可證。個貸從業人員通過上述的調查及審查，撰寫出調查報告，銀行管理部門做出對于樓盤準入的審批意見（含該項目個人住房貸款的規模、額度等）。由此，我們可以看出，該步驟形成的樓盤項目檔案包括：企業法人營業執照等（企業身份證），信用報告，“五證”以及調查報告、準入審批文件等。該部分的檔案管理，按照上述的要點制訂一套相應的管理規范，規定檔案的內容以及資料排列的順序。該檔案的保管期限與該項目下個人住房貸款最長貸款期限相同，也可以將之列為永久性檔案。

貸款受理形成的檔案及規范化管理，按整理順序排列如下：檔案紙張要求A4紙大小。先是個人住房貸款申請表（標準格式）；借款人及其配偶身份證、戶口簿及婚姻狀況證明復印件，要求A4紙大小，借款人身份證正反復印在A4紙上，該頁作為主頁，其他的作為附頁，依次順序為借款人戶口簿戶主復印件，借款人戶口簿本人頁復印件，配偶身份證復印件，配偶戶口簿復印件，結婚證（離婚證）復印件或單身證明，共同借款人身份證明復印件，借款人收入證明資料，共同借款人收入證明資料，信用報告，房地產權證復印件（含商品房買賣合同），首付款證明材料等。未規范檔案標準要求時，有的客戶經理在一頁A4紙上粘十幾張小紙片（客戶及配偶身份證、戶口簿等復印件），粘的小紙片容易掉，在資料流轉過程中丟失，因此，個貸檔案源頭控制一個重要的要求就是能不粘的不粘。

貸款調查形成的檔案及規范化管理，按整理順序順序排列如下：面談記錄，由銀行個人貸款管理部門和個貸檔案管理崗位一同制訂面談記錄規范，記錄紙張A4大小，提什么問題？整張記錄單設計如同問答卷；調查報告等。

貸款調查通過之后，就到了審批環節，審批人依據上述的材料對該筆貸款風險進行專業判斷，從而給出“通過”或“否定”兩種審批意見，該階段形成的檔案主要是審批表。各商業銀行一般都是電子化審批，審批表都有固定格式，不再詳細探討了。

審批通過之后的貸款，就需要和客戶簽訂貸款合同，以及準備辦理抵押登記（備案）申請資料。在貸款發放（含落實抵押環節）階段，形成的檔案資料按整理順序要求如下：貸款合同，抵押合同，房屋他項權證復印件（含抵押備案證明），委托扣款存折（或卡）復印件，放款會計憑證等。其中，房屋他項權證原件由檔案崗的重要權證管理崗進行專門管理。

貸后管理形成的檔案，排序如下：個人貸款檢查表，補充合同（客戶提前還款、縮短貸款期限等），催收記錄等等。

通過上文的探討，要想做好個人貸款檔案工作，就必須嚴格要求檔案資料整理順序以及規范。試想，客戶經理將未按規范整理的材料報給審批人審批，審批人要從這一堆材料里找，哪些是申請表，哪些是客戶身份證明資料，哪些是收入證明資料，耗時費力，而且有可能找不到。實際上，嚴格規范還可以趕到提升辦貸效率的效果。

二、影像電子化提升檔案管理質量和效率

商業銀行個人貸款檔案工作除了檔案的整理、歸檔工作之外，還有大量的借閱管理工作，貸款催收、貸款檢查、內外部審計等都需要檔案管理人員配合。而將紙質的個貸檔案，進行影像電子化，可以有效的減少借閱等相關工作量；利用條碼技術等檔案可以進行密集存放，節約空間。

舉個例子：日常催收中，對于電話號碼無效的拖欠客戶，貸后管理人員，往往要查閱檔案紙質件，在紙質件中，翻看個人貸款申請表、貸款合同、買賣合同、抵押合同用于查找拖欠客戶是否其他的聯系方式（未錄入系統中）；翻看個人收入證明，查看并記錄其單位電話；翻看戶口簿，查看并記錄戶口所在地信息以便上門催收。這個過程需要提交借閱申請單，檔案崗人工查找出檔案并借閱，歸還并放回原處。而有了影像電子化系統之后，檔案管理系統賦予其查看權限，催收人員就可以調閱電子檔案，省時省力。

紙質件影像電子化之后，除了訴訟必須要借閱檔案之外，紙制檔案基本上不需要物理位置移動，再加上條碼技術和紅外掃描技術，可以實現檔案的密集堆放。個貸檔案量大，占用的檔案室面積大，密集堆放可以有效的減少檔案的存儲空間占用。

綜上所述，要想做好商業銀行個人貸款檔案管理工作，一方面，要從檔案形成的源頭進行規范化、標準化控制，提出嚴格要求；另一方面，影像電子化技術、條碼及紅外掃描等現代化技術的應用，形成影像電子檔案，有助于提高個人貸款檔案的質量和工作效率。

作者簡介：李賀寧（1969-），女，回族，青海省西寧市人，經濟師，文學學士，供職于中國建設銀行股份有限公司河南省分行。