高校財務管理信息化背景下學費管理系統的擴展

孟凡斌 王偉

［摘要］ 隨著高校財務管理信息化建設工作的提出，傳統的學費管理系統已阻礙了信息化建設的步伐，面對新形勢下的新需求，高校對于學費管理系統必須進行升級改造，以滿足高校信息化建設的需要。本文從信息化建設需求出發，討論了信息化背景下高校對學費管理系統的新需求，并提出了新的拓展思路，以求達到系統的整合和統一，推進高校財務管理信息化的建設。

［關鍵詞］ 高校財務；管理信息化；學費管理系統

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012. 02. 011

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）02- 0020- 03

1引言

目前，多數高校都采用了學生收費管理軟件，基本上實現了信息化管理。市場上較為成熟的學生收管理軟件有上海復旦天翼計算機有限公司制作的“復旦天翼學生收費管理系統”，天津神州浩天軟件技術有限公司開發的“天財高校學生收費管理系統”、蘭州理工大學的“學生收費管理系統”等，還有一部分高校采用了自行開發的管理系統。這些軟件都實現了基本的管理功能，諸如學生信息的管理、收費統計查詢、欠費管理等，但其擴展性有一定限制。特別是隨著近幾年財務工作的復雜化、多樣化以及財務管理信息化建設的提出，大部分學費管理系統作為單一的孤立的系統，已不能適應信息化建設的需求。財務信息化建設要求各子系統要實現真正的統一化、集成化、智能化，使各子系統協調工作、共享資源、交互使用，達到系統整合的要求。

2高校對學費管理系統的新需求

2.1 為領導決策提供數據支持

目前，大多數高校收費管理系統不能從Wｅｂ頁面或外部查詢模塊直接向各有關領導提供數據。在財務信息化背景下，為了提高工作效率以及保障數據的及時性，分管領導必須可以實時查詢所需要的數據，比如欠費率、繳費率、統計匯總等報表，以便領導根據全校學生的學費收繳情況對收費工作或其他工作進行決策。此功能必須通過軟件的網絡查詢、統計功能來實現，查詢統計等模塊直接連接數據庫或通過一定技術鏈接到查詢庫，保障數據的及時性。

2.2 與教務處的數據互聯

教務處與收費相關的主要工作包括：

（1）負責全校學生的學籍管理工作，包括注冊、降級、休學、復學、退學、轉學、轉專業、專升本、畢業等，需要及時將學生變動情況通知收費辦。

（2）每學年根據財務處提供的緩欠交學費名單進行學生注冊工作，若經確定為惡意欠費學生，將不予注冊，直至其交完學費后再進行注冊。若有學生在畢業或退學時有緩欠交費的情況，可以暫時不辦理離校手續，直到其交完全部學費后再辦理。

2.3 與學生處的數據互聯

學生處負責每年的獎貸金評定工作。每年根據各系部提交的學生名單進行獎貸金的評定，并將評定結果反饋給收費辦，由收費辦對其緩交情況進行審核后再進行發放。若獲得獎學金的學生有緩欠交費的情況，由財務處直接從其獎學金中扣除。

學生處還負責全校宿舍的管理，每年將全校學生的住宿信息上報收費辦，并制定相應的宿費標準和相關雜費標準，由財務處負責收費工作。

2.4 與銀行的互聯

目前，各銀行先后推出了電話銀行、網上銀行等方式，用戶可以通過電話或者網絡進行在線支付。雖然多數高校的學費都由銀行來代收，由收費辦公室向銀行提供代收名單，由銀行從學生銀行卡中代扣轉入學校賬戶，但未實現直接互聯，收費辦的代扣申請并未實時傳輸到銀行，而是通過拷貝等方式把代扣名單交給銀行，銀行扣款完畢后再給對賬單，這樣造成了數據交換不及時、數據格式不統一等問題。為了避免上述問題，收費辦應與銀行有直連端口，由收費辦通過系統直接下達扣款申請，銀行后臺處理或通過在線支付后批量發回對賬單，由系統完成自動對賬。

2.5 各學院二級部門的需求

各學院（系部）負責學生各項費用的催繳工作。根據收費辦提供的本學院（系部）學生緩欠交費匯總情況，各學院（系部）通過各種方式進行各項費用的催繳工作。對于緩繳學費的進行說服教育，催促其盡快繳清學費；對于惡意欠費的，將其名單反饋給教務辦、收費處、學生處進行相應的處罰；對于確實存在困難的學生，提交減免學費或緩交學費的申請及學生名單，根據國家和學校的相關規定免除或緩交全部或部分學費。

2.6 外部綜合信息查詢

外部查詢主要為學生或家長提供查詢繳費明細、標準等功能，同時滿足各職能部門進行相關信息查詢的需求。

2.7 財務核算的需求

收費管理系統是財務信息化系統的一部分，既有共享，又有獨立。財務核算需要把收費情況逐一入賬，傳統情況下，收費辦對賬無誤后，由財務核算人員做記賬憑證；而在網絡環境下，應當由系統自行對賬，管理人員只需加以審核，然后由系統自動生成憑證入賬。

2.8 與校園卡系統的互聯

“校園一卡通”系統已經在大多數高校應用。“校園一卡通”是發達國家和地區高等院校通行的校園信息管理和消費服務方式。隨著我國高校管理數字化、網絡化和后勤社會化進程的加快，利用“校園一卡通”實現學生收費成為現在和未來幾年高校學生收費的主要形式。一方面，收費辦可以通過校園卡收取學費等費用，另一方面收費辦可以把補助、勤工助學金或其他費用等通過校園卡進行發放，通過接口直接轉入校園卡。

3 信息化背景下學費管理系統的擴展設計

以網絡為平臺，以財務管理信息化為背景，將Ｗｅｂ與數據庫結合起來，開發一個基于校園網的學費管理系統。與以往的收費管理系統不同，本系統要在財務管理信息化系統框架下，為學校各個部門提供一個收費、信息查詢以及管理的綜合平臺。每個相關部門都可從這個平臺上管理所負責的事宜，并可進行數據交互，大大提高學校學生學費的核算、管理功能。同時，本系統還進一步加以擴展，為各相關部門、相關人員提供相關數據，而且具有很高的安全性，實現與學校相關部門的連接，并且通過智能分析工具為其工作提供決策數據。從而將學費管理系統建設成為一個網絡收費系統，有機地嵌入財務管理信息化系統以及數字化校園中。

學費管理系統基本功能大同小異，不贅述。下面我們主要討論在信息化以及上述新需求背景下的系統擴展。

3.1 統計分析模塊

統計分析模塊主要提供各類統計以及數據分析報表。主要有：

（1）按班級、學院、系部、學生類別等統計應收數、實收數、欠費數、欠費率等，并可進行隨意排序、分類統計，可生成總表并可進行聯查明細。

（2）可按類別進行數據分析。對應繳學費、實繳學費、欠費率指標按各種類別、各個時間段進行分析，自動繪制曲線圖、柱狀圖、餅狀圖等分析圖，以便領導決策。

3.2 查詢模塊

查詢模塊除了基本的內部查詢功能外，必須具備網絡查詢的功能。各使用者通過網絡查詢相關信息，每個用戶被分配一定的查詢權限，主要功能有：

（1）學生信息查詢。提供符合查詢條件的學生信息，如學號、姓名、班級、專業、入學時間、學制、住宿信息、是否退學、是否有減免等。

（2）收費信息查詢。提供符合查詢條件的學生收費信息，如學號、姓名、收費項目、收費時間、應收數等。

（3）學生欠費查詢。提供符合查詢條件的學生欠費信息，為收費工作分管領導及收費管理人員提供符合查詢條件的學生欠費信息，如學號、姓名、系部、專業、班級、欠費項目、欠費金額等。

（4）組合查詢。用戶自定義查詢條件，從而完成多條件信息的綜合查詢。

3.3 學生變動模塊

本模塊主要功能是學生信息的變動處理，由教務處按其權限登錄變動模塊進行學生信息的變更，主要包括專業處理、留級處理、休學復學處理、退學處理、轉學處理以及畢業處理等。因為每個專業或每個類別的收費標準是一定的，是與每一個學生綁定的，因此在上述變動完成后，收費標準會自動更新，并記錄其變動過程，以備后查。這樣，收費辦不必再手動更新，只需審核教務處所作的變動處理就可以了，大大提高了工作效率。

3.4 銀行對接模塊

目前，多數高校通過銀行來代收學費，學校將學生名單以及收費標準發給銀行，由銀行批量扣款，然后對賬。但是這種方法需要通過電子郵件或者報盤的方式給銀行代扣名單，不能實時地由學校來操作，而且代扣不及時，成功與否只能等對賬單發回后才能確認，為了更加高效率地實現學費代扣，可以借鑒校園卡圈存（實時從銀行卡往校園卡轉賬）的方式來實現實時的代扣學費功能。

原理是通過前置服務器與銀行建立直連，由收費辦對某個（批）銀行卡下達扣款指令，銀行服務器接受指令后對其扣款，扣款完成后回傳返回碼，系統自動發對賬單進行對賬。

首先，必須綁定銀行卡，即每個學生與其相應的銀行卡一一綁定，通過銀行卡維護模塊實現，如有變動，修改編輯即可。

其次，與銀行協商數據格式和指令代碼，即銀行接受什么格式的指令及其數據格式才認為是合法的。

再次，設計好扣款模塊。扣款模塊必須包含查詢功能，操作員對按一定條件查詢出的數據通過點擊“扣款申請”下達扣款指令，系統將根據綁定的銀行卡給銀行發扣款指令，扣款后銀行發回成功或不成功代碼，系統批量翻譯代碼并列表顯示成功明細或不成功明細以及不成功原因。根據校園卡圈存的設計，扣款過程時間很短，在幾秒之內，效率非常高。

最后，系統按照設定時間進行對賬，將申請扣款的明細與銀行自動發回的對賬單進行核對，顯示對賬結果，以備查詢或修改相關信息。

3.5 與校園卡系統的業務對接

設計與校園卡通訊的數據端口，主要是統一數據接口，主要包括代扣、代繳各種費用的明細數據，兩部門可以實時進行數據互聯。收費辦可以通過校園卡進行補助的發放、費用的收取，需要建立符合系統可接受的數據標準，避免二次加工。另外校園卡圈存與學生收費的銀行卡基本是一致的，因此，如果銀行卡信息有變動，兩部門只要維護一次即可同時同步更新，可減少工作量。

3.6 學生處管理模塊

根據前述學生處的業務需求，學生處主要使用兩個模塊：一是獎貸金的信息反饋，操作員只需登錄相應的管理界面，輸入獎貸金金額即可，同時會顯示學生的收費信息，收費辦通過信息提示功能可以查詢到所作變動，對于欠費的學生，通過核減功能，系統將自動核減所欠學費。二是對于住宿費收取標準的變動，學生處只需登錄相應模塊，進行編輯修改，由于系統已將住宿費標準與學生收費綁定，因此，學生處編輯收費標準后，系統將自動更新學生住宿費金額。

3.7 賬務核算接口

學費最終要在核算系統中入賬，生成憑證，因此，系統要設計入賬接口，即收費辦按照一定的時間選擇一定的收費項目入賬，可通過系統設置收費項目與核算科目對應關系，只要復核無誤，數據會傳到核算系統的憑證接口自動生成憑證。

3.8 系統擴展模塊

本模塊指系統可以根據相關部門的業務需求設置接收和發送數據的標準。作為信息化建設的子系統，學費管理系統未來可能會與更多的系統建立業務關聯，因此應當考慮其擴展性。系統可以通過此模塊設計數據格式，比如，操作員可以根據報表需求設計字段，并選擇對應的數據庫取數字段，這樣，系統發送或導出的數據就可以與對方系統所接收的數據格式保持一致。同樣，當要接收某部門的數據時，可以讓其編輯成需要的格式，上傳到固定的服務器空間里，系統可自行接收。除了數據格式外，其擴展性還包括應用程序的集成和擴展，因此在設計時，要充分考慮其延展性，以便系統能夠更全面、更高效地為工作服務。

4需要注意的幾個問題

一是相關部門進行業務變動后，收費辦必須有消息提示功能，系統通過消息提示窗口提示操作員所進行的變動情況，以便收費辦及時處理相應的業務。

二是系統必須設置高安全級別的防護措施，通過硬件防火墻、軟件等加強安全管理，保障數據的安全性。

三是制定嚴格的權限制度，每個相應的崗位賦予一定的權限，指定專人負責，不可越權操作。對于較重要的崗位，所作修改最好由專人負責復核一遍，保障其安全準確性。

學費管理系統擴展設計的困難在于與其他系統的對接，不僅僅是數據轉換、統一的問題，還有網絡傳輸、加密設置等問題。學費管理系統是財務管理信息化的一部分，更是數字化校園的一部分，因此需提前科學規劃，設計統一數據標準和接口，保障其順利實施。

主要參考文獻

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［２］李洪敏．關于高校學費數據庫管理的幾點思考［Ｊ］．科技致富向導，２０１１（3）：２１－２２.

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