淺析建筑工程檔案資料管理制度

單承瑾　史艷春

［摘要］ 建筑工程過程復雜，工序繁多，所以涉及的文件資料也是非常多。要想優化建筑工程的施工和管理，必須對這些檔案文件資料進行有效的整理和管理，做到整理有序，管理到位。對于檔案資料的管理必須做到有章可循，實現規范化的操作，這就需要建立相應的管理制度。建筑工程檔案資料的管理制度不同于一般行業，有其自身的特性。本文著重探討建筑工程檔案資料的管理制度。

［關鍵詞］ 建筑工程； 檔案資料； 管理制度； 研究

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044

［中圖分類號］G275.3［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）19- 0071- 01

1建筑工程檔案資料歸檔范圍分析

建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據本行業的工作特性，主要包括工程和設備檔案資料。工程檔案資料是指各類報批文件（對政府各行政部門的各類報批文件及批復文件、對外收發的文件）、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理工作文件、工程的施工記錄、工程相關的會議記錄，以及各種驗收證件、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。建筑工程設備檔案一般是評定和鑒別工程建設所使用的機械設備技術的文件資料，是實現工程現代化的技術保障和后勤服務，它可以確保工程技術的正常應用，使機械設備處于最好的運行狀態。包括建筑工程需要的預購設備儀器的申請表、批復表，購買協議與合同等；建筑器材的驗收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗單、隨機備件圖冊；安裝調試、試驗記錄，存在問題及處理意見；設備儀器的保養、維修、改裝、報廢處理等檔案資料。

2建筑工程檔案資料管理人員的職責詮釋

作為檔案管理人員，需要符合工作的需要，具備一定的條件。首先要忠于公司，忠于職守，熱愛自身的本職工作，遵紀守法，具備檔案資料管理的專業知識和技能，具有較高的職業操守和良好品行，有樂于奉獻的精神品質。作為管理人員要有效做好工程建設檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，為工程建設提供及時的服務，并且及時積極主動地向上級主管部門匯報自身的工作，提出工作中的困難和需要解決的問題，自覺接受相關部門的管理和監督。能主動為領導分憂，圓滿完成領導布置的任務。

3建筑工程檔案資料的保密制度研究

建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設的內部資料，對企業發展有著重要的作用，是企業的商業機密，所以，建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業的工作知識、良好的職業操守，按照公司檔案資料管理的需要，嚴格執行保密制度，不泄露公司的機密。凡涉及公司機密的檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱時，須經本公司主管領導批準。針對加密的文件或者重要的文檔資料，必須嚴格履行查閱審批手續，不允許任何人擅自拍照、復制和傳播，這些必須形成制度性的規范條例。針對無用的檔案資料，需要采取有效的措施進行處理，但前提是保證公司機密不外泄，必須得到主管部門的允許才能如此操作，并且實行專人專職專管，在文件處理的過程中，相關負責人簽字確認，嚴格實行責任制。

4建筑工程檔案資料存放制度分析

在具體的檔案管理工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱，并且做好相關的登記工作。檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，有序整理，檔案柜內不準堆放與檔案無關的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如發現無關的資料需要及時清理，如缺失有關的檔案資料需要及時還原和正確處理。做好檔案柜內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃，保持檔案柜衛生整潔、安全。及時檢查，如有問題，立刻反饋，果斷處理。針對檔案資料，有關儀器設備的相關資料最好一式兩份，一份用于存檔，一份用來使用，如果僅有一份的，要將原件資料存檔，復印件隨機使用。

5建筑工程檔案資料安全制度簡介

建筑工程的檔案資料涉及很多的商業機密，必須嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

6建筑工程檔案資料查閱利用制度解析

本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過規定的時間，如需要續借的，必須嚴格規范辦理程序和手續，做好登記。對于重要的或者破損的文件資料，在查看的過程中，不得使用原件，一律使用復印件。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要采取有效措施，確保文件完好無損，不得任意涂畫、丟棄或者損壞，按規定的時間及時歸還。外單位人員需要復印檔案柜里資料時，須經主管領導同意后方可進行。檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單后方可交付。查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上畫線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，對于造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。

7建筑工程檔案資料的收集工作研究

檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員提交的資料應及時登記。工程檔案資料按項目部收集，檔案應按系統分類統一存放，檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。應妥善保存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。