論信息系統項目監督與控制

楊靖　王疆

［摘要］ 項目監控是項目管理的重要組成部分，是項目最終達到進度、成本、質量要求的關鍵。本文以筆者所參與的油田軟件應用系統項目為背景，闡述項目監督與控制在項目實施過程中的重要性，并著重論述了項目進度監控、風險監控、階段總結、相關人員參與情況監控以及問題跟蹤處理過程，在整個項目生命周期內所起的積極作用及其實施經驗。在該項目中，筆者作為項目經理，負責項目的整體規劃、組織實施和項目監控，以先進的項目管理理論為指導，結合項目實際情況對項目的整個實施過程進行了有效的監控，保障了項目的順利完成，達到了項目預期目標。

［關鍵詞］ 信息系統； 項目； 監控

［中圖分類號］F270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）15- 0072- 02

本文分別從項目進度監控、風險監控、階段總結、相關人員參與情況監控以及問題跟蹤處理等方面對項目實施和監控過程加以簡要論述。

１項目進度監控

進度監控的主要任務是跟蹤掌握項目實際進度，對比項目進度計劃，發現計劃與實際進度之間的偏差，并采取適當措施，保證項目順利進行。在項目初期制定的進度監控措施是：首先根據項目的規模和人力資源等實際情況，給項目進度偏差設置一個預警閾值（１０％）和一個控制閾值（２０％）；項目組成員必須每周向項目經理提交工作周報，詳細描述工作進展及遇到的問題；項目經理每周根據項目成員的周報計算實際進度，并與項目計劃對比。當實際進度與計劃相差超過預警閾值時，分析產生偏差的原因，并在項目組內部協調解決問題，一旦進度偏差超過控制閾值，則需要將問題反映到上一級領導部門，請求領導為項目組協調資源、解決問題，以確保項目順利開展。

２項目風險監控

項目風險是項目管理中不可忽視的重要內容，項目風險一旦變成現實，就有可能影響項目的進度，增加項目的成本，甚至使軟件項目不能實現。所以在項目初期，將預防風險發生作為風險監控的主要目標，采取主動式的風險管理策略。具體措施包括：在項目啟動初期就進行風險分析，找出項目可能存在的潛在風險，評估其出現的概率及產生的影響，然后建立《項目風險監控表》，詳細記錄每個風險的類型、等級、狀態、發生概率、緩解措施等；每周定期分析有沒有新的風險產生，檢查每個風險的狀態變化，并將風險變化情況更新到《項目風險監控表》。實踐經驗證明，只把預防風險發生作為監控目標是不夠的，因為在本項目的開發階段，一個關鍵開發人員離職，給項目的進度和成本造成很大的影響。經過這個事件，也使項目組認識到我們還需建立一個應對風險發生的計劃，將風險造成的影響降到最低。

３階段總結與里程碑管理

３．１項目計劃編制

只有站在統領全局、整體規劃的高度，預先制訂項目實施和控制的方案，才能使項目順利實施并最終取得成功。項目計劃為各利益相關者之間的溝通提供了一個參照，并確定了關鍵管理審查的內容、范圍和時間，同時還為進度評測和項目控制提供了一個基線。我們對項目計劃具體內容的確定，結合項目的各方面實際情況，主要參照ＩＥＥＥ １０５８．１中“軟件項目管理計劃”的基本內容。其中包括項目介紹、項目組織、管理過程、技術過程和進度預算5個部分。但所有的計劃內容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執行的，切忌未經確認，難以執行的項目計劃描述。另外，因為項目管理的最終目標是滿足或超越各利益相關者的需求和期望，在項目計劃過程中，進行利益相關者分析也是非常重要的，但不宜將其作為項目整體計劃的一個部分，最好作為單位內部一個項目計劃附件。該項分析的內容可以包含各利益相關者的所屬組織、所處角色、項目利益、影響程度等。對項目經理來說，花點時間來關注和利用這些信息也是非常重要的。筆者在項目管理過程中的感覺是，在項目的日常實施過程中，尤其是在項目陷入困境的時候，這些分析結果常常有很大的幫助。

３．２項目計劃實施

項目計劃實施是指對項目計劃中所規定的工作進行管理和實施的過程。項目產品主要在項目實施階段生產出來。在實施過程中，軟件編程、與需方有關技術人員的具體溝通、階段性調試，直至全套系統軟件和技術文件的完成等，都發生在這一階段。項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協調改進工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目經理負責整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎信息均來源于各技術組和技術人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順利。

按照項目整體管理的指導方法，我們在變更發生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內容，輸出更新后的項目計劃、糾正措施和經驗教訓記錄等。通過這些做法，使項目變更控制與管理工作規范有序。該項目的順利實施，應該得益于我們在項目初期引入了項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當的時間充分地、有機地結合在一起，極大地提高了項目的實施效率。

主要參考文獻

［１］ 牛立新． 企業信息系統項目管理分析［Ｊ］． 河南教育學院學報：自然科學版，２０１０（３）．

［２］ 馮森． 項目信息管理探討［Ｊ］． 技術與市場，２０１１（３）．

［３］ 楊峻． 基于ＵＭＬ的項目信息管理系統設計［Ｊ］． 電腦知識與技術，２０１０（２３）．