圖書資料現代化管理探析

李文劍

摘要隨著互聯網的快速發展，大量的知識信息涌入到我們的生活中來，對圖書館來說，不僅僅收藏有大量的紙質圖書資料，而且還有大量的電子資料。面對海量圖書資料，傳統的圖書管理方式已經不能適應現實需求，現代化的管理迫在眉睫，本文針對當前的情況圖書資料的現代管理方式作了一些初淺探析。

關鍵詞圖書資料管理信息化

隨著時代的飛速發展，現代科技既為圖書館文化服務功能的改進與變革提供了技術支持，又向圖書館傳統服務提出了新的要求與挑戰。要迅速提高圖書資料管理和信息服務能力，滿足信息時代的需要，圖書館必須充分利用現代信息技術，推進圖書館自動化、網絡化建設。

1 圖書資料現代化管理現狀

隨著計算機技術和信息網絡技術的迅猛發展與推廣利用，知識信息更新率正在飛速加快，給圖書館圖書資料管理提出了更高要求。在傳統的圖書館里，知識信息的傳遞主要依靠紙質傳播媒介——書籍，一本書雖然因為在圖書館被不同的讀者共享其中的知識，同時讀者必須到圖書館才能夠獲得相應的知識，這種傳統的管理模式顯然不利于海量知識信息的快速傳播與廣泛利用，阻礙了圖書館功能實現的最優化。

計算機技術和網絡技術的出現可以更好地提升圖書館豐富文獻資源的貢獻率，圖書館已經利用計算機技術和網絡技術等現代化管理技術為讀者服務，它打破了傳統的閱讀方式和閱讀習慣，使圖書館的功能有了更大的延伸，也大大減少了圖書資料管理人員重復簡單、機械的工作，提高了工作效率。圖書館使用現代化管理技術為讀者服務的優勢主要表現在：讀者借閱圖書的數量限制更小；圖書的存放形式在發生革命性的變革，它可以以電子的形式保存一個世紀，且占用空間小；圖書館的管理方式也在轉變為電子化和智能化，管理效率提高；圖書館之間資源共享更易實現，內容更加豐富；圖書借閱方式的變化，它超越了傳統紙質媒介，更加便捷化。這些優勢正是圖書館所期望的狀態，為了實現這樣的狀態就需要相應的硬件設施和軟件設施，同時還需要相應的工作人員來操作。

2 圖書資料管理網絡化建設

圖書館資料管理網絡化核心問題就是圖書館網絡建設及計算機硬件建設，它對圖書館的現代化建設與管理具有積極的作用，其核心部分是圖書館計算機管理系統，包括六個子系統，主要是圖書采編、圖書流通、圖書查詢、期刊管理、公共管理和讀者論壇。

2.1 圖書流通系統

圖書流通系統主要是針對圖書進入圖書館后為讀者提供借閱服務工作的管理，主要包括以下功能模塊：圖書的借還功能，主要是對圖書借還過程、書籍保存狀態等方面的記錄，幫助讀者查閱書籍流通即時情況（如館內是否收藏有某書或某書是否已經借出等），并通過網絡來進行借閱；預約處理功能，這種功能主要是對讀者通過網絡對圖書借閱的預定，包括了預約登記、預約取消、預約借書功能；讀者管理功能，主要讀者借閱證辦理、掛失、補辦、停用、注銷、修改打印密碼、打印讀者借閱證、查看借閱歷史等；借還工作日志記錄，圖書外借、歸還、續借、預約、遺失、賠償功能、查詢等；流通統計功能，它包括了圖書借閱使用率、讀者流量以及相關工作人員工作量的統計，如預約/借閱信息統計、讀者類型統計、讀者流通統計、流通工作量統計、在借書刊統計、罰款賠償統計等；系統維護功能，主要對讀者的各項數據及圖書的各項數據進行維護，保證圖書借閱工作的正常運行；圖書調撥功能，主要是對書籍的調撥、盤點和剔舊補新工作。

2.2 圖書采編系統

圖書館的圖書采編系統主要是對圖書的采購、驗收、分類、編目、編碼以及入庫點藏等工作進行管理，這些工作主要體現以下幾個功能：業務處理工作，主要是對圖書的采購流程中各項業務進行管理，包括書刊資料的查重、新采購圖書的驗收和數據采集工作、對圖書采購經費的分配和統計計劃工作，對圖書館在采購圖書過程中出現的各項單據有效地進行控制管理；對書商的管理，主要是對書商信息的添加、刪除和修改等工作，時刻保持著最新狀態；圖書的分類編目，這個功能主要是對圖書的分類編目及文檔的管理工作；對圖書系統的管理，重置該系統中的各種代碼等參數的記錄和刪除無用信息等。

2.3 公共管理系統

公共管理系統主要是管理圖書館工作人員的各項信息，主要包括以下幾個方面：人員管理工作，主要是對圖書館內的工作人員進行登記工作；考勤工作，對圖書館的相關人員進行日常的考核工作，能夠有效地對其進行管理；工資管理工作，主要是針對圖書館管理人員的工資績效進行管理，能夠保障員工的工資落實到位；權限管理，主要由系統的管理員對用戶的權限進行設定等一些工作。

2.4 圖書檢索系統

圖書檢索系統主要是為讀者或者管理人員提供圖書信息檢閱的系統，它實現了從多個檢索點進行檢索的功能。通過這些信息能夠準確地顯示所要搜索書目的具體信息，主要包括在館情況、圖書的數量、不在館狀態下，顯示還書日期等等。這種系統能夠更好地服務于借閱者，讀者通過網絡就可以實現對圖書的借閱，節省了時間,提高了工作效率。

2.5 期刊管理系統

期刊管理系統主要是對圖書館內期刊線性管理工作，主要表現在以下幾個方面：現刊管理，主要是對期刊的訂購、驗收、管理工作；過期期刊的管理，主要對過期的期刊進行裝訂和出庫的驗收工作；單據管理，對期刊管理過程中產生的各種訂單，主要有生成訂單、催訂單、新刊通報等單據；對期刊的查詢，主要通過各種渠道進行查詢工作；系統維護，主要是期刊管理的參數設置及記錄進行維修工作。

2.6 讀者論壇

包括建立圖書館網站，為讀者提供公共查詢服務如本館指南、 新書導報、文獻檢索、讀者遠程服務以及建設讀者與館員、讀者與讀者交流平臺等。

3 圖書資料現代化管理中管理員的基本素質

圖書館的圖書資料現代化管理在依托計算機網絡等媒介的基礎上，必須有相關基本技能的工作人員進行操作，這就對圖書館的工作人員提出了更高的要求，不僅僅要求工作人員具有操作圖書資料現代化管理系統的基本技能，還要能幫助讀者使用現代化管理系統。

3.1 管理員信息教育素質的提高

信息教育主要是對圖書館的用戶進行現代技術的再教育，圖書館的信息教育是潛移默化的影響，而不是強制的學習，它以提高用戶的信息意識和信息檢索能力以利于更好地獲取需求信息為主要目的。在這個過程中圖書館管理員對用戶的影響最為直接、最為有效，圖書管理員的信息素質不佳、信息意識不強，就會限制信息語言的使用，這就需要提高圖書管理員的信息教育素質以便能夠帶動用戶信息意識的提高。

3.2 認知素質的提高

對認知素質的提高主要是對工作人員提出的一個更高的素質要求，海量知識信息源與讀者多樣化信息需求需要圖書管理員應該有絕對優勢來與顧客進行交流。作為服務于讀者的圖書管理員既要掌握本館所能提供給讀者的信息源與知識量，更應該清楚客戶群體的要求，了解其所需，以便能夠更好地為客戶群體服務。

3.3 計算機管理素質的提高

在現代化管理中，計算機的應用是最為普遍的，無論是哪個系統都離不開計算機這個硬件，不能很好地使用計算機，就不能很好對個系統進行更好地了解及使用。這種限制性的工作迫使圖書管理員掌握計算機管理的基礎理論知識和基本操作技能，能夠使用計算機管理系統為讀者提供服務，同時也能夠適應應用和技術發展的需要。

4 圖書資料現代化管理的特色化

在信息化的今天，建立特色的數據庫可以更好地開發文獻資源數據，各個院校要結合自身的實際特點，根據自己的優勢，明確館藏重點，確定出核心館藏和特色館藏，不斷豐富館藏資源，形成資源優勢，建立起專業特色比較強的數據庫。要建立清晰完整的館藏圖書目錄，不斷更新圖書資料內容，同時建立圖書館專門頁面，將圖書館的資料電子化，將這些資料不僅僅在校園內使用，在校園網內實現共享，在建立協議的基礎上還可以將圖書資料資源進行更開放的共享，讓其他高校使用。通過資源共享可以更好地實現本館圖書資料資源的擴大化，更好地提高館藏信息資源的利用率。隨著電子數據的不斷增多，建立現代化的管理方式勢在必行，電子化的資料不僅可以減少空間，還可以延長保存時間。在對這些資料進行收集的時候，一定要有選擇性，把最新的科技研究成果進行收集、保存，這樣能夠更好地實現圖書資料的現代化管理。