試論新世紀院系資料室的發展

楊柳

摘要院系資料室是院系的專業文獻資料信息中心，肩負著為教學和科研服務的雙重職責。隨著信息技術的發展和應用，院系資料室應在資源建設、管理技術、服務層次等方面應重新定位，加強與校級圖書館的聯系，強快數字化信息化建設，逐步把它建設成為一個現代化、專業化的信息中心，更好地為教學和科研服務。

關鍵詞新世紀資料室發展

由于歷史原因，許多高校除校級圖書館外，各院系、教學部、研究所（室）也多建有自己的專業資料室，用于存放具有本學科特色的圖書信息文獻資料。這些院系資料室是本系的專業文獻資料信息中心，是師生獲取信息和知識的重要場所，也是高校圖書資料系統的重要組成部分，但又獨立與校級圖書館，直接由院系管理。隨著信息技術的發展和應用，傳統院系資料室服務功能逐漸滿足不了時代發展的需要。為適應新世紀的發展，院系資料室應在資源建設、管理技術、服務層次等方面應重新定位，加快數字化信息化建設，逐步把它建設成為一個現代化、專業化的信息中心，更好地為教學和科研服務。本文以華南農業大學農史資料室為例，談談新世紀院系資料室的建設建設方向和建設路徑。

1 近期院系資料室的建設

華南農業大學中國農業歷史遺產研究室（簡稱農史室）特藏書庫創立的歷史，可追溯到上世紀40年代抗日戰爭勝利前夕。當時負責中山大學農學院圖書管理工作的梁家勉先生酷愛祖國農業歷史研究，在到訪中山大學生的著名學者李約瑟教授的鼓勵下，梁先生萌發了建立“中國農業文獻專藏室”的設想，并草擬了“簡則”。1955年，為響應中央農業部“整理祖國農業遺產,為農業生產服務”的號召，在丁穎校長支持下，梁先生于華南農學院圖書館建立“中國農業文獻遺產特藏室”，1978年發展為研究室。特藏室及后來的研究室的成立不僅促進了農業文獻的收集、典藏和研究，更標志華南地區農史研究建置化的開始。在隨后的幾十年里，在學校各級領導的重視下，經過幾代農史人的努力，到目前為止特藏書庫已館藏已達7萬多冊（其中古籍近4萬冊，里面不乏彌足珍貴的罕本和善本），形成以古農書館藏為特色的世界古農書版本最多的中國農業歷史文獻收藏中心。1980年率先在國內招收農史研究生，2004年，根據學校發展需要，農史研究室會同學校其它專業教師，成功申報歷史學專業，在農史研究室的基礎上成立歷史系，形成歷史學、歷史學（文化旅游）兩個本科招生方向。這時農史資料室也承擔歷史資料室的職責，文獻信息的收集也從單一的農史情報資料，轉向農史、歷史和旅游類圖書。2008年又組建了兩個跨院系的研究中心，即農業文化與鄉村旅游研究中心、宗教與文化交流研究中心。農史資料室的館藏方向又進一步豐富。

資料室在教學科研中能否發揮作用及作用的大小，在很程度上取決于館藏能否形成特色。館藏特色的形成，是一個長期積累的過程。下面介紹華南農業大學農史資料室在這方面的一些做法。

（1）文獻資料收集，突出專業特色。華南農業大學中國農業遺產研究室是上世紀80年代華農大8個部級研究室之一。特藏室成立之時就組建了特藏書庫，里面收藏了大量中國農業歷史方面的文獻資料。這些文獻資料信息量大、參考價值高，有的非常不易獲取。它們包括建國前后從全國各地采購了3萬多冊的線裝古籍，國內外出版或非正式出版的罕見農史類文獻，海內外專家學者來校講學贈送的與本專業密切相關的圖書資料，教師出國訪問考察帶回來的資料，各種學術會議的論文和院系教師撰寫的論著、學生的畢業論文。除此之外，按專業教學科研和學科建設的要求，不間斷地定購相關的圖書、雜志、期刊、工具書，從而使資料室的藏書結構能突出本專業的特點，以保證教師、學生在教學科研方面的需要。

（2）加強電子圖書資源的建設。信息時代的到來，要求我們在資料室文獻資源建設中，必須樹立新的收藏觀念，建立現代的資源收藏體系。既要搞好傳統文本文獻的收集，又要加強電子圖書資源等虛擬文獻的建設。近年農史資料室根據本專業、本學科的特點收集和購置了大批電子文獻，如《文淵格四庫全書》、《近代中國史料叢刊》、《中國方志叢書》等。這些大型電子資源，大大提搞了文獻檢索效率。此外，還加強與圖書館在文獻資源建設的交流，推動校圖書館購買“讀秀”、“超星”、“CNKI”等電子資源的使用。

（3）采取數字化管理提高借閱效率。數字化和信息化管理的優越性不言而喻，它已經滲透到各行各業中。而由傳統資料室向現代資料室轉變，就是必須對文獻錄入、檢索和管理實現數字化。為此，農史資料室不僅配備電腦、網絡、復印機、打印機、掃描儀、讀卡器等現代化圖書管理設備，而且還把多達7萬冊的館藏圖書信息已全部錄入學校圖書管理管理系統。使圖書的錄入、檢索、借閱和管理均可通過電腦完成。這不但大大提高了讀者的文獻檢索效率，而且方便了工作人員對圖書的管理，精準高效。

2 為實踐教學科研提供服務的方式

（1）有針對性地開展課題跟蹤服務。當今時代，文獻資料、浩如煙海，加上許多交叉學科和邊緣學科的出現，進一步增劇了科研人員查找資料的難度。資料室管理人員必須盡可能地參與本院科研項目工作中，準確了解課題組、重點學科對文獻情報的需求。并根據這些需求，及時作出處理，調整服務內容和方法。這樣，提高資料室的服務層次的同時又提高了資料員的業務能力。

（2）配合專業課教師積極開展實踐教學。為教學服務是高校院系資料室的重要功能之一。農史資料室經過30余年建設目前，已達一定的規模。館藏總量近7萬冊，其中古籍藏量3.8萬冊。隨著學校的快速發展，目前我院學生已達 1600 多人（其中本科生 1600 人，研究生 49 人），并且學生人數呈逐年增長的趨勢。作為文科學院，師生在教學實踐中，對資料、信息的需求相對較大。農史資料室為配合專業課教師實踐教學的需要，對工作內容進行進一步的深化。如，為實踐教學需要提供教學展示器具、為增強學生傳統文化知識提供教學場所、為豐富學生課程論文、畢業論文提供資源來源等。目前需借助資料室開展的課程有：方法論、中國歷史文獻學、中國農業歷史文獻學等。

3 院系資料室未來發展的思考

高校圖書館信息化建設比較早，在采編、借閱、服務等方面的數字化較為成熟，圖書的借還、檢索均可通過電腦操作完成，方便快捷。圖書館的方便快捷，讓讀者對傳統院系資料室的服務功能有了更高的要求。因此，利用圖書館成熟經驗，加快資料室的發展顯得尤為重要。

3.1 加強與學校圖書館的協調配合力度

（1）圖書館應參與院系資料室業務管理。大多數高校院系資料室未納入到校級圖書館管理體系中實現統一規劃、統籌管理，而是直接隸屬院系管理。院系是一個學術機構，缺乏指導圖書情報專業業務能力。正是由于管理體制、管理手段、服務范圍等方面的不同，使得指導資料室圖書管理規范化欠缺。因此，應理順院系資料室與校級圖書館雙重領導的隸屬關系，以便工作上的協調與配合。圖書館要制定系統的培訓計劃，可以采取多種培養形式相結合，主要從圖書分類、計算機編目、各業務流程、文獻信息檢索的利用、應用自動化系統等方面對院系資料員進行全面培訓。形成以圖書館為中心，把分散在各院系的資料室連接成一個相互協助、開放的有機整體，使資料室成為圖書館隸屬下的一個專業書庫。

（2）實現文獻統一訂購、資源共享，提高文獻資源的利用率。院系資料室信息化建設的鮮明特色，表現在館藏具有明顯的專業性和針對性，尤其是博、專、深的專業書刊和與本學科相關的書刊、各種工具書等，這也是資料室不同于學校圖書館的主要區別之一。然而，院系資料室經費長期嚴重不足，使得資料室的文獻資源得不到很好的充實和及時更新，館藏特色難以較好地維持下去，這也是一個長期困擾的問題。由于協調工作欠缺，一方面，圖書館和資料室在圖書購置方面經常出現重復訂購、浪費資金；另一方面，一些教學科研必需的、具有較高學術價值影響力的文獻資料往往因經費不足無法訂購。因此在購置圖書時，要加強圖書館與院系資料室的溝通，明確各自的收藏范圍和重點，形成一個既密切聯系又合理分工的協作信息系統。避免重復采購，保證學校圖書館“大而全”、院系資料室“小而精”，從而滿足不同類型、不同層次讀者的需要。

3.2 深化資料室管理人員職業化教育

（1）聘用具有本學科專業背景知識的工作人員。資料室是高校圖書館的重要組成部分，是本系的專業文獻信息中心，是師生獲取信息和知識的重要場所。資料室工作人員應懂得并掌握本專業的學科知識，熟悉本院系教學安排、課程設置，熟悉本學科教師所任課程及所從事的科研項目，才能更好地幫助師生檢索到所需的文獻資料，同時參與一定的文獻的整理和開放。因具有本學科專業背景知識，對本學科有一定的了解，所以在訂購資料時也能做到有的放矢，既合理使用資金，又使藏書更突出專業特色，利用價值更高。這也是圖書館所不能相比的。

（2）加大培訓力度，提高專業化知識。資料員的業務水平很大程度上決定了資料室服務質量的高低。新世紀下，除要求資料員具有一定的本專業學科專業背景知識外，還必須有針對、有計劃、有步驟地對資料員開展各種形式的業務培訓，特別要加強對圖書分類、計算機編目、信息開發技術、網絡技術等方面的培訓力度。使之能夠做到在計算機圖書管理系統下對圖書進行編目、借書和還書；熟練操作計算機和相關外部設備；掌握信息存貯及信息處理技術，對數字信息進行整理及檢索等。

4 結語

院系資料室不同于圖書館，為適應新世紀的發展，只有加強其文獻資源的專業化、特色化建設，同時應在資源建設、管理技術、服務層次等方面應重新定位，加快數字化信息化建設，使之具有更開放的心態和切實行動，才能使它成為教學科研的信息中心，成為學科建設、專業建設的信息港。