會計信息系統的實施與管理方法

孫緒

摘 要:會計信息系統是利用信息技術對會計信息進行采集、存儲和處理,完成會計核算任務,并能提供為進行會計管理、分析、決策所用的輔助信息的系統。其組成要素為:計算機硬件、數據文件、會計人員和會計信息系統的運行規程,其核心部分是功能完備的會計軟件。在信息社會,組織會計工作中常規的、可以程序化的任務將由會計信息系統處理,同時會計信息系統還可輔助會計人員完成其他管理與決策任務。

關鍵詞:會計信息信息系統管理策略

中圖分類號:F232 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(b)-0194-01

會計信息系統的建立包括會計信息系統目標確立、會計信息系統分析與設計、會計軟件選擇、會計軟件實施等多個方面的內容。但在一個組織的會計信息系統建立過程中,可能包括以上所有的方面,也可能只包括其中一個或幾個方面。這樣就形成了當前會計信息系統建立的三種主要方式:開發方式、購買方式、租用方式。

1 會計信息系統目標確立

會計信息系統是為組織服務的,是組織會計工作中必不可少的組成部分,因此,會計信息系統的目標服從于組織、信息系統、會計三者的目標。組織的目標是通過提供客戶滿意的服務獲取更多的利潤;信息系統的目標是向信息系統的使用者(用戶)提供決策有用的信息;會計的目標是要提高組織的經濟效益以獲取更多的利潤。由此,會計信息系統的目標可確定為向組織內部的決策者提供所需的會計信息及利用有重要影響的其他非會計信息。它確定了會計信息用戶可以得到的信息內容和質量。當然,具體到不同的決策者,由于需要不同,所希望獲取的會計信息也會各不相同。在此目標下,會計信息系統的基本功能,應是利用各種會計規則和方法,加工來自組織業務活動中的數據,產生和反映會計信息(其中多數是價值信息),以輔助人們利用會計信息進行決策。其中,會計規則和方法是由會計人員根據信息用戶的需求綜合制定。

2 會計信息系統分析和設計

會計信息系統是通過對組織的會計數據進行采集、加工、存儲、傳遞和利用,為用戶提供核算、管理、決策等相關信息的集成系統。

2.1 會計信息系統的一般建立方法

(1)自主開發。自主開發指組織依靠自身的力量,獨立完成會計信息系統的需求分析、系統設計、程序代碼編寫、測試、系統維護、升級等階段的工作。組織對開發的軟件擁有全部版權,享有全部收益,同時也承擔全部風險。(2)委托開發。委托開發指組織委托軟件開發單位,根據本組織的實際業務進行會計信息系統的開發。委托開發的軟件版權一般來講歸委托組織所有。(3)聯合開發。聯合開發指組織和其他單位共同組成開發小組,發揮各自優勢,利用雙方的資源,共同完成本組織會計信息系統的開發工作。聯合開發的產品版權一般歸雙方共同擁有。(4)購買商品化軟件。購買商品化軟件指組織在市場上選購適合或基本適合本組織需要的商品化會計軟件,經過實施(含二次開發)后建立本組織會計信息系統。大型商品化會計軟件的版權歸供應商所有。(5)租用應用服務供應商的系統。租用應用服務供應商的系統指組織無須再花錢購買和維護復雜的會計應用軟件系統,而是通過高速網絡向應用服務供應商租賃其會計應用軟件系統和服務。組織只要將自己的業務數據上傳到的系統中,經過ASP會計應用軟件系統的處理后,就可以得到需要的各種報表和分析結果就如同在組織自己的辦公室處理一樣高效快捷。

2.2 可行性研究步驟

(1)準備工作。①人力資源和組織的準備。人力資源和組織的準備是保證開展工作的基本條件。在初步確立了用戶方和開發方參加系統調研和開發的技術人員后,為了保證開發工作的順利開展,建議成立三個小組,其一為開發小組,由雙方開發人員參加,是系統開發的工作小組;其二為環境保障組,由用戶方的管理人員組成,負責開發小組與用戶方的工作協調;其三為領導小組,由雙方的領導參加,負責對開發組和環境組的領導工作,研究開發中遇到的重大問題及其解決方案。②技術準備。用戶方應向開發小組提交一份初步的用戶需求報告,內容主要包括對現有(手工的或計算機環境下的)系統的評估和建立新系統的初步設想。

(2)初步調查。調查是系統誕生的基礎。開發小組的第一項工作,就是對原有的會計信息系統進行初步調查及對用戶提出的需求報告進行識別和理解。調查的內容包括以下幾點。①原系統的目標、功能、處理程序、處理方法、業務量、系統的優缺點、需要解決的問題和需求的迫切性等。②原系統的運行機制,包括組織結構、人員組成、與外單位的聯系方式等。③新系統的改造目標,包括對原有系統的改進和增加新的需求。④為開發新系統能提供的各種條件:包括人力、物力、財力以及技術改造和管理體制的變革等。

(3)進行可行性分析。在初步調研的基礎上,明確了舊的系統存在的問題、改造目標和具備的各種條件后,即可提出解決方案,并從技術上、經濟上、環境上進行可行性分析和研究,最后將分析結果寫成可行性研究報告,待評審。其中提出的解決方案,包括要建立什么樣的會計信息系統,例如,是獨立的會計信息系統還是組織管理信息系統的一個子系統;會計信息系統是僅有會計核算功能,還是尚需包括管理和決策功能等。

3 結論

會計信息是科學管理企業的重要依據,傳統的手工會計已不能適應客觀需要,企業迫切要求建立新型約合計信息系統;那些在信息技術方面有成功經驗的企業,也急于完善自己約會計信息系統。鑒于會計信息系統的建設是一項復雜的系統工程,涉及大量人力、財力和物力的投入,因此,必須經過絞密的論證、周密的計劃和一貫的實施,要選用合理的開發、實施方式,并借助于管理信息系統的技術和方法進行研制和開發。

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