航天國(guó)際合作項(xiàng)目文件與檔案管理研究

崔麗娟 張文杰

摘 要:通過(guò)對(duì)合同約定交付文件和工作分解結(jié)構(gòu)的結(jié)合,對(duì)航天國(guó)際合作項(xiàng)目文件與檔案管理方式進(jìn)行了初步分析,在此基礎(chǔ)上建立了基于項(xiàng)目合同和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的文件與檔案管理體系框架和運(yùn)行模式,給出了航天國(guó)際合作項(xiàng)目文件與檔案管理的有效解決方案。

關(guān)鍵詞:航天國(guó)際合作項(xiàng)目文檔管理

中圖分類(lèi)號(hào):C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2012)05(b)-0196-03

1 概述

近年來(lái),我國(guó)航天科研單位參與國(guó)際合作的機(jī)會(huì)逐漸增多,為了更好地對(duì)該類(lèi)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行有效控制與跟蹤管理,項(xiàng)目管理組織均將項(xiàng)目信息管理列為項(xiàng)目管理的重要工作之一,而文件與檔案管理則是項(xiàng)目信息管理的基礎(chǔ)。為了能夠更好地進(jìn)行航天國(guó)際合作項(xiàng)目信息管理,就需要進(jìn)行深入而大量的文件與檔案管理研究工作。同時(shí),航天國(guó)際合作項(xiàng)目中的文件與檔案管理是項(xiàng)目實(shí)施水平和規(guī)范性的重要體現(xiàn),某種程度上甚至可能影響到項(xiàng)目實(shí)施的成敗。本文結(jié)合航天國(guó)際合作項(xiàng)目的特點(diǎn)對(duì)該類(lèi)項(xiàng)目文件與檔案管理進(jìn)行了初步的探討,并在此基礎(chǔ)上建立了基于項(xiàng)目合同和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的文件與檔案管理體系框架和運(yùn)行模式,可為后續(xù)同類(lèi)航天國(guó)際合作項(xiàng)目信息管理提供參考。

2 航天國(guó)際合作項(xiàng)目對(duì)文件與檔案管理提出的新要求

國(guó)際合作項(xiàng)目發(fā)展趨勢(shì)[1～6]向著總承包商能力越來(lái)越強(qiáng)的方向發(fā)展,交鑰匙(Turn-key)工程已成為世界一流宇航企業(yè)承擔(dān)國(guó)際合作項(xiàng)目最常見(jiàn)的方式。項(xiàng)目管理方式的轉(zhuǎn)變必然會(huì)導(dǎo)致對(duì)文件與檔案管理提出新要求,主要表現(xiàn)在以下方面。

2.1 項(xiàng)目技術(shù)狀態(tài)變化增加了項(xiàng)目文件與檔案管理的復(fù)雜性

由于國(guó)際運(yùn)輸將直接造成產(chǎn)品的重新組織、包裝,這將直接增加外方海關(guān)備案清單、裝箱單、清關(guān)說(shuō)明等一系列技術(shù)狀態(tài)控制文件,由于文檔是技術(shù)狀態(tài)控制的依據(jù),這就需要通過(guò)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行歸檔和分發(fā)對(duì)各階段的技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行有效控制,從而增加了項(xiàng)目文檔管理的復(fù)雜性,對(duì)文檔管理及時(shí)有效性提出了新要求。

2.2 項(xiàng)目范圍管理的擴(kuò)大對(duì)文件與檔案管理的覆蓋面提出了新要求

由于國(guó)際合作項(xiàng)目增加了國(guó)外用戶(hù)國(guó)內(nèi)驗(yàn)收測(cè)試、報(bào)關(guān)、國(guó)際運(yùn)輸、清關(guān)、國(guó)外安裝、國(guó)外調(diào)試、國(guó)外交付和維保(國(guó)外)等多個(gè)階段工作,因此必然會(huì)要求文檔管理要符合項(xiàng)目階段管理的基本要求。特別是國(guó)外施工期間產(chǎn)生的大量文件編號(hào)歸檔成為了文檔管理工作覆蓋面不可缺少的一部分。

2.3 項(xiàng)目相關(guān)方對(duì)于文件要求理解不一致對(duì)文件與檔案管理工作提出了新要求

由于國(guó)際合作項(xiàng)目最終用戶(hù)為國(guó)外公司,同時(shí)相關(guān)方還有中國(guó)和外國(guó)的海關(guān)、進(jìn)出口檢驗(yàn)檢疫部門(mén)等組織,各相關(guān)方對(duì)于同一文件的理解難免出現(xiàn)偏差和不一致的情況。例如,在俄羅斯GVU-600空間環(huán)模器項(xiàng)目中,外方用戶(hù)可以接受英文的報(bào)關(guān)文件,但是俄羅斯當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)卻希望得到俄語(yǔ)文件。這就需要總承包商能夠吃透各相關(guān)方對(duì)于文件的要求,形成合乎相關(guān)方要求的文件。

3 國(guó)際合作項(xiàng)目形成檔案的收集管理

3.1 國(guó)際合作項(xiàng)目合同中對(duì)交付文件的約定

國(guó)際合作項(xiàng)目的檔案管理必須符合國(guó)際客戶(hù)對(duì)于文件歸檔的要求。表1是GVU-600空間環(huán)模器項(xiàng)目合同中俄雙方約定的交付文件,它基本體現(xiàn)了外方的所有關(guān)注點(diǎn),是技術(shù)狀態(tài)控制的核心要素。(如表1)

檔案的關(guān)注點(diǎn)也是技術(shù)狀態(tài)控制的核心要素,而文件明細(xì)表所列項(xiàng)就是該項(xiàng)目歸檔的重要范圍,為了保證文件的齊全完整,必須建立健全國(guó)際合作項(xiàng)目工程檔案收集管理制度,對(duì)各種技術(shù)文檔的形成過(guò)程所產(chǎn)生的有價(jià)值的文件等都要進(jìn)行收集,確保文件齊全完整歸檔。

3.2 工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,WBS)

國(guó)際合作項(xiàng)目的文件與檔案管理必須符合項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的要求,建立項(xiàng)目技術(shù)狀態(tài)基線和管理狀態(tài)基線,以便作為項(xiàng)目后續(xù)階段執(zhí)行與管理的依據(jù),順利實(shí)施后續(xù)工作。

為了合理而高效地對(duì)項(xiàng)目文件與檔案進(jìn)行管理,方便地對(duì)技術(shù)狀態(tài)和管理狀態(tài)進(jìn)行控制,國(guó)際航天合作項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)可采用產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)與產(chǎn)品研制階段相結(jié)合的方法進(jìn)行。首先,按照產(chǎn)品研制階段進(jìn)行工作分解結(jié)構(gòu)的第一次分解,將項(xiàng)目全生命周期工作分解為產(chǎn)品初步設(shè)計(jì)、產(chǎn)品詳細(xì)設(shè)計(jì)、產(chǎn)品采購(gòu)與研制、分系統(tǒng)國(guó)內(nèi)調(diào)試驗(yàn)收、國(guó)外用戶(hù)國(guó)內(nèi)驗(yàn)收測(cè)試、報(bào)關(guān)、國(guó)際運(yùn)輸、清關(guān)、國(guó)外安裝、國(guó)外調(diào)試、國(guó)外交付和維保等十二個(gè)階段。其次,以一級(jí)工作節(jié)點(diǎn)“產(chǎn)品采購(gòu)與研制”為例,可按照產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)將其分解為真空容器分系統(tǒng)、熱沉分系統(tǒng)、真空抽氣分系統(tǒng)、低溫分系統(tǒng)、測(cè)控分系統(tǒng),而每個(gè)分系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案管理需要再分解到設(shè)備級(jí)。

項(xiàng)目管理必須對(duì)按照航天國(guó)際合作項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)樹(shù)文件與檔案進(jìn)行有效的管理,做到國(guó)際項(xiàng)目工程建在哪檔案管理就在哪,力爭(zhēng)從項(xiàng)目結(jié)構(gòu)文件的源頭管理,保證項(xiàng)目竣工資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實(shí)。

4 國(guó)際合作項(xiàng)目交付外方文件收集歸檔

為了對(duì)上述階段工作內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)狀態(tài)控制和計(jì)劃編制,在GVU-600空間環(huán)模器項(xiàng)目中,制定了2級(jí)的項(xiàng)目交付文件體系結(jié)構(gòu):交付文件總清單和分系統(tǒng)交付文件明細(xì)清單。交付文件總清單見(jiàn)表2,分系統(tǒng)交付文件明細(xì)清單見(jiàn)表3。要使檔案工作有序進(jìn)行,必須從一開(kāi)始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的國(guó)際項(xiàng)目檔案管理制度制定,從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面做出管理規(guī)定,對(duì)國(guó)際合作項(xiàng)目交付外方形成的大量文件進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、立卷歸檔。(如表2表3)

5 結(jié)論

本文通過(guò)對(duì)合同約定交付文件和工作分解結(jié)構(gòu)的結(jié)合,對(duì)航天國(guó)際合作項(xiàng)目文件與檔案管理方式進(jìn)行了初步分析,在此基礎(chǔ)上建立了基于項(xiàng)目合同和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的檔案管理體系框架和運(yùn)行模式,提出國(guó)際合作項(xiàng)目形成文件必須從項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)樹(shù)文件的源頭抓起,制定嚴(yán)格的收集整理歸檔制度,從而有效保證航天國(guó)際合作項(xiàng)目中文件與檔案的齊全完整,為后續(xù)航天國(guó)際項(xiàng)目的發(fā)展提供有價(jià)值的利用資料。

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