信息化背景下的衛生檔案管理工作探析

周萍

摘 要:在當今科技迅速發展的大背景下,信息化成為一種不可逆轉的潮流,衛生檔案管理工作也應順應形勢的發展,采用信息化的模式,對此,筆者提出了加強電子歸檔、建立信息化管理規范、加強信息化教育培訓、改進信息化設施及注重基層衛生檔案信息化管理等幾點建議,以促進衛生事業的發展。

關鍵詞:衛生檔案衛生檔案管理信息化

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(a)-0207-01

隨著科技的發展和醫藥衛生工作的進步,衛生檔案管理工作也逐步現出了它的重要性,國家衛生行政部門也先后下達了有關的規定,強調做好衛生檔案管理工作的意義。如國家衛生部發布的《衛生檔案管理暫行規定》,具體闡述了衛生檔案概念、職責、工作體制等,并對衛生檔案的管理提出了信息化的要求。[1]所謂醫藥衛生檔案是指不同衛生管理部門和醫療機構、疾病防控中心、婦幼保健機構、社區醫院和衛生監督部門等機構,在疾病預防或者治療及其它相關的監督、檢測和生產技術活動中形成的檔案,包括醫療技術檔案,衛生監督檔案及婦幼衛生檔案等[2]。隨著現代科技的發展,信息化成為一個重要的潮流,衛生檔案管理工作也開始逐步邁入信息化管理的渠道,采用新的模式、理念和手段來進行衛生檔案的管理工作是大勢所趨,也有利于提高工作效率,減少衛生資金投入,是順應現代化管理的一種方法。

1 衛生檔案信息化管理工作的意義分析

1.1 提高工作效率

現代社會,群眾越來越注重健康問題,所以各醫療機構每天承擔的業務量都非常巨大,如果這些數據完全都靠手工來錄入,那么其艱巨性可想而知,而且手工歸檔容易出錯,不容易糾錯,不符合現代衛生管理工作高效便捷的原則。而電子化歸檔則可以大大提高工作效率,使不同檔案迅速分類,便于隨時查詢和利用。

1.2 優化醫療資源

如果發生突發性醫療事件,如前些年的SARS、禽流感等,那么,衛生檔案管理信息化的重要性就會顯露無疑,因為只有完善的信息檔案,才能夠便于科研人員迅速地總結疾病規律,分析疾病流行病學資料和病情發展情況。掌握了這些第一手的數據,政府部門才能夠高效地組織各醫療機構,充分發揮及合理利用公共醫療資源,在最短的時間內收到最佳的效果[3]。

1.3 促進衛生工作與國際接軌

中國作為世衛組織的核心成員國之一,在全球公共衛生事業領域起著舉足輕重的作用,在眾多公共衛生行動及重大國際衛生項目中都會發揮重要作用。要想樹立負責任的大國形象,維護我國的國際地位,就必須在這些事務當中能夠做到高效便捷,與國際接軌。在開展衛生援助或承擔重大國際醫療課題時,在短期內獲得最全面和最有效的檔案資料就成為重中之重。而要想順利實現這個目標,就必須保證資料的來源。如果完全依靠傳統的手工管理衛生檔案,那么既不能保證檔案的完整和大量,又不能保證資料的可靠準確。

據此,衛生檔案管理信息化的必要性和優勢則顯露無疑。經過信息一體化處理的衛生檔案,既是綜合了所有來源的海量數據,又能夠在處理過程中靈活調用、歸類和處理,并且在前期的收集檔案過程中就經歷了去偽存真的過程,可以確保資料的真實可信。

2 如何促進衛生檔案管理工作的推進與進步

2.1 加強各類衛生檔案的電子化歸檔

各醫療和衛生機構在工作過程中,應當利用計算機和網絡等設施,將所有的檔案電子化,做好錄入、核實和分類檢索工作,既可以大大節約時間,又便于以后查詢。在電子化歸檔過程中,相關負責人員應當持著嚴謹的態度,不得隨意更改、刪減檔案內容,按時做好歸檔和分類工作,同時要意識到醫療檔案的重要性和隱私性,不得隨意向無關人員泄露相關信息。

2.2 建立信息化管理的標準規范

各級衛生行政部門應當建立和健全衛生檔案信息化管理的標準和規范,使各級機構都能夠有規可循,有法可依。這對于促進基層的衛生檔案信息化管理工作尤其重要,因為缺了嚴格的規范規章制度,則可能導致衛生檔案信息化的混亂,分類不嚴謹,魚龍混雜,嚴重影響后期工作的開展。

2.3 加強各機構信息化教育培訓

要想實現衛生檔案管理的信息化,那么能夠掌握信息化、網絡技術和數字技術的專業人才就是必不可少的,很多衛生機構由于發展不完善,缺乏相應的人才儲備,這也阻礙了信息化管理的發展。各級機構應當在政府相關部門的支持和指導下,加快培訓信息化人才,使衛生檔案管理工作能夠加快步伐,更快地進入信息化時代。

2.4 加強信息管理一體化的建設

各醫療部門都應當有整體觀念,對于衛生檔案的信息化管理的實施要實現一體化操作。如衛生部門自身的圖書館、資料室、檔案室、再教育信息等各項資源要進行互通,打破界限,通過網絡和數字化技術實現資源共享,提供衛生資源的利用效率。

隨著時代的發展,信息管理一體化是大勢所趨,各衛生部門要加強相關素質建設,樹立科學理念,從領導到各級部門人員都應當樹立信息化管理的意識,加強檔案管理信息化的進程,提高專業技能,提供更好的服務。

2.5 政府支持各機構改進各項設施

對于衛生檔案管理工作而言,計算機、網絡等硬件設施是首要保證,筆者認為,衛生行政部門應加大投入,為一些資金和設備有困難的醫療或衛生機構提供支持,使他們能夠具備衛生檔案管理信息化的基本條件。

2.6 注重基層的衛生檔案管理信息化進步

在農村醫療機構或者社區衛生服務中心等基層衛生機構,由于條件限制,往往缺乏系統的科學管理規劃,在衛生檔案管理方面則相對落后。這直接造成衛生檔案信息缺失、無法充分利用,在全國范圍的疾病調查或者收集科研數據的過程中都存在很大弊端,因此有關部門應當注重基層的衛生檔案管理工作,加強培訓和投入,促使其更快發展。[4]

3結語

綜上所述,衛生檔案管理的信息化是大勢所趨,實現了這一目標,則對于應對突發公共衛生事件、全球衛生資源共享、合理規劃和建設重大衛生項目等具有舉足輕重的作用。做好衛生檔案的信息化管理可以更好地會集醫學信息和精華,促進醫療機構參與市場競爭,維護廣大患者的利益,收到更好的社會效益。[5]此外,檔案管理的信息化對于領導的決策也起到不可小視的作用,在檔案全面的前提下,領導層能夠開闊視野,取長補短,更加準確地把握全局,衡量形勢,做出最合適的決策,及時了解到本機構的最新動向和成果,并向外界展示,運用于實際工作中,推動醫療技術的進步,從而調動整個衛生機構的創造性和積極性。做好衛生檔案管理工作對于保證國家衛生工作有條不紊的進行,和衛生管理及醫療水平的進步都具有不可或缺的意義。

參考文獻

[1] 趙啟麗.加強衛生檔案管理以適應社會發展需要[J].中國民康醫學,2008(24).

[2] 閆保華,劉增法.信息環境下的衛生檔案管理工作探析[J].齊魯護理雜志,2010(27).

[3] 劉素霞,房燕紅.公共衛生檔案管理感悟[J].山東檔案,2008(6).

[4] 范立娟.加強農村衛生檔案管理的措施[J].科技創新導報,2011(14).

[5] 溫小玲,程海強,程玉坤.加強信息意識 開拓醫院衛生檔案管理工作[J].國際醫藥衛生導報,2011.