溝通提升人力資源管理水平

余強

摘要:隨著經濟、技術、文化的發展,隨著員工自我意識的提高,在現代企業管理中,溝通的作用愈發重要。員工的溝通,直接影響人力資源管理水平,也影響到公司的經營管理。本文中,就一些較具體的細節作一些探討,如:充分利用招聘過程的溝通,新入職員工的培訓,注重人員選撥和培養過程中的績效面談。

關鍵詞:溝通人力資源管理

中圖分類號:C93 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)04(c)-0168-01

我看過一篇文章,從中領略了信息反饋方式豐富性的魅力。

長江三峽灘急險峻,若干年前船舶過往,靠的是眾多舵手、船夫、纖夫的通力合作,“100人的大船上70～80人為纖夫,他們的行動以擊鼓或號子協調,鼓手和喊號子的在船上由舵手指揮。12～20人留在船上撐篙……號子頭不僅是給船夫鼓勁的精神領袖,更重要的是通過唱號子,指引船在驚濤駭浪中安全行走”。川江號子分為平灘號子、下灘號子、搶灘號子三種。平灘號子是通過險灘后的號子,曲調舒展、悠揚,大有“輕舟已過萬重山”之意;下灘號子是順著水勢、船越行越急、隨時都有碰礁危險的號子,曲調沉重、陰郁,有同舟共濟的感覺;搶灘號子是逆水而上時的號子,此時最危險,要求所有的人步調一致,齊心協力,號子速度較快,旋律簡單有力,節奏急促緊張。勞動人民的平凡勞動,更能顯現溝通的哲理。當需要指導一個團隊的員工同心協力去實現一個個目標時,“力往一處使”,溝通是必由之路。

隨著經濟、技術、文化的發展,隨著員工自我意識的提高,在現代企業管理中,溝通的作用愈發重要。企業內部的溝通,直接影響企業人力資源管理水平,也影響企業經營管理目標的實現及策略的實施。

對于企業來說,內部溝通不善,會引發一系列的問題,比如:員工士氣低落,企業沒有執行力,人際磨擦系數增大,工作質量降低,資源浪費現象增加等等。細節決定成敗,我們在人力資源管理過程中,完善以下一些溝通的細節,往往收到事半功倍的效果。

1巧妙利用招聘過程的溝通

招聘過程的溝通是新員工到一個新公司前的一堂預備課。

在招聘新員工時,一般要同應聘者面談些什么內容,給應聘者什么印象,每個企業都有具體的考量。俗話說“丑話說在前邊”,在基本確定人選之際,就要較為系統地向應聘者闡述企業對入職員工的要求。

例如,一家主營智能柴油機水泵的民營高新科技公司,其技術在國內同行業居于領先水平,為保護知識產權,要求每一個員工都要簽署《保密協議》。因為原《勞動合同》中沒有保密工資和離職后保密補償等相關規定,所以在動員在職員工簽署《保密協議》時,遭遇員工質疑(后來雖然勉強簽署,但卻有高壓之嫌)。后來,在法律顧問的指導下,人力資源部門對面試新人均明確告知:(1)員工入職后要簽署《保密協議》,離職后兩年內不得在同行業任職。(2)在現行工資中單列“保密工資”。經調整后,新入職員工簽署《保密協議》就順利很多了,既有利于保密工作的開展,又不致影響公司形象,避免打擊士氣。

2做好新入職員工的培訓。

新入職員工培訓是員工進入一個企業的第一堂正式課,效果好壞直接影響其今后在企業中的發展。人力資源部門應通過貫輸企業的價值觀、傳達企業對員工的愿景等,讓新員工端正入職心態,找準定位,加快適應本企業文化,融入工作氛圍。

入職培訓的宗旨,在華為(HUAWEI)公司的《致新員工的一封信》中得到最好體現:“進入華為并不意味著高待遇。對新來的員工,因為沒有考評記錄,起點較低,晉升也許沒有您期望的那么快,為此深感歉意”;“進入公司一周以后,博士、碩士、學士以及在原工作單位取得的地位均消失,一切憑實際能力與責任心定位,對您個人的評價以及應得到的回報主要取決于您實干中體現出來的貢獻度。在華為,您給公司添上一塊磚,公司給您提供走向成功的階梯。希望您接受命運的挑戰,不屈不撓地前進,您也許會碰得頭破血流。但不經磨難,何以成才”！

新員工進入一個新的工作崗位,都有一個觀望期,他想觀察這里有些什么文化,有些什么習慣,有些什么要求。這個時期對于員工和用人單位雙方而言,都是“觀察摩合期”。人力資源部門應通過有效的入職培訓,縮短“觀察摩合期”,幫助其加快融入新的工作環境。

3人員選撥和培養過程中,注重績效面談

市場的競爭,歸根到底是人才的競爭,企業要發展,就需要培養自己的人才。在沃爾瑪(WALMART)管理人員中,有60%是從小時工做起的。從基層員工中選撥和培養管理人員,平時的績效面談很重要。通過面談,明確組織和個人的績效現狀,找到績效改進的計劃和策略。

定期的、持續的績效面談,有如遠洋航行中的船舶,一次一次的修正羅盤。企業和個人正是在這一次次的面談中,螺旋式地提升,從而獲得長遠的進步。要保證績效面談的質量,進一步提高其有效性和科學性,應做以下幾點:(1)做好績效面談前的各種準備工作(包括平時工作記錄、各相關部門為本次績效面談提供的資料、工作合理調度以保證面談過程不被干擾等)。(2)做好面談中的溝通工作,讓面談雙方均能充分了解對方表達內容的真實意圖。(3)做好面談后的雙向反饋工作,更重要的是采取豐富的、有效的信息反饋方式。

4構筑內部溝通的多種平臺

新形勢下,企業內部有構筑多種溝通平臺的契機,這些多種多樣的平臺,與其禁,不如合理引導。

(1)辦好內部刊物。創建企業內部刊物,不僅有利于弘揚企業優秀文化、傳承優良傳統,更有利于加強企業內部上級和下級之間、部門與部門之間、公司與員工之間的溝通。

(2)利用互聯網的多種溝通方式。通過引導而非禁止的方式,合理、正常地使用QQ、QQ群、微博、局域網等,既可以一定程度上加快文件傳輸速度、提高辦事效率,還可以讓員工合理渲泄正面及負面情緒。

5人力資源部門的溝通技巧對制度或措施的關鍵作用

人力資源部門人員的溝通技巧也是非常重要的一環。任何一項制度、措施的出臺,都要人力資源部門做艱苦細致的準備工作(尤其是尚未規范或正在規范過程中的中小型民營企業)。一項制度從制訂到實施再到完善,暢通的橫向和縱向溝通,起到關鍵的作用。前期的溝通,能讓制度更適應企業實際情況;實施中的培訓,能使問題消除在剛剛產生之際;后期的持續溝通、反饋,有利于在總結的基礎上進一步完善,并在提升正面作用的同時,將負面影響最小化。人力資源管理部門要將工作做好,在企業中形成一股向心力,就要在日常工作中注意溝通,努力打造本部門在企業中的“部門魅力”。

在傳遞信息時,我們有兩種途徑可以選擇,一種是面對面直接溝通,一種是經由他人間接溝通。這兩種選擇取決于溝通的目的、性質、內容、緊急程度等。信息的傳遞是逐級減弱的,正象臺風從海岸經由層層防護林到達內陸后,風速會大幅下降,力量也會大幅減弱。某些情形比如為了消除誤解、化解人際危機或者加深雙方感情,直接面對是一種正確的選擇。在某些情形之下,我們需要弱化沖突,間接溝通有時也起到巧妙的作用。比方說臺球,想從正面擊中球并非十分困難。然而決定勝負的關鍵,卻是在于如何使幾乎接近彼此的球發揮作用。