小議人事檔案信息化管理

楊立君

在信息科學飛速發展的21世紀,人事檔案管理信息化是本世紀發展的必然結果。人事檔案信息化建設對于人事檔案管理的改善,人事檔案信息化進程的加快,使人事檔案在社會發展中得到充分的利用具有重要意義。

1 人事檔案信息化管理的緊迫性、重要性和必要性

1.1 重要性

人事檔案的管理是近十來年的事情。作為一種新的載體形式,人事檔案還不被人們重視,檔案管理者對其的認識和理解還很不夠。現實存在的狀況是:文件形成和管理的程序不健全,管理形式不統一,相關的法規、制度、標準不配套,給人事檔案的管理帶來了許多困惑。人事檔案管理是檔案現代化的基礎。“人事檔案將成為今后人類的主要記憶工具”。因此,重視和加強對人事檔案的管理,不斷探討和完善對人事檔案管理的方法,對有效地管理和利用電子檔案具有積極的意義。但是,目前對人事檔案的管理相對滯后,世界上尚無成熟的技術。我們目前能夠做的,就是利用現有的技術條件和管理手段,把人事檔案納入文件歸檔管理的范疇,盡可能地保存好應該歸檔保存的人事檔案。其實,就是保存歷史,不給歷史留下遺憾。

1.2 必要性

人事檔案自身發展的必然要求人事檔案信息化建設叫做人事檔案信息化管理,通過對電子計算機和信息網絡技術的利用,儲存、加工、檢索和傳輸干部人事工作中產生的各項信息,為干部人事檔案工作提供實時、高效的服務是其核心內容。與傳統的人事檔案管理工作相比,區別十分明顯:工作效率低,誤差大,準確率低是以手工操作為主要手段的傳統檔案管理的特點。目前,人事檔案的管理受到信息技術和市場經濟的影響,社會活動記錄不再僅僅局限于傳統的紙質狀態,出現了一些如多媒體、微縮型等新的記錄方式和載體,傳統的人事檔案工作受到了極大的沖擊。科技迅速發展的今天,發展的需要已經不能與傳統的人事檔案管理模式相適應,于是,在人事檔案管理的傳統模式上出現了與“管人”“管檔”的嚴重脫節,甚至出現了人事檔案流失和人事檔案失控等現象。如果實行人事檔案信息化管理,就可以將傳統的檔案管理工作理論與現代經濟發展的要求以及信息技術的運用有機的結合起來,實現真正意義上的檔案收集齊全、管理規范、信息共享的內在要求。

2 人事檔案管理存在主要的問題

2.1 思想認識不到位

由于傳統觀念影響著人們的思想,導致不少人對人事檔案的功能、作用在認識上還存在一定誤解,認為人事檔案是領導和人事部門調資、提干、晉升等方面的憑證,對將其作為一種社會資源開發利用認識不夠,所以人事檔案在工作中受到很大制約,導致現代化信息技術運用得不到應用和重視。

2.2 檔案分類效率低、不準確

由于受到人力、物力、財力以及各種舊觀念的制約,傳統的人事檔案管理主要提供紙質檔案信息,其主要工作手段是依靠手工操作來進行,一方面在建立檔案檢索工具時,耗時耗力地進行人工操作,另一方面在利用時,仍然要通過人工找尋和人工操作對檔案原件進行調閱,檔案的查全、查準率很低而且勞動量大,手續繁瑣,效率不高。

根據中組部1990年修訂的《干部檔案工作條例》,對干部檔案進行了10類劃分,但一些地方或單位沒有按《條例》中所規定的內容予以分類,致使檔案整理和利用極為不便。

2.3 軟硬件配套滯后和人員配備不足

人事檔案信息化建設過程中不可或缺的基本條件和基礎是軟專業人才和硬件基礎設施。檔案信息系統軟件陳舊,軟硬件設備落后,現代化的辦公要求與原有的操作平臺相矛盾,與人力資源發展及現代化管理工作不相適應;既懂業務知識,又知曉法律法規、計算機管理的復合型人才被忽視培養。這種傳統管理模式下的設備配套滯后、專職人員缺乏等問題,人事檔案走向信息化管理的需要已不能適應,由此延緩了人事檔案信息化建設推進的進程,對實現人事檔案現代化管理有著決定性影響。

2.4 信息安全建設未引起重視

在主觀上,由于檔案部門檔案保密意識和安全意識不強,往往忽視了對檔案信息的管理和網頁內容的審查;缺乏計算機及網絡安全知識和安全意識,數據不及時備份,操作不規范等,成為信息系統安全的最大隱患。在客觀上,電腦病毒泛濫,黑客肆意橫行,檔案信息安全和保密工作受到了嚴重威脅。

3 檔案信息化建設的具體對策

3.1 基于校園網的人事檔案管理

建立校園文件管理平臺,通過OA等網上辦公系統,把人事檔案歸檔管理納人電子校務全局高度來開展。通過建立校內電子文檔格式轉換、可讀性驗證等技術規范,保證人事檔案歸檔時的質量。

3.2 人事檔案歸檔的前端控制

前端控制是保證歸檔文件真實性、原始性的重要方法。所謂“前端”,即文件最初形成的狀態。“前端控制是指對人事檔案的管理要從文件運轉的全過程著眼進行通盤規劃,在文件形成和維護階段進行監督,即在人事檔案的形成階段就要鑒定其檔案價值,根據需要加上歸檔標識,以防文件被修改或刪除。這是一種旨在提高管理效率的科學理念”。[1]在人事檔案更多地出現在我們的日常工作中,并日益成為各項業務活動之必需時,“強調檔案部門或人員實行文件的前端控制有著特別重要的意義。因為人事檔案具有‘載體無形化特征,假如檔案部門或人員不及時予以有效控制,文件可能就會‘轉瞬即逝,造成檔案館根本得不到檔案而出現館藏枯竭的嚴重后果”。對人事檔案進行前端控制,就是提前介入文件生命周期,防止人事檔案在運行的環節中遭到損壞,同時維護文件的安全,“最大限度地提高工作效率,實現真正意義上的文檔一體化管理”。與網絡管理部門協同進行技術把關,或及時統一進行人事檔案的相關控制管理工作。有條件的檔案館,應配備相關的專業技術人員,增強管理力量。

3.3 建立人事檔案形成過程的責任鏈

關注責任鏈信息。這里所說的責任鏈,是指在人事檔案形成和歸檔過程中環環相扣的工作關系。為保證人事檔案歸檔后形成真實、完整、有效的數字檔案,應通過在各部門確定人事檔案信息員的形式,對各職能部門現行業務系統實行責任管理,有效跟蹤和控制人事檔案的制作歸檔。電子信息完整性保證。應當把人事檔案歸檔管理納入網絡管理或辦公自動化統籌管理的范疇。每年對人事檔案也要做出相應的歸檔要求。對應歸檔的文件進行信息篩選、維護,保證歸檔的人事檔案歸檔的真實、完整。在人事檔案歸檔的過程中,做好流轉和交接的控制。

4結語

隨著信息化的發展和人事檔案內容的逐漸豐富,人事檔案的管理工作越加受到人們的重視,人事檔案管理部門應該把握這一歷史機遇,促進資源的充分利用,更好的發揮人才信息資源的價值。

參考文獻

[1] 魏志紅.加快信息化建設提高檔案管理現代化水平[J].黑龍江史志,2011,(18):43～44.