試析職業衛生檔案管理的現狀及其對策

周小微

在我國職業衛生檔案管理工作越來越受到重視,而且在我國經濟建設過程中發揮著越來越重要的作用,它是職業病防治過程的真實記錄和反映,也是衛生行政執法的重要參考依據。職業衛生檔案管理在職業衛生監督執法、職業衛生技術服務、職業衛生管理以及職業衛生科學研究活動中發揮著重要的作用,它能夠準確、完整地反映職業衛生工作全過程的文字、資料、圖紙、照片、錄音帶、錄像、數據等文件材料。但是,在實際職業衛生檔案管理過程中,它的管理工作做得還很不規范,存在很多的問題,重視檔案管理,科學完整的積累檔案資料,是職業衛生檔案管理的重要組成部分。

1 職業衛生檔案管理的現狀

1.1 領導對檔案管理工作不夠重視,檔案利用率不高

職業衛生檔案管理在單位中不是主要的科室,所以,它不能與主要的科室來比較,在單位中領導只重視業務的科室,所以對檔案科室不夠重視,在檔案管理工作中,管理制度、管理手段、管理人員等都存在很多的問題,再加上單位的領導對檔案管理工作不夠重視,一般都是檔案管理人員提出需要解決的問題,單位領導才會想辦法解決現存的問題,在管理人員培訓、基礎設施建設、規章制度的建設等方面沒有長遠的規劃。

1.2 職業衛生檔案管理制度不夠健全

當前,由于種種原因,檔案管理制度不夠健全,檔案的收集工作還不及時,檔案管理工作分散、信息資源缺乏整體性,由于管理制度不完善,一些有價值的文獻資料得不到及時的收集、整理,有的檔案收集了也得不到很好的利用。檔案管理各項規章制度沒有建立健全,有些規章制度有了也僅僅為一紙空文,得不到很好的實施。

1.3 檔案管理設備陳舊落后、檔案現代化管理水平不高

檔案管理工作在單位中得不到很好的重視,所以它的建設投入就很少,由于很多硬件設施多年得不到更新換代,漸漸就落后于經濟的發展水平,出現設了設備的陳舊落后,由于檔案室也得不到及時的建設,就出現了檔案室用房面積、設備投入、網絡化管理都嚴重不足等很多現象,很多單位還沒有專門的檔案室,單位的檔案只是暫存在檔案管理員的業務辦公紙中,沒有專門的庫房、檔案柜、檔案保護措施等。這種現狀對于檔案的安全性、完整性、以及長期的保管都會造成無法彌補的損失。目前,在檔案管理中很多地區還停留在手工收集、整理的水平上,不僅信息量小、還非常不利于檔案的收集利用和開發等各項工作的開展,這就導致了檔案現代化管理水平不高的現狀。

1.4 檔案管理人員的素質參差不齊,而且兼職現象比較嚴重

目前,從事檔案管理工作的人員缺乏正規院校專業檔案人員,很多都是兼職人員,這些檔案人員在專業素質、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中,難以適應新形勢下檔案事業的發展。由于是兼職工作,當前各單位比較重視業務工作,輕視檔案管理工作,所以在兼職的情況下,工作人員還是會把大部分的精力應用于業務之中,也得不到有力的檔案管理工作的培訓,這也就導致了檔案管理工作漏洞百出。

2 加強檔案管理工作的對策

最近幾年來,由于國家開展了單位檔案目標管理工作,、國家實驗室認可和職業衛生技術服務機構資質評審,使單位領導對職業衛生檔案管理開始重視,這也有效地促進了檔案管理逐步走向規范化。

2.1 加強宣傳,增強領導對檔案管理工作的重視

要想實現檔案管理的科學化,制度化,單位領導的重視是關鍵,單位的領導要把檔案管理納入到發展和管理的重要內容來抓,與單位的業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案管理的意義,加強檔案法律法規學習,使單位的干部職工充分認識檔案管理的重要性,認識檔案管理與日常工作的密切關系,更好地支持檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理的規章制度、規范檔案管理的行為

檔案管理是一項嚴肅的、條理性很強的工作,建立完善的檔案室管理規章制度,可以減少檔案管理的隨意性,可以使單位的檔案管理工作健康的、可持續的發展。各單位應該根據本單位的實際情況,逐步完善本單位的檔案管理制度,在檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各方面的管理上,建立健全的規章制度,使檔案工作的每個環節都有章可循,都有明確的要求和制度的約束。

2.3 加強檔案室的硬件建設,建立現代化的檔案室

加強檔案室的資金投入,積極引進現代化的技術和設備,實現檔案現代化的管理,加強檔案室的硬件建設,建設現代化的檔案室、檔案庫房、購買空調、除濕機等現代設備,購買電腦,實現現代化的檔案管理,引進計算機管理軟件,建立檔案管理信息儲存和檢索系統,實現檔案管理資源的合理配置和利用。有條件的單位還應該逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等先進的設備,改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況,采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作,提高工作的效率。

2.4 加強檔案管理人員的培訓工作

隨著社會的進步,現代科學技術的迅猛發展,管理日趨規范化,各類信息急劇增加,給檔案工作帶來了更大的挑戰,職業衛生檔案在職業衛生工作中越來越發揮著舉足輕重的作用。各職業病防治單位更加重視檔案專業人員培訓。要想提高檔案管理工作,必須首先提高檔案管理員的素質,提高檔案管理人員的業務水平,我們應該創造條件吸引一批具有專業技術的人才進入檔案管理工作之中來,以提高檔案管理現代化水平。同時我們應該加強檔案管理人員的繼續教育,當今的社會是知識經濟的社會,知識更新特別快,檔案管理人員應該加強外語、電腦、網絡等相關知識的學習,為檔案管理的現代化、科學化打下基礎。檔案管理人員自己也必須有良好的敬業精神、努力學習新知識、新技術的愿望,為單位的檔案管理作出自己的貢獻。

2.5 解放思想,與時俱進,提高單位檔案的利用率

檔案的管理不能只是停留在收集和保管的層面上,應該確立利用、服務為中心的指導思想,我們應該改變以往的墨守成規的思想,變被動為主動,逐步走向主動開發檔案信息資源,努力開拓檔案利用的新途徑,使檔案管理工作為單位的建設和業務發展服務,提高單位檔案的利用率。

3 結語

總之,經濟的高速發展促進了檔案管理工作的發展步伐,檔案管理工作必須解放思想、與時俱進,探索出更多、更好的新方法、新措施,為職業衛生檔案管理工作的發展做出貢獻。

參考文獻

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