電算化會計檔案管理之我見

朱小軍

［摘要］ 隨我國會計工作的深入發展, 會計檔案管理工作愈來愈多地引起各方管理人員的重視,現代的會計檔案管理不同于以往的人工會計檔案的管理,其采用計算機記賬,同時還有各種現代化的載體工具,本文具體分析了新的時代形勢下會計檔案管理工作中存在的各種問題,并提出了相應的解決方法，以期望單位會計檔案管理水平能不斷地提高。

［關鍵詞］ 會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004

［中圖分類號］F232 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）10- 0008- 02

1電算化會計檔案的特點

眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。筆者根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：

（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。

（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。

（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤，即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。

（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

（5）實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學的管理。

2當前企事業單位會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理法規不完善

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。

2.２ 網絡的安全隱患

首先，計算機系統由許多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統的自身安全和保護功能也非常薄弱，網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用，會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。 2.3 從業人員的業務素質偏低

檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業知識，電子檔案管理意識薄弱，導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。

3會計檔案管理解決措施

（1）規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規范會計檔案管理工作，需要做好以下3個方面：①訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。②綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。③各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

（２）確保會計檔案安全。①要完善管理制度，根據相關法律法規和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護措施，根據其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“ＡＢ備份法”進行數據的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據，保證數據的完整性。③對傳輸、存檔的會計檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。④對保存有會計檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統內部局域網，與Ｉｎｔｅｒｎｅｔ互聯網物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數據被破壞。

（3）加強會計檔案人員知識培訓，提高會計檔案管理人員的綜合素質。綜合素質既包括思想素質、業務素質，又包括職業道德。會計人員是會計檔案整理的第一責任人：①必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；②會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。

（4）完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。

（5）加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。

總之，企事業單位財務部門要依據會計檔案管理形成的規律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，提高會計檔案利用效率，更好地為企業事業單位經濟運行提供服務。

主要參考文獻

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