推行檔案全面質量管理實現工作標準化

張琳娜

檔案為經濟建設服務，這是勿庸置疑的。但是為經濟建設服務本身的內涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，為人類社會的生存和持續發展創造某種基本的條件，所以它的效益最終大多表現為社會效益。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。

一、檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用

我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。

隨著我國高新技術的發展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同，將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質量，從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎。這種思想主要來源于為解決文檔分離，使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的，也是解決現實文檔分離的根本辦法。

我國檔案工作在集中統一管理原則指導下，在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構，構成一個嚴密完整的組織體系文件，也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程，也存在著類似文件中心的管理中間性、過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為，這并不排斥文件中心在我國建立推廣，只要注意文件中心的適用范圍后，它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看，文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。

二、檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節

在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證，不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

三、推行全面質量管理

1.檔案全面質量管理的含義和特點

所謂檔案全面質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點：

1.1全體人員參加

檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

1.2全過程控制

從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。

1.3科學的手段

采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

2.解決和改進檔案質量問題的步驟

檔案現狀不容樂觀。有的單位領導對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不掙錢；檔案管理人員沒有經過系統的專業知識的培訓；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》、《檔案保管期限表》。解決和改進檔案質量問題主要步驟如下：

（1）分析現狀，找出檔案存在的質量問題。

首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經常地、自覺地樹立檔案質量意識，查找問題。

（2）分析產生檔案質量問題的主要原因。

（3）找出影響檔案質量的各種因素。

（4）針對影響檔案質量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施。

（5）組織實施解決和改進檔案質量的措施或計劃。

（6）同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。

（7）總結經驗，鞏固成績，把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，防止再次發生類似的問題。

（8）對檢查中發現的問題，不管是遺留下來的還是新出現的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續加以解決。

3.檔案質量管理的要求

3.1必須牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導同志必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

3.2要不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度

建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的機會，使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.3要把全面實現檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的唯一標準

每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，從而實現檔案的真正價值。

3.4要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想

檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質量的“半成品”，就成為提高檔案質量的關鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質量保證，那么，檔案的質量就有了可靠的保證。

3.5要以預防為主，防檢結合，重在提高

優良的檔案質量是“生產”出來的。根據這一基本道理，檔案全面質量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關”轉移到“事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，做到防患于未然。

（作者單位：河北省國際人才交流協會、中國國際人才市場河北市場）