針對新形勢下事業單位檔案管理的幾點思考

楊翠蓉

事業單位的檔案內容比較廣泛，所涉及到的項目也頗多，做好事業單位的檔案管理工作對單位內部選拔、考核等工作有很好的協助作用，事業單位相關工作人員要想了解員工或者單位內部相關信息都能夠通過查詢檔案來獲得，使他們能夠更加快速的、方便的了解到所需要了解的信息，然后快速的制訂、完成下個環節的工作。我國實施改革開放以來，我國的事業單位檔案管理在以前的基礎上有了很大的突破，事業單位檔案管理的各方面都更加完善，但是隨著經濟的發展，越來越多的檔案需要有效管理與保存，也就為事業單位檔案管理工作提出了新任務和新要求，在如今這個競爭激烈的社會，做好事業單位檔案管理工作迫在眉睫。

一、新形勢下檔案管理改革模式分析

1.事業單位人事檔案管理機構以及相關的管理、服務對象的社會性異常明顯

隨著我國經濟的發展，市場經濟的快速形成，使得多種經濟組織應運而生，事業單位人才的吸收、流動等與過去的事業單位人事檔案管理制度相矛盾，舊的人事檔案管理制度無法適應單位的發展。人事檔案管理在事業單位顯得越發重要，所以，對于檔案管理工作而言，人事檔案管理也是人事管理的一項內容，所以檔案管理工作也必將具有一定的社會化性質。就我國的各個管理機構而言，與計劃經濟時期存在著極大的差異，而這種具有較強社會性的人事檔案管理機構從本質上來講更能夠面向社會，其檔案管理內容更偏向于社會性，并為全社會提供相應的人事檔案服務工作。

2.事業單位人事檔案出處的廣泛性與較強的復雜性

人事檔案管理機構、管理、服務對象的偏向社會性，也就明確的透露出了人事檔案管理來源具有較強的廣泛性與人事檔案管理的內容較為復雜。過去的事業單位人事檔案管理，內容的收集以及相關信息資料的處理與提供普遍由各個單位中的人事機構予以行使，但是，這也就導致了檔案管理具有較強的單調性，所牽扯的范圍較小，僅限在該內部機構人員，內容也顯得較為單薄。現階段的具有社會化的事業單位人事檔案管理組織機構，所涉及到的范圍較為廣泛，除了各個單位內部機構人員而言，還包括了社區范圍內的所有人員，因為單位內部各個人員的家庭身份、所在崗位性質等方面的差異，范圍的擴大也使得這些具有差異的人員聚集在一起顯得尤為復雜，所以檔案所涉及到的內容也是多樣化的。

3.需求者對人事檔案需求的多樣性

21世紀是生存的社會、是急需新型人才的社會，無論是我國的外資企業、合資企業、國有企業在招聘內部員工、優秀管理人員、先進技術人員和其他新型復合型人才，或者是對事業單位內部的工作人員進行業績考核、工作評估，還是在校大學生的畢業就業等問題，都將與人事檔案管理存在著很大的聯系，都需要涉及到對人事檔案的利用。

4.事業單位人事檔案管理、服務方式具有較強的開放性

我國市場經濟的逐步確定，就對人事檔案管理的政治化、神秘化程度起到了很大的阻礙作用，另一方面，由于我國計算機、多媒體網絡技術的大力發展，使得事業單位檔案的管理與服務上升了一個臺階，普遍偏向信息化管理模式。

二、事業單位檔案管理的幾點思考

1.加大對事業單位檔案管理人員的培訓力度

事業單位的檔案管理者主要包括了檔案管理專業人員其他相關的服務人員。網絡時代的到來，使得工作模式變為了人與計算機的結合，即所謂的人機結合——工作人員通過計算機和計算機網絡來獲取或提供信息服務。因此，在網絡環境下，事業單位檔案管理工作者必須要具備相當扎實的專業管理技術，同時還必須要掌握足夠的計算機技術、網絡技術、通訊技術知識，在此基礎上還需要對檔案內容保護和網絡安全維護知識有一定程度上的了解。

2.做好檔案管理的交接工作

事業單位的檔案管理交接工作應該做出明確的規定，當部分事業單位的工作人員由于某些因素不得不離開工作崗位時，在離開崗位之前就應該做好崗位的交接工作，并將自己最常用的聯系方式告訴相關工作人員，以便能夠做好相應的管理工作，或者是發現問題時能夠及時的找到管理人員并解決問題。

3.檔案管理的保護工作落實到位

事業單位的檔案內容較為復雜，檔案項目繁多。所以，檔案管理工作人員就應該具備較高的職業道德素質，做好相應的檔案保護工作，并在適時的時間段內做好檔案的管理工作，管理人員在檢查的過程中發現了檔案中存在的問題就必須對其進行補救，保證檔案的完好度。

4.建立自己的檔案管理制度

事業單位的工作人員在進行檔案管理的過程中還應該根據檔案管理經驗來制定和規劃出自己的檔案管理制度，避免各種毀壞、雜亂無章的情況出現，并運用科學、有效的方式來進行檔案管理。只有建立一整套有利于事業單位檔案管理的制度體系，才能夠讓檔案管理工作更加規范化、科學化，提升檔案管理質量。

5.及時更新檔案

事業單位具有很強的變動性，所以事業單位就應該及時的更新檔案信息、檔案內容，及時的為員工提供社會與單位內的新動態、新信息等。檔案管理人員也要跟上社會信息發展的步伐，讓信息能夠不斷得到更新，檔案資料庫能夠更加充實，內容更加豐富，促進事業單位的不斷發展。

6.加大檔案管理設備投入

事業單位檔案管理要加大檔案管理設備的投入，讓各個設備參與到檔案管理工作中，并運用電子檔案管理技術來進行事業單位的檔案管理。進一步加強基礎設施建設，達到新標準要求，應該在檔案室配備了數碼相機、掃描儀，更新計算機，添加防蟲藥，將所有的制度打印成框表上墻。全面實現電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道。

總之，科學、規范的檔案管理關系著事業單位的穩步、健康發展，所以，事業單位應該從各個方面出發，尋找出適合其單位實際情況的檔案管理方法，才能夠在保證檔案管理質量的基礎上促進單位發展。

（作者單位：山西省呂梁市文水縣會務接待辦公室）