對(duì)加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考

鄧光輝

目前，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步深入改革，教育體制改革也在不斷深入，伴隨而來(lái)的是教育體制的重大變化。學(xué)籍檔案是學(xué)生通過(guò)在校期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的，對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)具有證明、保存、使用價(jià)值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。因此，學(xué)籍管理的過(guò)程實(shí)際上就是建立、使用、開發(fā)學(xué)籍檔案的過(guò)程。作為學(xué)生的學(xué)籍檔案，不僅對(duì)學(xué)生自身來(lái)說(shuō)重要，對(duì)社會(huì)“擇才”時(shí)好中選優(yōu)更起到了至關(guān)重要的作用。所以中等職業(yè)學(xué)校升格為高職院校后，檔案管理工作千頭萬(wàn)緒，怎樣做好高職院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其能滿足學(xué)院教學(xué)、科研及各方面發(fā)展的要求，已經(jīng)成為高職院校檔案管理工作面對(duì)一個(gè)新問(wèn)題。

一、高職院校學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

高職院校學(xué)籍檔案是由教師和學(xué)生相互作用的教學(xué)、實(shí)踐、管理等活動(dòng)中共同產(chǎn)生，記載了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間一步步積累形成的德、智、體、美、勞等各個(gè)方面的情況。包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績(jī)、品行、獎(jiǎng)懲、組織能力、活動(dòng)能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評(píng)價(jià)。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，有著自身的特殊性。

1.學(xué)籍檔案具有周期性

一是學(xué)生自己的檔案管理具有周期性，從入學(xué)、就讀、畢業(yè)，個(gè)體學(xué)籍就跟隨其中，直到學(xué)生畢業(yè)宣告周期結(jié)束。二是高職院校的檔案管理也具有周期性。一般情況下與學(xué)生的學(xué)習(xí)周期是同步。三是前兩個(gè)周期之間存在著密切的聯(lián)系。每一周期的更換并不是簡(jiǎn)單的重復(fù)，而是在上周期運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的原始資料，經(jīng)過(guò)加工整理，為下個(gè)周期制定出更加科學(xué)的管理目標(biāo)。

2.學(xué)籍檔案具有分散性

一是來(lái)源比較分散。學(xué)籍檔案分散在學(xué)院的不同部門，錄取花名冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料在學(xué)生處；學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)材料等在教務(wù)處；實(shí)習(xí)手冊(cè)、就業(yè)協(xié)議在實(shí)習(xí)就業(yè)指導(dǎo)中心；另有入團(tuán)、入黨、外調(diào)等材料在黨委組織部。二是形成時(shí)間比較分散。學(xué)生的學(xué)籍檔案形成的時(shí)間比較長(zhǎng)，一般從入學(xué)開始到學(xué)生畢業(yè)，中間要經(jīng)過(guò)幾年的時(shí)間，材料分散，容易造成丟失。所以要想保證學(xué)生學(xué)籍檔案的完整，就要求我們檔案管理人員認(rèn)真、負(fù)責(zé)，平時(shí)的點(diǎn)滴積累。

3.學(xué)籍檔案具有保密性

學(xué)生學(xué)籍檔案中記載了學(xué)生的姓名、照片、出生年月、家庭成員及地址、社會(huì)主要關(guān)系。這些都屬于個(gè)人隱私，在現(xiàn)代信息日趨網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)中，這些信息一旦被犯罪分子竊取、利用，必將會(huì)對(duì)學(xué)生造成不必要的損失。

二、高職院校學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.缺少科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要有以下幾點(diǎn)：一是時(shí)間編排混亂，有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒(méi)有規(guī)定，沒(méi)有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級(jí)關(guān)系組卷。二是組卷、裝訂不夠規(guī)范。

2.學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度不夠完善

目前，高職院校學(xué)籍檔案管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實(shí)際的規(guī)章制度，各學(xué)院還都沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的國(guó)標(biāo)，各院收集整理的材料不盡相同，也不齊全，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方方面面都不規(guī)范。

3.缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，各院校檔案管理也在逐步進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡(jiǎn)單的材料堆積與羅列，不再是機(jī)械地保管，而是積極主動(dòng)去開發(fā)利用檔案信息。從這一點(diǎn)說(shuō)，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前高校從事這項(xiàng)工作的人員普遍缺乏這種能力。大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有學(xué)過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理的水平提高。

三、加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)措施建議

1.開拓創(chuàng)新，采用科學(xué)的檔案管理方法

將學(xué)籍檔案科學(xué)的選擇分類方法、準(zhǔn)確的歸類、歸檔，不管是對(duì)學(xué)籍檔案的有序整理還是對(duì)日后的查詢利用相關(guān)資料信息都是很有意義的。

2.增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定和管理要求，學(xué)院應(yīng)建立完善的學(xué)籍檔案管理工作制度，做到制度上墻，并嚴(yán)格執(zhí)行，自覺(jué)遵守。如：《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制度》、《檔案保密制度》等。把一些地點(diǎn)分散、成分復(fù)雜、時(shí)間跨度大學(xué)院的學(xué)籍檔案，通過(guò)執(zhí)行一系列的規(guī)章制度，制定出嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，努力提高檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類清晰，案卷擺放有序，方便查詢。

3.培養(yǎng)專業(yè)人才，推進(jìn)檔案學(xué)籍管理的現(xiàn)代化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)高等院校學(xué)籍檔案管理原來(lái)小型數(shù)據(jù)庫(kù)、半手工操作的管理系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)在新的形勢(shì)。因此，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，已成為當(dāng)務(wù)之急。我們可以建立一些網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)，如：學(xué)生信息模塊、成績(jī)管理模塊、學(xué)籍信息管理模塊等。我們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保貙?huì)大大簡(jiǎn)化我們的工作程序、節(jié)省工作成本，提高我們的工作效率，使我們的服務(wù)意識(shí)不斷提高。

（作者單位：廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院）