基于高校學院辦公室工作分析的目標管理

鄭樂平,陳開天

摘要：創新高校學院辦公室管理對于提高其工作效率和服務水平具有重要意義，本文選取學院辦公室管理工作為切入點，通過對其進行工作分析，并運用目標管理的方法，提出了學院辦公室管理創新的途徑。

關鍵詞：學院辦公室；工作分析；目標管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）01-0246-02

自從高校實行校、院、系的三級管理以來，學院辦公室發揮著越來越重要的基礎性作用。它承擔著服務、管理、協調的重要職能，是保證學院正常運轉，提升教育教學質量的中樞機構。隨著高校管理創新的不斷深入，使得一些成熟的企業管理方法逐步引入到高校管理創新中來。本文則是運用其中之一的目標管理來對學院辦公室工作進行管理創新，以提高學院辦公室工作效率與服務水平，從而更好地提升高校人才培養質量。

一、目標管理的內涵及特點

1.目標管理（management by objectives，MBO）概念。美國管理大師德魯克認為，企業的目的和使命必須轉化為目標，企業的各級主管必須通過特定的目標對下級進行領導，以此來達到企業的總目標。那么現代的目標管理就是讓組織的主管人員和員工親自參加目標的制訂，在工作中實行“自我控制”，并努力完成目標的一種管理制度或方法。

2.目標管理特點。具有以下特點：①組織目標民主形成。這種方式打破了傳統的由上級或由單一人員來制訂目標，而是上級給目標讓下級來確定完成目標。②強調人文過程管理。工作內容逐步以事為中心轉向以人為中心，管理過程強調民主、平等、尊重等人文精神。③形成“目標—手段”鏈。目標管理以結果為導向，首先確定預期總目標，然后分解總目標到各部門、崗位及責任人，在目標分解過程中同時明確權、責、利，最后建立目標鎖鏈與目標體系。④促使權力下放。目標管理無論是目標的制訂還是目標的執行，都通過參與管理協調了集權和分權的矛盾，有助于在有效控制下營造良好的組織氛圍。當然目標管理要力求組織目標和個人目標的協同性，以增強員工的滿足感、調動員工的積極性、增強組織的凝聚力。

二、目標管理的實施過程

由于各個組織活動的性質不同，目標管理的步驟可能不完全一樣。一般來說，包括以下四個環節。

1.目標設定。實行目標管理首先要設定組織—崗位—人三級目標體系，而且盡可能要求全員參與，組織目標設定以后，就要運用一定的手段把總體目標細化到具體崗位和人，從而構成鎖鏈式的目標體系。

2.目標實施。一旦目標確定，就應該積極分權給下級，自己去抓重點綜合性管理工作。目標在執行過程中強調執行者的自我管理、自我控制，管理部門及管理人員應該及時做好指導、協助、提出建議及創造良好的工作環境。

3.目標評價。在目標完成之前要有明確的評價標準、評價周期、評價反饋等。評價的方法可采用自檢、互檢和獨立部門檢查，對于最終結果應該根據目標進行評價。

4.獎賞。為促進目標的達成和個體潛力的可持續發揮，獎賞系統的設計是不可缺少的，獎賞可采用物質的或精神的形式進行，適當的獎賞有利于目標管理。

三、高校學院辦公室工作分析

高校學院辦公室是一個綜合管理部門，在高校部門中占有特殊地位，它在職能上主要有服務和管理兩大核心職能。

1.服務。隨著公共服務理念的不斷深入，作為學院辦公室更應該積極轉變自己的觀念，作為服務部門主要包括對內服務和對外服務兩個方面。①對內服務。學院辦公室對內服務主要表現在對領導和師生兩個方面，做好領導的助手和參謀，為師生及時、準時、方便的提供印章、檔案、文件管理等方面的工作，及時傳達上級相關政策。②對外服務。在事權范圍內積極向院外、校外提供規定性服務，為已畢業學生提供便捷、高效的服務。主動挖掘本單位亮點，借助媒介有效宣傳學院形象，提高對外服務水平，提升本單位形象。

2.管理。學院辦公室在學院管理中的中樞地位決定了辦公室的管理功能，主要表現在工作計劃、活動組織、協調、控制等職能。①工作計劃。辦公室人員要充分了解國家教育相關政策、方針，結合學校的戰略制訂本單位的年度、季度工作計劃，力求方案科學、合理、民主。②活動組織。辦公室要按照工作計劃組織和開展好各類師生活動，通過內容豐富、形式多樣的學術或非學術活動增進大家之間的交流，為師生營造和諧的工作和學習氛圍。③領導控制。辦公室起著承上啟下的功能，辦公室針對上級部門制定的政策要具體落實并監督執行，積極向上級主管部門匯報本單位工作情況，積極領導本部門人員圍繞目標落實各項工作，針對結果進行獎懲或目標的修正。

四、目標管理在高校學院辦公室中的應用

高校學院辦公室應充分發揮自己的職能，采用目標管理的理念、方法及程序進行辦公室工作創新，并在實施過程中不斷總結經驗，改進目標管理在辦公室工作中的應用。

1.明確概念，形成共識。①學習先進管理理論，做到理論聯系實際。高校學院辦公室人員要加強管理學理論知識儲備，結合高等教育管理特點，積極借鑒企業管理成熟理論及工具。②懂得目標管理理論，加大宣傳取得認可。辦公室要組織大家學習目標管理的理論、實施辦法、流程等，通過大力的宣傳獲得大家的認同，為進一步的具體實施奠定基礎。

2.梳理崗位職責，制訂目標計劃。①了解學校戰略，制訂部門目標。在制訂本部門目標之前，要深入研究學校的總體戰略及規劃，讓全員參與制訂本部門的工作計劃和目標，達成目標共識。②崗位工作分析，部門目標分解。在完成本部門目標制定之后，對各個崗位進行崗位職責分析，明確其工作職責、工作目標、考核方法等。然后分解部門目標到崗位和人，逐步形成“校—院—人”的目標分解體系。

3.完善目標管理體系，科學設定關鍵指標。①以服務為導向，側重“院—人”目標體系。由于學院辦公室工作要服務學校戰略，對于戰略的落實需要側重“院—人”的目標體系構建，形成雙向的協調機制，便于把目標落實到具體崗位和人。②全員民主參與，科學設置關鍵指標。目標管理的一個重要原則就是需要全員參與，需要上下級達成一致，形成具有一定挑戰性的目標。如管理職能中的活動組織可以設置為活動次數/月、活動人數、活動成本等。

4.強調自我控制，周期性提示目標進程。①人文管理，增強軟性約束。目標管理有剛性的一面，由于高校職員的特點，在目標管理過程中需要加強人文管理，做到以情感人、以理服人，增強辦公室人員的自我管理、自我約束。②監督管理，定期檢查目標完成情況。目標體系和崗位職責明確以后，需要有條不紊的執行，辦公室管理人員需要對下級進行必要的管控，針對考核結果要及時的提醒，保證目標的順利進行和達成。

5.考核定績效，獎懲促進步。從目標的制訂到實施，充分經過了全員的參與，針對實施結果則需要進行考核。考核辦法可采用360度評價方法，通過關鍵指標的考核，再通過權重的辦法來確定每個崗位人的完成情況并進行獎懲，通過物質或精神的獎勵不斷促進辦公室人員的工作積極性。目標管理是一個化戰略為行動的工具之一，針對高校學院辦公室工作采用目標管理是辦公室工作的創新，也是針對行政和服務類工作進行細節管理和精細化管理的嘗試。希望借助較為成熟的目標管理工具能提升高校學院辦公室管理能力和服務水平，更好地服務于人才培養質量的提升，以促進高等教育的全面發展和進步。

參考文獻：

[1]楊文士，焦叔斌，等.管理學原理[M].北京：中國人民大學出版社，2004：11.

[2]黃良英.論高校學院辦公室的人文管理管理[J].浙江師范大學學報（社會科學版），2007，（4）.

[3]黃文秀，王斌，等.高校學院辦公室的科學管理[J].中山大學學報論叢，2007，9（27）.

[4]劉強.如何提高高校學院辦公室工作效率[J].中國科教創新導刊，2008，（16）.