企業檔案管理工作之我見

常秀玲

摘要：檔案管理工作在企業發展中的作用愈來愈凸顯，然而目前部分企業對檔案工作還不夠重視，檔案意識不強，檔案利用率低，甚至給企業發展造成了一定的影響。鑒于此，本文從企業檔案管理工作的重要性、企業檔案工作的現狀和企業檔案工作的建議及發展趨勢等方面提出了個人看法，希望對檔案工作和企業管理等有所借鑒。

關鍵詞：企業檔案；問題；建議；趨勢

中圖分類號：G271 文獻標志碼：B 文章編號：1674-9324（2012）01-0255-02

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業決策者可以通過充分利用檔案豐富的信息資源，尋找工作查考的依據，維護企業經濟利益，合法權益和歷史真實面貌，為推進企業快速發展提供科學依據。

一、檔案管理對企業發展的重要性

優秀的檔案管理工作能夠有效地促進企業發展，表現為：有助于企業增加技術和知識儲備，促進企業保護好知識產權和商業秘密，為企業的可持續發展提供強有力的保障；有助于企業在國際國內市場競爭中增強抵御風險的能力，并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益；有助于企業構筑企業信用體系，提高企業誠信度，樹立企業形象；有助于企業加強自身文化建設，利用豐富生動的檔案素材，展示企業創業發展的歷程，培養員工的認同感和歸屬感，創新企業經營理念，提升企業的文化品位。

二、企業檔案工作存在的主要問題

1.領導不重視，檔案利率不高。企業檔案工作對企業管理意義深遠，具有十分重要的價值。檔案信息的利用不僅可以為企業帶來較顯著的經濟效益，而且從某種意義上來講能提高企業的社會效益。但是許多企業領導檔案利用的意識不強，對檔案工作的重視程度不夠，使檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。甚至于有的重要企業信息檔案未能及時歸檔存檔，為企業的發展，特別是信息渠道的有效完善埋下了隱患。

2.檔案管理機制不完善。企業檔案工作重視最基礎的資料收集，有些資料的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不健全，責任不明確。有的雖建立了一些管理制度，也明確了一些管理機構卻總是流于形式，成為擺設，不能正直發揮作用。部分檔案人員因無明確的考核機制而責任心不強，文件資料堆積很久卻不能及時整理。甚至有的檔案資料丟失嚴重。有些責任部門不及時催要重要文件，使傳閱文件被丟失、涂改、污改等現象時有發生，給企業檔案管理的規范化造成較嚴重的影響。

3.在檔案管理方面投入資金少，致使檔案管理設施設備陳舊落后。現階段，電腦已經廣泛應用于社會各行各業，而企業管理的整個流程基本都離不開計算機的現代化辦公手段。但有些企業因為領導不重視，在檔案管理方面不舍得投入，致使檔案管理設施設備陳舊落后，計算機不能廣泛應用到檔案管理工作中來，致使檔案工作效率不高，不能更好地企業發展服務。

4.檔案工作專職人員缺乏。因為缺乏專業的培訓和學習，當前很多企業檔案管理人員專業水平不高，工作能力不強，工作責任心低下，加上知識結構不合理，學歷普遍偏低，高層次檔案專業人才甚少，遠遠不能滿足企業發展的需求，直接影響了檔案管理水平的提升。

三、提高檔案管理的建議

以上問題的存在對企業發展有著潛在的危害，特別是一些文件涉及企業的重要技術、商業機密、專利、工藝等，如果管理不善，勢必造成企業的重大經濟損失。為此，提出幾點提高檔案管理工作的建議：

1.強化法制觀念，提高檔案管理意識。樹立法制意識，是做好企業檔案工作的基礎。深入學習宣傳《檔案法》的基礎上，進一步明確有法可依，有法必依，明確執法的嚴肅性，提高工作的自覺性。領導的重視也是做好檔案工作的重要保證，通過宣傳引導，讓員工知道做好檔案管理工作也能夠創造效益，對企業發展是有很大作用的。

2.規范企業檔案管理機制，強化工作責任。健全檔案管理的規章制度，明確職能，使檔案管理逐步適應科技水平的提升，適應企業各項管理工作的革新。應建立健全管理機制，強化檔案意識，提高檔案管理專業人員的知識面，提高業務能力和水平，增強做好檔案管理工作的積極性和主動性，同時要采取有效手段實施約束和激勵機制，嚴格考核，增強工作人員的責任意識，創新工作，開創企業檔案工作新局面。

3.更新設備，充分利用現代化技術。社會發展的速度愈來愈快，企業檔案數量也將快速增多，單單依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要，所以采取現代化手段進行檔案管理勢在必行。計算機、網絡等媒介的出現能夠很好地解決這一問題，但這需要企業領導及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進使用現代化技術設備，提高工作效率和質量。

4.增強專業技能，提高人員的素質。針對檔案工作性質，企業要確定專人管理檔案工作，針對企業檔案管理的特點和管理人員素質差的情況，企業要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，加強企業檔案管理工作。不僅要有一定的政治理論水平、業務水平，還要有廣博的知識，強烈的開拓、進取意識，既要能熟知檔案管理法規和基本的檔案管理業務知識、技能，還要熟練掌握計算機管理知識和操作技能，以適應新時期的企業檔案管理。

四、企業檔案管理工作的趨勢

企業愈發展，各項生產經營活動產生的相關信息資料就愈多，檔案管理工作亦增加了復雜性和工作難度，沖擊著傳統的檔案管理方式。企業檔案管理工作必須向科學化、現代化邁近，才能適應企業的發展需求。企業檔案管理工作將會有以下發展趨勢：

1.企業檔案管理工作將發揮更加重要的作用。檔案是企業在科技創新、管理創新活動中積累、保存起來的知識，是企業的重要資產，檔案管理工作必須圍繞企業的中心工作，抓好服務、促進建設、加快發展，進一步發揮檔案室的服務功能，推動檔案工作跨越式發展，為企業經營管理提供更好的服務，提高企業的工作效率和經濟效益。

2.企業檔案管理工作將會得到更快發展。企業檔案管理首先體現在企業的辦公自動化和多媒體技術的應用方面，檔案借以存在的載體也與時俱進地從紙質檔案轉變為磁盤、磁帶、光盤、U盤等，檔案的存在形式由卷案轉變為微型化、無型化、網絡化和虛擬化。不僅減少了儲存空間，而且提高了工作效率，因為在使用調閱檔案時，一臺電腦可以儲存太多檔案室案卷所儲存的信息資料，工作人員更多的是應用現代化的查閱方式，一揮而就，工作效率大大提高，減少了勞動力，降低了工作成本，卻能收到事半功倍的效果，企業檔案工作將得到跳躍式的大發展。

3.企業檔案工作實行信息一體化管理。實現檔案、資料、圖書、情報工作一體化管理。企業檔案資料管理綜合性特點決定了檔案、資料、圖書、情報等信息之間是互相影響、互相滲透的。實行一體化管理能降低成本，提高效益；能有利于企業各種信息的綜合性的開發和利用，因為企業技術人員在技術創新過程中利用信息資源時，不會去區分它的來源是檔案還是情報，而是以利用價值來決定其取舍。企業檔案管理實行信息一體化管理還有利于企業對各種信息的收集管理和進行多次加工，充分發揮各種信息的全面綜合優勢，為企業的快速發展提供高效服務。

4.企業檔案管理將有效推動企業文化建設。企業發展的過程亦是企業檔案信息資料不斷積累的過程，企業的文化核心思想全部體現在企業檔案資料信息中。它不但記錄著企業產生、經營和企業文化建設的過程，它還能為企業文化深層次建設提供依據和參考。首先，企業檔案是企業職工了解企業發展史的必不可少的工具，挖掘積淀在企業檔案中體現企業精神的典型事例，可以用來教育企業職工繼承和發揚企業精神，充分調動職工的積極性和創造性，增強企業的凝聚力和向心力；其次，企業形象是企業文化建設的重要內容，它是企業的一筆巨大的精神財富和無形資產。企業檔案在企業形象建設中，亦發揮著重要作用。