依據新修訂《檔案法》創新檔案工作機制

文/李靜

新修訂《檔案法》的頒布實施，將為檔案工作帶來諸多的變化和影響，本文結合新修訂《檔案法》與檔案實際工作，從檔案安全工作機制、檔案開放年度報告審批制度、檔案的信息化建設、檔案工作的監督檢查、檔案的綜合服務等方面談如何創新檔案工作機制，為進一步優化檔案工作提出了思路和建議

新修訂《檔案法》于2021 年1 月1 日生效，其在諸多方面均有改革創新之處，例如如何對檔案安全加以保障、檔案封閉時間應當縮短、檔案監督檢查方法如何創新等等。創新不應僅是紙上談兵，想在檔案工作中實施這些改革，不僅需要通過起草和修改相關配套的法律法規和條例，更需要通過創新檔案運作機制以貫徹落實新修訂《檔案法》中的這些亮點。為此，本文在對新修訂《檔案法》進行深入了解的基礎上，對檔案工作機制如何加以創新提出一些思考。

一、在建立檔案安全工作機制方面進行創新

建立具有可操作性的檔案安全機制是新修訂《檔案法》中新法條的重要內容。新修訂《檔案法》第十九條第二款規定：“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力。”此次這條新增加的條款點明了各檔案單位需要在建立檔案安全工作機制方面進行創新。

有關加強檔案安全創新工作機制的措施建議應基于以下幾個方面：

首先，加強組織建設。在單位內建立相應的檔案安全機構，高度重視以確保檔案的安全工作。

其次，要從制度建設上完善檔案安全管理。創建文件安全管理系統，以規范所有各級單位、部門及人員的檔案安全問責級別。

第三，加強應用設備與管理系統等方面的硬件建設，即提升檔案安防的設施水平并引進相應的設施設備，促進檔案信息化管理水平的提高，以此確保數字化的電子檔案的安全性。

第四，從安全應急管理入手提升檔案風險管理水平，建立應急管理部門或團隊，制定應對安全風險的制度及應急處置方案，并依據制度與方案進行定期的、標準化的應急演練等。

二、創新建立檔案開放年度報告審批制度

關于檔案開放的相關問題，新修訂《檔案法》第二十七條規定：“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放……檔案開放的具體辦法由國家檔案主管部門制定，報國務院批準。”落實檔案開放機制的基礎在于建立與完善檔案開放年度報告審批制度。[1]

這要求各檔案相關機構都應著手進行檔案開放年度報告的審查和審批制度的建立，盡管目前有關檔案開放的政策文件還未下達，開放措施還未以文件形式做具體規范，但并不影響每年檔案需要周期性開放成為定局。檔案的開放需要檔案部門按照流程進行審批方才能同意其申請，一般都會按時開放，但檔案的開放周期有可能會根據情況提前或延期。

三、檔案的信息化建設

新修訂《檔案法》中新增了“檔案信息化建設”一章，其中包含7條內容涉及到政府、各相關部門的相應職責、建設信息系統、電子化檔案在法律中的效力、驗收與管理電子檔案的制度、建設與管理數字化檔案館、電子檔案的共享與利用，這些內容是建設和管理電子化檔案體系的核心部分，反映了檔案信息化在發揮支撐國家治理體系的輔助作用的過程當中對治理效能的重要性，體現了檔案工作對新時代下對國家治理的作用以及新時代對信息化檔案的新要求。

有關如何對檔案信息化進行建設在新修訂《檔案法》中有著相應的規定和要求，要求通過引用新技術如OCR技術對檔案全文文字進行識別、通過數據挖掘進行檔案深度內容的探索、通過文件共享實現紙質檔案向電子檔案管理模式的轉變。管理模式的轉變主要包含以下四個內容：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設。

實現檔案信息化以及保障信息安全前提是建立和完善與檔案信息相關的基礎設施。在建設檔案信息化的過程當中，保證信息安全是第一要義，確保信息化的檔案管理系統與信息資源的安全性需要及時對數據庫的設施進行更新以及安全性的檢查。檔案信息相關的資源建設是保證檔案工作可以正常運作的重要基礎，新修訂《檔案法》中專門為檔案信息資源的建設途徑提出了兩種方式，即“增量式計算機化”和“庫存數字化”。

為了使檔案信息建設按照新修訂《檔案法》的規定方向發展，必須加強相關方面的資源建設，加快傳統載體向數字化檔案轉化的變革速度。為了保證檔案數字化轉化工作能夠順利進行，需要對相關的文件歸檔范圍、文件管理方式等具體工作設定相應的工作細則，依據制定的工作細則和規章制度對電子文件進行一系列的整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用工作。落實相關軟硬件設備的標準化使用，不但能夠保證電子化檔案的歸檔質量，還能加快傳統的管理模式向電子檔案管理模式的轉變，提升管理水平。建設信息化的檔案管理模式以構建應用系統，實現功能為中心，以保障檔案工作效率為主旨。

新修訂《檔案法》為了保證電子記錄與傳統的紙質檔案的效力一致，強調可以采取必要的保障性措施，保障電子記錄的真實、完整、安全、可用。在設計應用系統之初就需要考慮如何能將檔案管理更好地在一個長期過程中發揮信息化建設的作用。這有賴于根據全生命周期理論，設置檔案管理的標準規范，涉及到電子檔案的收、整、存、用、識、銷等全流程。有賴于設置標準規范。檔案信息化的相應標準規范應該涉及到以下幾個方面：傳統載體向電子化檔案的轉化、電子檔案的管理與使用、人員的操作規范、監督系統運行等，在新的管理模式下，規范化的保障信息及系統的安全。[2]

四、加強檔案工作的監督檢查

新修訂《檔案法》在第六章新添了有關“監督檢查”的內容，規定了監督檢查范圍，以及如何依法進行監督檢查的程序，規范了非法線索的調查處置方式，列舉了檔案部門可能存在的安全隱患及整改方式以及如何在發現風險點時快速響應、報告檔案違規行為等內容。此次更新是鑒于全國檔案機構改革所帶來的新情況和新問題，為保證各級相關主管部門能夠切實履行自己的監督檢查職責而增加的，這為我國檔案事業從制度上提供了保障，每一地區、系統、單位都應為了檔案事業的高質量可持續發展加強監督檢查。

要加強對檔案工作的監督檢查，首先要全面監督檢查檔案管理機構內部不同檔案管理部門是否遵守有關規章制度和規定，確定工作任務落實等情況；建立工作督查機制，真正覆蓋各級所有部門組織。其次，注意各類檔案機構工作特點的密切聯系，定期開展線上線下相結合的監測、審核、評估和交流，提高整體工作水平，更好地為檔案機構的長期發展服務。[3]

五、檔案的綜合服務

新修訂《檔案法》廣泛承認公民的檔案存取和使用權，公民可以根據自己的需求與權益去對檔案的借閱、監督、使用、保護等權利進行維護。這不僅使得申請借閱檔案較之前更加簡單便捷，相關流程手續也得以簡化，更是提升了檔案借閱的效率，從而促進了社會管理科學水平的提高，利用檔案力量為社會主義現代化建設作出貢獻。[4]