提升鐵路基層單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策探析

文/萬(wàn)鵬鵬

規(guī)范鐵路基層單位檔案管理，對(duì)于拓展鐵路歷史研究，提升檔案史志工作，服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展具有積極作用。本文結(jié)合鐵路基層檔案工作現(xiàn)狀和不足，從改變傳統(tǒng)檔案管理認(rèn)識(shí)、增加基礎(chǔ)設(shè)施投入、健全檔案管理體系、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式、加強(qiáng)人才培養(yǎng)方面，探討提升鐵路基層單位檔案管理規(guī)范化工作的對(duì)策

一、鐵路基層單位檔案工作現(xiàn)狀和不足

1.對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)有待提高

檔案管理作為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，已逐漸發(fā)展成一項(xiàng)集知識(shí)、資源、管理的綜合性活動(dòng)，其將企業(yè)發(fā)展過(guò)程中收獲的各種體驗(yàn)痕跡和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)在一起，構(gòu)成了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要顯性知識(shí)。總體來(lái)看各基層單位對(duì)工作中產(chǎn)生的各類(lèi)資料能按時(shí)收集、科學(xué)分類(lèi)、及時(shí)移交、整理上架，實(shí)現(xiàn)了檔案資源數(shù)量穩(wěn)步增長(zhǎng)，但在檔案資源質(zhì)量、基礎(chǔ)設(shè)施、人才培養(yǎng)、檔案利用方面還很欠缺，不能滿足實(shí)際需要。例如，調(diào)研發(fā)現(xiàn)部分管理者和員工對(duì)檔案知識(shí)了解掌握不深入，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)停留在“資料室”的定位，把檔案工作認(rèn)為是虛的、軟的，得過(guò)且過(guò)思想比較突出；個(gè)別單位檔案制度制定后，未經(jīng)上級(jí)主管單位審查修正，在內(nèi)容、作用上缺乏權(quán)威性；大多數(shù)基層檔案員是身兼數(shù)職，日常疲于應(yīng)付事務(wù)性工作，用于檔案工作時(shí)間相對(duì)較少，諸如以上種種原因，導(dǎo)致鐵路基層單位在檔案管理、人員配置、檔案收集等方面不科學(xué)、不規(guī)范、不及時(shí)等問(wèn)題。

2.檔案設(shè)施投入有待加強(qiáng)

紙介質(zhì)為載體，以人工檢索為基本手段，檔案檢索效率和資源利用率不高。部分實(shí)行檔案信息化管理的單位，也基本停留在目錄檢索層次上，基層單位檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)與集團(tuán)分公司、國(guó)鐵集團(tuán)檔案館的數(shù)據(jù)對(duì)接、共享，室藏檔案資源信息價(jià)值幾乎沒(méi)有挖潛利用。硬件保障方面，對(duì)于檔案保護(hù)性措施不夠得力，有的單位檔案保管設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋，庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)、功能不全，“三室”分開(kāi)、“八防”措施不到位等問(wèn)題依舊存在。相比較企業(yè)在安全管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)活動(dòng)投入而言，在檔案管理方面投入成本偏低，距離企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展要求還有差距。

3.檔案管理制度有待完善

部分單位檔案管理未能緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展變化情況，制度建設(shè)跟進(jìn)不及時(shí)，檔案制度的有效性、實(shí)踐性、可行性不強(qiáng)。面對(duì)諸如企業(yè)市場(chǎng)化改革進(jìn)程中內(nèi)部機(jī)構(gòu)及整合、變更、合并、撤銷(xiāo)等過(guò)程產(chǎn)生的檔案資料，由于缺乏相應(yīng)管理制度規(guī)范，沒(méi)有明確的歸檔要求，導(dǎo)致部分檔案資料不能按期完整歸檔，甚至部分有價(jià)值的資料未納入歸檔范圍。隨著鐵路市場(chǎng)化改革持續(xù)推進(jìn)，對(duì)企業(yè)治理體系、治理能力建設(shè)要求逐步加強(qiáng)，如何進(jìn)一步規(guī)范檔案制度體系，完善各門(mén)類(lèi)檔案管理制度，更好適應(yīng)企業(yè)、社會(huì)發(fā)展要求，還存在一些亟需解決的問(wèn)題。

4.檔案利用形式有待創(chuàng)新

目前鐵路基層檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等工作主要以手工為主，檔案的利用主要依賴(lài)人工查找、翻閱、復(fù)印等傳統(tǒng)方式，工作效率低下，錯(cuò)誤率較高，重藏輕用等現(xiàn)象較為突出。雖然，近年來(lái)鐵路基層檔案管理機(jī)構(gòu)在簡(jiǎn)化程序、優(yōu)化接待、提升服務(wù)上作了努力，檔案開(kāi)放率得到大幅提高，但是利用率一直得不到提升，即有檔可用，但檢索率低，甚至沒(méi)人用，檔案的潛在價(jià)值未能充分體現(xiàn)。另一方面，各基層單位不同程度存在重文書(shū)、輕科技、聲像等其他門(mén)類(lèi)檔案現(xiàn)象，造成室藏檔案資源中紙質(zhì)檔案比重較大，特殊載體檔案數(shù)量極少，甚至短缺，室藏檔案類(lèi)型單一，結(jié)構(gòu)不合理問(wèn)題比較突出。

5.檔案管理人員素養(yǎng)有待提升

鐵路檔案管理是一項(xiàng)對(duì)專(zhuān)業(yè)與技術(shù)能力要求較高的工作，檔案管理人員不僅要具備精通的檔案業(yè)務(wù)能力及獲取判斷、綜合處理信息的能力，還要熟悉鐵路專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能。但受傳統(tǒng)用人體制制約，檔案工作人才競(jìng)爭(zhēng)難以順利展開(kāi)，加之檔案部門(mén)待遇不高、小眾等特點(diǎn)，難以吸引優(yōu)秀人才進(jìn)來(lái)，進(jìn)來(lái)后又難以留住，致使基層檔案部門(mén)人才隊(duì)伍青黃不接。例如，調(diào)研發(fā)現(xiàn)有的基層單位檔案員短期內(nèi)頻繁更換，新入職人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，受個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)及專(zhuān)業(yè)能力限制，檔案基礎(chǔ)管理工作相對(duì)薄弱。此外，飛速發(fā)展的信息技術(shù)，也深刻影響和改變著傳統(tǒng)檔案工作的理念、內(nèi)容、方法、模式及檔案收、管、用等各個(gè)環(huán)節(jié)，這都對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出了更高要求。

二、加強(qiáng)鐵路基層單位檔案規(guī)范化建設(shè)的措施

1.提高對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)

隨著，檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)日益凸顯，檔案載體類(lèi)型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)媒介發(fā)展為圖片、音像、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種形式，檔案的種類(lèi)、形式更加豐富多樣，檔案利用也更便捷，這對(duì)檔案部門(mén)既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。為此，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)，樹(shù)立檔案工作“一盤(pán)棋”意識(shí)，形成人人參與檔案保護(hù)、人人重視檔案良好氛圍。一是建立健全檔案工作體系，圍繞中心工作，優(yōu)化檔案管理制度體系。二是把檔案工作納入黨政機(jī)關(guān)議事內(nèi)容，定期聽(tīng)取檔案部門(mén)工作匯報(bào)，了解檔案管理工作情況，凝聚全員重視檔案工作共識(shí)。

2.注重檔案硬件提升

增加對(duì)檔案管理工作資金投入，嚴(yán)格按照檔案保管標(biāo)準(zhǔn)及要求，科學(xué)配置檔案室辦公、借閱、存放場(chǎng)所，積極引進(jìn)智能一體化管控平臺(tái)，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、環(huán)境監(jiān)測(cè)、治理設(shè)備、檔案安全防護(hù)設(shè)備、檔案庫(kù)房安全保護(hù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一利用、監(jiān)測(cè)和管理。檔案室廣泛應(yīng)用包括智能密集架、除濕加濕凈化消毒一體機(jī)、溫濕度監(jiān)測(cè)器、攝像頭、智能門(mén)禁、人體紅外感應(yīng)器、自動(dòng)監(jiān)測(cè)滅火設(shè)備等在內(nèi)的科技產(chǎn)品，充分發(fā)揮科技在企業(yè)檔案管理中的安保作用。另一方面，加快存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化步伐，及時(shí)將紙質(zhì)檔案通過(guò)電子化、信息化手段進(jìn)行備份，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通、共享共用。

3.健全檔案規(guī)范體系

檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，定期制定和公布檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)方案，加大對(duì)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案標(biāo)準(zhǔn)供給，重點(diǎn)推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案、電子檔案、檔案資源共享服務(wù)、檔案安全保護(hù)及風(fēng)險(xiǎn)防控、數(shù)字檔案館建設(shè)等標(biāo)準(zhǔn)供給，使檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有章可循、有規(guī)可守。同時(shí)，動(dòng)態(tài)做好檔案基礎(chǔ)制度相關(guān)規(guī)范性文件的立、改、廢、釋等工作，及時(shí)清理、修訂與現(xiàn)實(shí)需要不相適應(yīng)的規(guī)章和規(guī)范性文件，制定出符合基層管理實(shí)際的具體辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)鐵路基層單位檔案規(guī)范化建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

依托信息化手段加大鐵路檔案資源開(kāi)發(fā)利用，提升檔案信息資源互聯(lián)、互通、共享及服務(wù)能力。一是統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)。檔案主管部門(mén)要充分掌握現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際和真實(shí)需求，加強(qiáng)科學(xué)規(guī)劃，開(kāi)發(fā)統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，指導(dǎo)和監(jiān)督基層檔案信息共享利用工作。二是拓寬檔案信息資源服務(wù)利用渠道。各級(jí)基層檔案部門(mén)要通過(guò)舉辦展覽、編研材料、新媒體傳播等方式，加大鐵路檔案資源利用力度。三是圍繞鐵路扶貧、防疫、基礎(chǔ)建設(shè)、服務(wù)保障等重點(diǎn)工作任務(wù)，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案資源管理工作中的應(yīng)用。充分發(fā)揮“云存儲(chǔ)”、人工智能、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，深化檔案數(shù)據(jù)的挖掘、加工、分析、統(tǒng)計(jì)，最大限度發(fā)揮檔案資政查考、宣傳教育作用。

5.加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

實(shí)施人才強(qiáng)檔工程，配齊配優(yōu)檔案人才隊(duì)伍，使檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的總量與檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展要求相適應(yīng)。一是做好檔案人才總體規(guī)劃，督促各基層單位及時(shí)配齊、配優(yōu)、配強(qiáng)專(zhuān)職檔案人員，建立合理的檔案人才梯隊(duì)儲(chǔ)備。二是做好檔案人才的引進(jìn)。結(jié)合各基層單位業(yè)務(wù)屬性，每年從各高校有計(jì)劃引進(jìn)檔案類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才，持續(xù)優(yōu)化基層單位檔案專(zhuān)業(yè)人才結(jié)構(gòu)，使檔案人才隊(duì)伍建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)要求相適應(yīng)。三是加大多層次人才培養(yǎng)力度。積極組織檔案人員參加國(guó)鐵集團(tuán)、陜西省“專(zhuān)業(yè)能力提升教育培訓(xùn)”，依托“互聯(lián)網(wǎng)+釘釘群+視頻”等形式，大力開(kāi)展在線檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升檔案人員專(zhuān)業(yè)能力。四是鼓勵(lì)檔案人員積極參與檔案職稱(chēng)評(píng)審。力爭(zhēng)在“十四五”期間取得檔案從業(yè)資格證人員達(dá)到95%，初、中級(jí)職稱(chēng)人員達(dá)到60%。