遭遇“會議殺手”

開會，向來是職場生活的重要組成部分，而在大大小小的會議上，總會潛伏著這樣一些“殺手”：他們生硬地打斷討論話題，一個接一個拋出餿主意，同時扼殺掉可能出現(xiàn)的好創(chuàng)意，啰里啰唆地讓人覺得快窒息了。這些人在會議中習慣性跑題、收郵件發(fā)短信、推翻已經(jīng)達成的決策，或者用其他方式找麻煩。即使高明的管理者也不得不采取一些非常手段，以確保會議的正常進行：比如用巧克力等小零食塞住他們的嘴，或者奉以如冰的冷漠讓他們自知沒趣。

“會議殺手”素描

在開會其間“一心多用”是很正常的，除非老板下令，禁止員工攜帶電子設(shè)備開會，或者安排出一段特殊的“茶歇”時間，允許大家使用高科技產(chǎn)品。否則，幾乎每個人都會在會議上發(fā)發(fā)短信、收收郵件或者做點其他什么事。然而相比于那些真正的會議殺手，這并不算什么。

“會議殺手”的表現(xiàn)之一是唱反調(diào)。“那些唱反調(diào)的人就是——無論你提出什么方案，他們總認為行不通。”Dana Brownlee說。作為亞特蘭大Professionalism Matters企業(yè)培訓(xùn)公司的創(chuàng)辦人，Brownlee說她的應(yīng)對策略之一，是在會議之前帶那些一向喜歡唱反調(diào)的人去吃午飯，讓他們在飯桌上發(fā)泄，然后盡可能在會議桌上達成一致。一旦會議開始，她就定下規(guī)矩：任何唱反調(diào)者都被要求在質(zhì)疑的同時提出一個解決方案。

會議上另外一類“問題人物”是那些沉默不語的人，Brownlee女士說。“他們可能是坐在會議室后排的那些安靜的人，一旦會議結(jié)束，他們就會出現(xiàn)在茶水間，想方設(shè)法給你添亂。”Brownlee女士的應(yīng)對策略是，在會議期間特別讓這些人發(fā)表意見，以便獲得他們的反饋信息。

對于最棘手的“會議殺手”——喜歡東拉西扯的跑題者，Brownlee有時候會在會議桌的中間擺上一個玩偶，她告訴與會者，“無論什么時候，只要有人覺得會議跑題了，就把這個玩偶拿在手里。”這樣可以讓與會者在不打斷會議進程的情況下表達不滿。

和“會議殺手”過招

對于自己曾在會議上取得的巨大勝利，女性網(wǎng)站SheNow.org的創(chuàng)建者兼首席執(zhí)行長Brenna Smith至今津津樂道。數(shù)年前的一次會議上，她正在向新任老板及10個同事做PPT演示，話說到一半時，一位同事忽然站起身走到會議室的前面提出質(zhì)疑，說她的想法根本行不通。

為了表示自己可以堅守自己的觀點，Smith女士回敬對方道：“我認為您說得非常好，但是我想先把我要說的說完，以便我們能夠討論我的方案，之后有時間的話，我們可以再討論您的。”之后會議室陷入安靜，這位同事回到了自己的位子上。直到會議結(jié)束，與會者也沒有時間來討論這位同事的提案，而Smith女士的方案則被順利采納。

喜歡閑談跑題的人對于會議的“殺傷力”相當之大。美國明尼阿波利斯的項目管理顧問Samir Penkar，去年時曾在一家保險公司主持20個員工的每日例會，而其中有兩個與會者總是喜歡跑題。因此，Penkar開始帶著巧克力來開會，“在開會其間，如果有任何一個人開始閑扯，我就遞給他一塊巧克力。”他說。

在兩周多的時間中，Penkar先生將這一策略重復(fù)了6次，直到員工們學(xué)會了嚴格遵守會議議程。

作為達拉斯職業(yè)與職場咨詢公司People Results的首席執(zhí)行官，Patti Johnson說為了確保會議順利進行，會議的主持者有時會在討論開始之前預(yù)留一段時間，讓唱反調(diào)的人提出異議和質(zhì)疑，然后引導(dǎo)整個團隊調(diào)整模式，集中精力達成共識。

在Johnson女士數(shù)年前參加的一個會議中，與會者幾乎要對一個新項目達成共識了，然而，一位高級經(jīng)理把這一切全推翻了。“她問了一個幾乎沒辦法回答的問題。”Johnson女士說，“那使得發(fā)言者開始動搖。”這位經(jīng)理下屬的15位同事也很沮喪，其中幾個問道，“為什么在這個節(jié)骨眼上才提出異議？你不能早點提嗎？”但是反對者的意見足以讓項目擱淺——那似乎正是令反對者滿意的結(jié)果。

被會議浪費的生命

隨著科技的進步和對于效率的注重，辦公室各項事務(wù)的運轉(zhuǎn)被要求比以往更加順暢。開會的目的，原本是以創(chuàng)意解決問題，同時涌現(xiàn)出最好的點子——但事實上，那僅僅是理想。即使最出色的管理者，其中的一部分人也未必能駕馭會議。

Opinion Matters公司上個月發(fā)布的一項調(diào)查結(jié)果顯示，英國的職場人平均每周花費4個小時用來開會，然而他們認為，會議中一半以上的時間都是浪費。Opinion Matters是一家位于倫敦的市場調(diào)查公司，此項調(diào)查是為愛普生公司與經(jīng)濟和商業(yè)研究中心（Centre for Economics and Business Research）所做的，前者是辦公室打印機和投影儀生產(chǎn)商，后者是一家經(jīng)濟咨詢公司，調(diào)查對象為1000名員工。

“開不完的會”位列“職場中浪費時間的事”榜單首位——這是職業(yè)網(wǎng)站Salary.com今年就工作時間耗費情況所做的一項獨立研究的結(jié)果，所調(diào)查的3164名員工中，47%的人贊同上述觀點。而在2008年，這一比例只有42%，且“開不完的會”和“等待同事完成你需要的工作”并列榜單第三（第一是“替同事‘救火’”，第二是“應(yīng)付辦公室政治”）。

廣告代理公司經(jīng)理Bill Shelton承認，他和這一行業(yè)中的一些人“有辦法拖延會議，嘩眾取寵，并且掌控其他人的注意力。”“推銷作品就是我們工作的一部分——正如我們在開會時所做的那樣。”他說。

為了使會議不至于拖延過久，Shelton說他之前所在公司的老板有奇特的對策：“他特意將會議桌放置在空調(diào)出風口的下方。在會議開始前的一個小時，他會把空調(diào)溫度調(diào)低到10攝氏度左右，然后在員工到達時會議室時告訴他們‘把外套放在門口’。由此，我們開了有史以來最有效率、最有成效的會議，因為每個人都專心于談?wù)撜}，只是想趕緊離開這個‘冷凍間’”。如今，Shelton先生已經(jīng)成為位于圣路易斯的廣告代理公司Left Field Creative的總裁。