云辦公軟件尚待成熟

紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館從去年6月開(kāi)始采用谷歌的電子郵件系統(tǒng)Gmail和日歷。隨著員工逐步熟悉和習(xí)慣了云版的辦公軟件，員工們也開(kāi)始使用其他云辦公軟件和一些云應(yīng)用軟件。不過(guò)，紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館CTO Juan Montes表示，盡管一些博物館的工作人員開(kāi)始使用某些云辦公軟件，但并不意味著它們可以完全替代桌面辦公軟件，他對(duì)這些軟件的兼容性和安全性仍然持懷疑態(tài)度。

實(shí)際上，像紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館這樣已經(jīng)或者正在考慮采用云辦公軟件的企業(yè)并不在少數(shù)，特別是一些中小型企業(yè)，要不要云辦公軟件已經(jīng)成為他們必須回答的一個(gè)問(wèn)題。

要不要云辦公軟件？

對(duì)于大多數(shù)知識(shí)性員工而言，微軟的Word、Excel和PowerPoint是他們工作中必不可少的也是他們最為熟悉的辦公軟件。根據(jù)Forrester 2009年的一份研究報(bào)告，當(dāng)時(shí)部署Microsoft Office的企業(yè)用戶(hù)達(dá)到89％。但隨著云計(jì)算的流行，越來(lái)越多的IT高管發(fā)現(xiàn)他們面臨著一個(gè)決策：是否要部署云辦公軟件。

Forrester公司2011年針對(duì)150名 IT決策者的一份調(diào)查報(bào)告則顯示，雖然所有150人都支持繼續(xù)使用Microsoft Office，但其中的72％正考慮云辦公軟件。更具體地說(shuō)，3％正在準(zhǔn)備采用或已經(jīng)采用了谷歌Docs或Zoho，15％正在試點(diǎn)或試驗(yàn)，44％的人表示他們有興趣。其中的原因包括節(jié)約成本、提高可用性和可擴(kuò)展性等。

以洛杉磯市為例，該市兩年前把電子郵件系統(tǒng)換成了Gmail，僅此就幫助該市在軟件、硬件和支持成本上每年節(jié)約了約100萬(wàn)美元。目前，洛杉磯市約1.7萬(wàn)名公務(wù)員使用Gmail。洛杉磯市首席技術(shù)官Randi Levin說(shuō)，洛杉磯市選擇Gmail是因?yàn)楣?jié)約成本，而不是僅僅因?yàn)橼s“云”這個(gè)時(shí)髦。

不過(guò)，她說(shuō)，無(wú)論是IT部門(mén)還是用戶(hù)都感受到云辦公軟件的諸多好處。比如，他們現(xiàn)在可以通過(guò)自己的設(shè)備查收電子郵件，可以是智能手機(jī)、平板電腦也可以是傳統(tǒng)PC。而讓IT部門(mén)高興的是，系統(tǒng)的災(zāi)難恢復(fù)能力也得到了改進(jìn)。同時(shí)，IT部門(mén)可以把原來(lái)支持郵件系統(tǒng)的資源用來(lái)做其他的工作，因?yàn)镚mail幾乎不需要任何技術(shù)支持。

Montes也表示，紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館采用云辦公軟件的原因在于云應(yīng)用更便宜、更容易維護(hù)，同時(shí)提供了更多可擴(kuò)展性、更多存儲(chǔ)空間和冗余，員工很容易使用。所有這些好處，再加上員工們?cè)絹?lái)越熟悉云應(yīng)用，讓Montes開(kāi)始考慮是否應(yīng)采用更多的云應(yīng)用，如微軟的Office 365和Google Apps。

全面評(píng)估云辦公軟件

在正式?jīng)Q定采用更多云應(yīng)用之前，紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館還要對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面評(píng)估，以確保有足夠的帶寬來(lái)支持這些基于云的應(yīng)用，確保延遲不影響使用。更重要的是，Montes還對(duì)云辦公套件是否能像桌面版辦公套件那樣滿(mǎn)足他們的需求有些擔(dān)心。事實(shí)上，這也是很多企業(yè)決定采用云辦公軟件時(shí)普遍的擔(dān)心。

“在我們的職業(yè)生涯中，早就習(xí)慣了Microsoft Office。實(shí)際上，我們不僅習(xí)慣于它，并且它已經(jīng)成為辦公軟件事實(shí)上的標(biāo)準(zhǔn)，而對(duì)云辦公軟件，我們還不知道該如何用好它。”一位分析師表示。

因此，培訓(xùn)必不可少。比如，IT部門(mén)應(yīng)該告訴員工，不要通過(guò)來(lái)回發(fā)電子郵件來(lái)對(duì)文件進(jìn)行修改，而是應(yīng)該學(xué)習(xí)如何同時(shí)對(duì)同一個(gè)文檔進(jìn)行修改以協(xié)同工作——這是一種更加高效的協(xié)作方式，而高效協(xié)作正是云計(jì)算所帶來(lái)的主要好處之一。但這種流程上的改變往往是采用云辦公軟件最大的挑戰(zhàn)之一。

實(shí)際上，CIO們一定會(huì)把提高協(xié)作效率作為云辦公軟件的主要賣(mài)點(diǎn)之一，但他們還要看到“云”更具成本效益，也更易于管理，因?yàn)榇藭r(shí)軟件的升級(jí)完全由供應(yīng)商來(lái)負(fù)責(zé)，另外，只要有能上網(wǎng)的設(shè)備、能上網(wǎng)就能使用也是云辦公軟件的優(yōu)勢(shì)之一。

同樣，云辦公軟件也有一些局限，必須予以重視。例如，如果在Excel采用了很多宏，并且有很多表格，其中還嵌入了大量復(fù)雜的公式，此時(shí)切換到云版電子表格工具，就會(huì)遇到問(wèn)題。這一點(diǎn)也是很多業(yè)內(nèi)人士的共識(shí)，因?yàn)橥泄艿腜owerPoint和Excel目前還不具備桌面版同類(lèi)軟件的功能水平。

“我認(rèn)為現(xiàn)在還不能完全不用微軟的Office，比如財(cái)務(wù)人員常常會(huì)用到非常復(fù)雜的電子表格，云辦公軟件就滿(mǎn)足不了需求。另外，對(duì)非常頻繁地使用PowerPoint的公司也不能一下子全面采用云辦公軟件。”一位分析人士表示。

另外，用戶(hù)是否接受也是一個(gè)問(wèn)題。云軟件過(guò)于頻繁的更新和改變（大多數(shù)云產(chǎn)品都是如此）常常讓用戶(hù)備感挫折。還有，一些用戶(hù)對(duì)云的安全性和隱私問(wèn)題也很關(guān)注。不過(guò)，值得高興的是，一些大型云服務(wù)提供商已經(jīng)能夠提供更多的安全專(zhuān)家和安全功能。

但就長(zhǎng)期發(fā)展來(lái)看，不少人看好云辦公軟件，認(rèn)為只要所有這些辦公軟件都有了可替代的云版本，取代只是一個(gè)時(shí)間問(wèn)題。云計(jì)算的好處再加上基于Web的辦公軟件本身的不斷改進(jìn)，最終可能會(huì)使得各種個(gè)人使用的辦公軟件都遷往云中。

當(dāng)然，也有反對(duì)者。洛杉磯的Levin就表示，自從全面部署Gmail后，越來(lái)越多的員工開(kāi)始使用谷歌提供的云應(yīng)用套件，如Google Docs，并體驗(yàn)到云計(jì)算的好處。但她仍然認(rèn)為，暫時(shí)不會(huì)完全切換到云辦公軟件，因?yàn)橛泻芏鄦T工會(huì)抵制這一舉動(dòng)，他們中大部分是因?yàn)椴惶煜す雀璧倪@些云產(chǎn)品，而有一些是因?yàn)楣雀璎F(xiàn)有的云辦公套件無(wú)法提供像微軟的桌面辦公軟件那么強(qiáng)大的功能。