如何提高企業辦公室工作效率

【摘 要】很多企業的辦公室管理中都存在著人員素質有待提高、責任心不強、工作壓力大、分工不明確、積極性不高等問題，嚴重影響到企業辦公室工作效率，因此，提高企業辦公室工作效率就顯得尤為重要。本文首先分析了企業辦公室的職能，其次，從加強企業辦公室制度建設；實施網上辦公室工程；嚴格督查考核；創新參謀方式等方面就如何提高企業辦公室工作效率進行了深入的探討，具有一定的參考價值。

【關鍵詞】企業；辦公室；工作效率

一、企業辦公室的職能

一是在企業中營造出一種文化環境。企業辦公室是企業文化建設的主體，應該努力為企業營造出一個健康、和諧的學習環境和工作環境。二是服務全體員工，協助企業領導輔助決策。企業辦公室的主要職責就是為廣大員工和領導服務，企業要承擔組織員工活動、接待各種來訪、會議安排、重要文件收發、物資采購、人事聘任等事務，同時還要當好領導的參謀，為領導出謀劃策、獻言獻計，提供必要的建議和信息，協助領導處理企業日常政務工作和黨務工作。三是企業辦公室起到一個綜合協調、檢查監督、上傳下達的作用，發揮著聯絡內外、協調左右、承上啟下的中心樞紐職能。

二、如何提高企業辦公室工作效率

（1）加強企業辦公室制度建設。一是抓好制度建設，對現有制度進行全面修訂，使制度更加合理、科學、規范，以適應形勢發展的需要。二是抓好調查研究，為領導決策提供服務，當好參謀助手，把調研工作作為一個重要任務來抓。根據全年的中心工作，制定了調查研究工作計劃。三是加大督查督辦力度。按要求對上級安排的工作及考勤等紀律執行情況進行督查督辦，做到每項工作有布置、有檢查、有落實、有考核。四是樹立新觀念，進一步轉變工作作風，樹立高標準的服務意識，對外做好橫向協調，樹立系統形象，對內做好縱向協調，將各科室隊的好經驗、方法及時推廣普及；二是避免各種文件在我手里延辦；三是避免任何差錯在我手里發生；四是避免前來辦事的同志在我這里受冷落；五是避免高管局的良好形象在我這里受損。六是嚴格請銷假制度和上班簽到制度。所有企業辦公室員工不論任何原因需要離開工作崗位的，都必須經領導批準后方可離崗。上下班實行簽到制，考勤情況作為年終考核、評優、晉職晉級的重要依據，全年累計遲到早退10次以上、曠工3次以上，當年不得參加各類評先活動。（2）實施網上辦公室工程。網上辦公室的啟用，能夠進一步提升企業辦公室的辦公方式和手段，在提高辦公質量和效率的同時，也增強了干部職工的科技意識，推動干部隊伍素質進一步提高。網上辦公平臺以內部網站為基礎，每個人都有自己的網上辦公室，并設置口令和密碼，個人可以通過內部網站登錄。網上辦公室內有日常辦公、審批事項、事務提醒、系統維護等模塊。通過日常辦公模塊，可以制定工作計劃或總結、向上級報送資料和報表、接收和處理公文、查閱和發布通知、接收和發送郵件、督查督辦等日常事務；通過審批事項模塊，可以直接從網上申請和批示，既提高了效率，又節約了費用，審批過程規范透明；事務提醒功能可以實時監控個人工作進展情況，對于未完成的事項、新發布的通知、未讀郵件、未處理公文等給予提醒，徹底避免了工作疏漏；通過考勤管理模塊，實現考勤管理網絡化；網上辦公室內還設置辦公助理，有網絡會議、內部通訊錄、郵政編碼查詢、萬年歷、投票系統等個性化服務功能；網上辦公室還設置了檢查考核功能，實時監控系統實時監督檢測個人工作情況，對不能按時完成工作任務、沒及時處理有關事項、工作程序不規范、不按時考勤等問題，網絡系統會自動進行扣分處理，既客觀又透明。（3）嚴格督查考核。建立、健全督查考核機制，企業辦公室主任為第一責任人，負責檢查、督促本部門人員嚴格遵守工作紀律，確保各項規定得到貫徹落實。企業督查小組將定期不定期對企業辦公室執行工作紀律進行明察暗訪，在督查或群眾舉報中發現違反工作紀律和擅離職守、貽誤工作的，將按照有關規定，追究當事人的責任；對部門負責人明知本部門工作人員發生違紀的行為不制止、不處理，經查屬實的，按照黨風廉政建設責任制及有關規定追究領導責任。（4）創新參謀方式。要改變傳統的工作方式，結合企業能轉型、“四統一”和“四化”建設目標，培養前瞻眼光、錘煉戰略思維，有針對性地提出富有創意、富有成效的意見和建議，切實做到參到點子上、謀到關鍵處，力求有更多的成果進入領導視野，轉化為領導決策。

參 考 文 獻

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