加強合同管理 規(guī)避經營風險

摘要：市場經濟是法制經濟，也是契約經濟。作為市場主體的企業(yè)，在經營活動中須臾都離不開合同。合同管理在企業(yè)管理中的地位和作用日益顯得重要。切實做好合同管理工作，規(guī)避經營風險，是企業(yè)保障自身權利，維護自身利益的前提和基礎，是現(xiàn)化企業(yè)經營管理成敗的一個重要因素。本文筆者結合近十年來管理4000余份合同的經驗和做法談幾點自己的認識。

關鍵詞：合同管理重點環(huán)節(jié)規(guī)避經營風險

1 做的幾方面主要工作

1.1 加強宣傳教育。由于企業(yè)多年來一直在濟南鐵路局內部市場從事經營，許多經營活動不同程度的帶有行政色彩，造成了業(yè)務人員風險意識不強，對合同的重要性認識不足。針對這種情況，加大了企業(yè)合同管理方面的宣傳教育力度，利用舉辦合同法學習班、會議教育、案例宣傳、工作安排等各種形式反復向合同簽訂人員、合同履行人員灌輸合同管理的重要性，讓他們在了解法律知識的同時，掌握了簽約技巧，增強了其責任感，從而使他們在思想認識和工作水平方面都有了明顯的提高。

1.2 健全組織體系。合同管理工作不能僅靠企業(yè)中某一個人的力量，而是要靠一個組織體系做保障。針對這一點，企業(yè)要設立一個三級管理體系：一是要成立合同管理領導小組，主要職責是：宣傳、貫徹國家合同法律、法規(guī)及上級合同管理規(guī)章制度；制定本企業(yè)合同管理辦法并組織實施；決定本企業(yè)合同管理方面的重大問題。二是成立專門的業(yè)務部門作為本企業(yè)合同歸口管理部門，具體負責合同管理工作。要配備政治素質高、專業(yè)知識強的專職合同管理人員（具有企業(yè)法律顧問資格證書），負責合同管理的具體業(yè)務。三是在下屬單位配備專（兼）職合同管理員，負責本單位的合同管理工作。從而使整個企業(yè)的合同管理形成一個嚴密的組織體系，為規(guī)范合同管理奠定堅實的基礎。

1.3 健全管理制度。為使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，要注重制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。結合本企業(yè)客觀情況，主要從以下各個方面完善合同管理制度：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓等。公司通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

1.4 加強監(jiān)督檢查。為把管理制度落到實處，本企業(yè)合同管理部門除要每季度定期對本企業(yè)合同的簽訂、履行情況進行一次全面檢查以外，還應注意加強日常的監(jiān)督檢查，隨時了解掌握合同管理中存在的問題和原因，向相關部門反饋，及時提出整改意見和建議，保證合同的正常有效管理。

2 合同中存在的主要問題及原因

在合同檢查中我們發(fā)現(xiàn)，雖然相關人員能夠按照合同法、合同管理辦法的有關規(guī)定簽訂合同，并按照有關法律、法規(guī)的規(guī)定自覺履行合同，簽訂的合同基本符合要求，但是，也存在一些不足之處，主要反映在以下幾個方面：

2.1 合同要素填寫不全。有的合同單位名稱寫的不全或與蓋章單位不一致，有的合同中違約責任不夠詳盡，只寫有“按《中華人民共和國合同法》有關規(guī)定執(zhí)行”等字樣，而沒有具體明確的違約責任條款。

2.2 合同中質量條款不明確。只寫有“國標”、“部標”、“行標”等字樣。

2.3 有些條款不合法律規(guī)定。合同中寫明由“第三人”作保證人，但卻無第三人的簽字或蓋章，或者簽字蓋章的為不具有擔保資格的某項目部、某分公司。

2.4 相當數量的合同不能按約定付款。由于已形成的應收款得不到及時回收，造成企業(yè)經營資金緊張，欠各生產廠家的貨款不能按時撥付，存在被對方起訴承擔違約責任的風險。

以上這些問題的存在，不同程度地影響了合同管理的質量。原因主要有以下幾個方面：一是對《合同法》內容學習理解不夠，未能完全掌握條款的實質。二是部分業(yè)務人員業(yè)務不熟練，對《合同法》和企業(yè)合同管理辦法內容學習不深不透，對合同條款的填寫要求不夠明確；三是對合同的嚴肅性認識不足，存在一定程度的僥幸心理；四是客觀環(huán)境的影響。

3 抓的幾個重點環(huán)節(jié)

針對存在的問題，重點抓好了以下幾個環(huán)節(jié)的工作：

3.1 了解掌握合同對方資信情況的環(huán)節(jié)。在合同簽訂前，要求承辦人員必須對對方當事人的主體資格、履約能力、信譽及委托代理人有無代理資格等進行認真的考察，并驗證對方相關有效證件，逐一建立起檔案。對一些主體不合格、信譽差的客戶，及時終止業(yè)務關系，防止上當受騙。

3.2 市場調研和市場競價環(huán)節(jié)。通過互聯(lián)網等各種渠道，隨時掌握各種物資的價格，做到心中有數。對外采購中，有條件招標的大宗物資，一律采用招標的方式采購；沒有條件招標的，采取比質比價的方式，擇優(yōu)簽約，從而避免了“高價合同”，提高了收益率。

3.3 合同訂立形式環(huán)節(jié)。預防“口頭君子協(xié)議”。俗話說“口說無憑，立字為據”。簽訂書面合同不僅能加強簽約雙方履行的責任心，使合同雙方有履行的依據，而且也是處理合同爭議的基礎。企業(yè)某些人員有時輕信“口諾式”的君子協(xié)議，或有時是老關系、老熟人，往往以感情和所謂的“口頭承諾”代替正式有效的書面合同。但殊不知“人熟理不熟”，這種約定一旦遇到市場出現(xiàn)問題，利益發(fā)生沖突，雙方就會產生爭議。所以，除對少數即時清結的合同可用口頭形式外，對于一些標的額較大、內容比較復雜的合同都應采用書面合同的形式。

3.4 合同簽訂環(huán)節(jié)。簽訂各類合同，被授權人員都應嚴格在法人授權的權限和期限內行使其權利，而且均應組成不少于二人的合同洽談小組進行洽談，以杜絕暗箱操作。特別是對公司的生產經營活動和經濟效益影響大的合同，堅持企業(yè)法律顧問參與全過程并加以管理、控制和審查，分管合同領導復審，主要領導按權限批準的合同審批制度，杜絕了違規(guī)簽訂合同的問題，有效維護公司的合法權益。

3.5 合同資料保管歸檔環(huán)節(jié)。合同作為具有法律效力的文書，是企業(yè)主張權利，維護利益的最直接證據。為保證合同文本的完整，公司實行統(tǒng)一合同文本、統(tǒng)一合同臺帳、統(tǒng)一合同檔案制度。由合同管理員對合同進行分門別類登記，與合同有關的文書（含圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等）一律作為合同的組成部分一同保管，合同履行終止后，統(tǒng)一歸檔保存，以備隨時調用。

3.6 違約糾紛處理環(huán)節(jié)。法律顧問部門（法律事務部）在審查合同時，就要選擇合適的違約條款和糾紛處理條款。在盡力做到己方不違約的同時，積極督促對方履行合同義務，防止出現(xiàn)違約行為。對合同履行中出現(xiàn)的潛在風險苗頭，及時采取措施加以防范，直至采取仲裁或訴訟的方式進行解決，維護了企業(yè)的合法權益，減少了企業(yè)的經濟損失。

4 進一步加強改進合同管理的措施

4.1 進一步加大宣傳力度，增加用法律維權的意識。繼續(xù)廣泛深入地開展相關法律、法規(guī)的宣傳教育活動，提高全體員工的法律意識，增強法制觀念，樹立自覺遵守法律法規(guī)的意識。對企業(yè)近年來所簽訂合同中存在的問題進行整理分析，編印成冊發(fā)至各單位引以為戒。

4.2 結合企業(yè)經營實際，進一步抓好合同管理制度的落實。企業(yè)法律顧問要全程參與重大合同的洽談和簽訂工作，有針對性地指導相關人員簽訂好合同。落實合同管理責任制，將合同管理責任與有關人員的待遇掛鉤。規(guī)范和增強合同管理辦法的可操作性，使合同管理符合“制度化、規(guī)范化、檔案化”的要求。

4.3 繼續(xù)做好合同管理人員的培訓工作。針對部分合同管理人員對合同條款把握不準，審查程序不清的問題，對合同管理員進行培訓，提高合同管理人員的業(yè)務能力，使其掌握合同法律知識和簽約技巧，把好合同簽訂、洽談關，增強風險防范意識和合同管理的責任感，提高合同管理水平。

4.4 采取有力措施做好資金回收工作。利用有效手段積極協(xié)助企業(yè)回籠和籌集資金，用于償付企業(yè)應付款項，減少欠款數額。對確實應付而無能力支付的款項，及時與對方當事人進行溝通，力求取得對方的諒解，避免形成公司被訴至法院承擔違約責任的局面。