淺議如何提高民辦高校人事信息化管理水平

摘要：人事管理信息化建設是民辦高校信息化建設的重要部分，為減少人事部門的工作量，提高人事管理工作的效率。本文通過分析人事信息化管理水平的現狀，提出如何提高民辦高校人事信息化管理水平的對策和方法。

關鍵詞：民辦高校人事信息化水平

人事管理是行政管理工作當中不可缺少的部門職能之一，與學校每位教職員工息息相關，對于學校的穩定發展及領導決策等方面起到非常重要的作用，因此人事管理水平的提高能有效增強民辦高校的競爭力。隨著高等教育的快速發展，民辦高校之間的競爭越來越激烈，提高人事信息化管理水平能夠有效提升民辦高校人事管理水平和工作效率，進而為學校的長遠發展和整體目標的實現提供支撐服務。

1 提高人事信息化管理水平的意義和必要性

人事管理信息化建設是民辦高校信息化建設的重要部分，提高人事信息化管理水平可以有效利用現有信息資源，實現各個部門和科室間的資源有效共享，極大地提高人事管理及與其他部門的協同工作效率，并且能夠及時地為領導決策提供準確的數據支持。

1.1 提高人事信息化管理水平可以提高人事管理工作效率 一般來說，傳統的人事管理工作是一項繁瑣的常規性事務工作，大部分工作都是基于管理人員的經驗，進行常規性重復勞動。因此，借助信息化的優勢，提高人事管理的信息化水平，可以使人事管理人員真正從繁瑣的日常事務中解脫出來，有時間和精力考慮更具有戰略意義的課題，提高人事部門的工作效率。另外，還能更快地實現各種信息的統計分析，為學校的發展和領導的決策，提供實時的數據支持。

1.2 提高人事信息化管理水平可以為民辦高校各部門和教職員工提供信息服務 人事管理部門可以立足于現有人力資源情況，根據學校的發展戰略制定人力資源戰略；各教學單位可以通過設置合理的招聘條件與標準引進合適的人才；教務部門可以通過相應的績效管理體系，評估和考察每個教師和教學單位的績效；教職工也可以通過信息化平臺查詢與切身利益相關的各類信息等。

1.3 提高人事信息化管理水平可以加強民辦高校各部門和各科室間的團結協作，實現信息資源的高度共享 目前，民辦高校各部門和各科室對信息的處理大部分應用了EXCEL和一些相對比較獨立的管理系統，但因各部門的信息數據庫未能有效兼容，導致信息資源共享困難。由于人事工作與其他部門的工作有很大的關聯性，經常需要互通有無，分散的工作方式容易造成數據采集不全面，信息更新重復率高并且更新成本高昂，因此極為繁瑣和不便。提高人事信息化管理水平，需要在信息的共享能力方面做出努力，從而保持學校各系統數據的一致性、完整性和實效性，實現信息資源的高度共享。

1.4 提高人事信息化管理水平為民辦高校深化校、院兩級改革，實現校、院兩級人事管理奠定了基礎 目前，許多民辦高校實施校院兩級管理體制改革，把以往相對集中的人事管理模式，分散到各二級部門，這樣在一定程度上減輕了學校人事部門的工作強度和工作壓力。通過提高人事信息化管理水平，將基礎數據采集和教職工基本信息維護工作都放在各二級學院，從而大大減少了人事部門的工作量，還可以保證人事信息采集的準確性。

2 目前人事信息化管理面臨的挑戰

2.1 信息化觀念落后，對信息化建設的意義和重要性缺乏足夠的認識 21世紀是信息化時代，繁瑣的文本模式已經不能滿足現代人事管理的技術需求。人們都逐漸意識到信息化在人事管理工作當中的重要性，但是由于對信息化技術缺乏足夠的理解，對于信息化能夠帶來的好處缺乏清晰的認識。部分人把信息技術單純地理解為人事檔案信息的保存和錄入，而對人事信息系統所能完成的其他功能缺乏必要的了解，如數據統計、數據分析及決策支持等。這樣的思想往往會導致對人事信息系統建設的不重視，或者對已有的人事信息系統的一些功能無法有效利用，使得系統處于低水平的運作狀態。

2.2 信息處理能力不強，缺乏科學的信息管理制度和體系 作為人事信息化管理的執行者，人事信息管理人員的素質決定了信息化管理的層次和高度。人事信息化管理不僅僅是簡單的人事信息維護和日常管理，更重要的是人事信息的數據統計和數據分析。而民辦高校受成本限制，不可能指定專人負責人事信息的數據分析工作。民辦院校人員流動性大，人事信息管理人員在承擔了日常人事事務工作的基礎上還需要花費大量的時間來維護人事信息系統，已經無暇兼顧需要花費大量時間和精力才能完成的數據分析和分析報告撰寫工作。

人事信息的采集、管理和數據分析也由于缺乏科學合理的制度和體系指引，使得人事信息化管理水平無法在制度的支撐下得到提升，人事信息化管理隨意性較大，缺乏明確的目的性。

2.3 人事信息數據實時性差，準確性不高 民辦高校人員結構松散，流動性大，而且兼職、兼課和外聘教師較多，很多人員的人事信息都由教學單位相關人員進行收集，再轉交人事管理部門進行錄入或者更改。中轉部門較多，導致系統數據與實際數據之間形成延遲效應，使領導決策或者數據分析都無法根據現有的數據得到實時性很強的結論。在這種傳統的集中式人事信息管理模式下，人事管理人員不可能完全掌握所在高校員工的各方面情況，而且一旦采集處理的人事信息過多，人事信息管理人員對于人事信息就無法逐一核對，信息采集隨意性增大，導致人事信息的準確性難以保證。

2.4 學校內部和外部信息的共享水平不高，數據分析能力有待提高 由于民辦高校缺乏財政支持，資金有限，所使用各類信息平臺多為分期獨立購置，相互間的人事信息無法直接共享。目前高校內部各個部門所使用的信息平臺的側重點都不相同，一般涉及人事信息的平臺有：人才培養工作狀態數據采集平臺、辦公OA系統、教務系統、人事信息管理系統、財務系統、高校基礎數據庫建庫系統等，各系統間關聯性不大，資源共享困難，動態信息更新較慢，而且容易導致信息重復錄入，造成人力、財力資源浪費。

數據呈點狀分散于各個單機系統之中，且格式不一，沒有通過系統集成在一起，學校內部各部門之間不能實現數據的有效共享。由于部門之間經常需要進行數據交換，但由于各部門開發或購買的數據庫軟件都是基于不同技術和應用模式的數據庫軟件，數據交換的通用性較差，嚴重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準確性。這樣也必然導致人事信息管理人員的數據維護任務繁重，因而在有限的時間內無法對數據進行更深層次的分析。

綜上所述，為提高人事管理工作的效率，有必要加強民辦高校人事信息化建設力度，提高信息化水平。

3 提高人事信息化管理水平的對策和方法

3.1 轉變人事管理的觀念，充分認識信息化管理的重要性 首先，要樹立人事信息化管理觀念，增強信息化意識，使人事管理者在心理上突破長期以來的依賴手工操作的文本管理模式，在觀念上主動依靠人事信息管理系統尋求人事業務的自動化處理方式和解決方案。樹立信息化理念，是提高民辦高校人事信息化管理水平的基本前提。民辦高校的人事信息化管理工作不是簡單的人事信息數據采集與匯總，更需要對人事數據進行加工與處理，并為民辦高校制定發展規劃和有關政策提供科學、準確可靠的數據依據。其次，要將人事信息管理系統當作提高人事工作效率、水平和層次的工具，讓每一位管理者都圍繞人事信息管理系統進行自身業務的設計與安排，同時也必須親身參與人事信息管理系統的功能提升。另外，要加強對人事信息管理人員的信息處理能力與技術培訓，提高其信息化管理素質。只有每一位管理人員都能利用人事信息管理系統進行具體的人事業務的計劃、部署、實施以及管理，才能使人事信息管理系統的作用充分發揮出來，真正提高人事部門的辦事效率和服務水平。最后，民辦高校領導應遵循科學發展觀，不斷轉變觀念，充分認識到加強信息化管理的重要性，力求在規章、資金、人力和技術等方面給予有力的扶持。信息管理部門也要充分發揮工作的主動性和積極性，認真做好信息管理系統的維護和管理工作，尋求各種數據的內涵提取與處理，不斷挖掘和發現有用的信息，努力為學校的規劃、決策、教學和科研提供科學、可靠的信息。

3.2 提高人事信息管理人員信息化管理素質，建立科學的人事信息管理體系 人事信息數據的處理復雜繁瑣，在提高人事信息化管理水平的工作中，信息系統只是管理的輔助工具，人才是最關鍵最重要的決定性因素。沒有一流的管理者，就沒有一流的信息化水平，也就不能充分發揮人事管理信息系統的作用和使用價值。因此，根據目前民辦高校信息化建設的要求，要提高人事信息化管理水平，就必須采取多種形式和手段對人事部門的信息管理人員和教學單位行政秘書有計劃地開展人事信息化管理知識和技能的培訓，努力建設一支技術過硬、管理高效、作風嚴謹的人事信息化管理人才隊伍。

3.3 整合校園信息化平臺，實行資源共享，打造完整、全面、實用的人事管理系統 ①以人事管理信息化建設為突破口，建立一個集中的人事信息數據庫，該數據庫獨立于學校各職能部門的各個應用系統。在人事信息原始數據的基礎上，建立與各個不同業務平臺的數據接口，保證各個不同業務應用平臺數據的一致性，進而整合校園信息化平臺，推進人事管理甚至整個學校信息化工作模式的變革。②建立人事信息數據管理模型。以人事部門、教務部門、科研部門等各職能部門管理權限為依據，劃分功能模塊，設置管理權限，統一教職工人事信息數據填報規范，建立一套科學合理的信息維護制度和解決方案，從而避免出現“數據集中導致維護任務也集中”的現象。③積極組織開發人事管理信息系統的人事業務功能，如日常考勤與薪酬管理、教師業績的自我申報和審核、教學人員能力結構分析、行政人員業績能力分析、教職工培訓登記與管理等，將人事部門從傳統的人事管理工作中脫離出來，轉而加強績效考核及數據分析的能力。④人事信息化管理應以自身校情為基礎。由于各個高校的人員結構、發展目標各有差異，在人才需求方面更是各具特點，而且民辦高校信息化管理的水平參差不齊，因此人事信息化管理的建設不可能一蹴而就。因此，購買或者開發人事管理信息系統應以業務高效、功能實用、可擴展性強為原則。如果好高騖遠，效果可能適得其反。

4 總結

只有提高民辦高校人事信息化管理的水平，人事管理部門的辦事效率才能真正得到提高；只有暢通民辦高校人事信息化管理的渠道，人事管理的公開和透明才能落到實處，才能在薪酬制定、崗位聘任、職務調配、職稱評聘、教師業績考評、科研核定等比較敏感的人事業務中降低人為因素的干擾，從而有效地提高人事信息的利用率，減少工作強度，進一步簡化和規范辦事程序，增強人事工作的透明度和公平性。因此，提高民辦人事信息化管理水平可以進一步促進人事工作公開化、規范化，不斷提高人事管理工作的透明度和可信度，提高人事管理工作的效率，為領導層面的人事管理決策水平提供更為可靠的數據依據。

參考文獻：

[1]邊麗穎等.人事信息化在高校人事管理中的應用[J].現代商業，2009(20).

[2]賴初榮等.加強高校人事管理打造人事信息化平臺[J].中國教育信息化，2010.01.

[3]周垚.高職院校人事信息管理系統的網絡化研究與探討[J].華章，2011(33).

[4]胡新崗等.高職院校人事管理信息系統建設的實踐與探索[J].河南農業，2011.04.

作者簡介：林美鳳，（1983-），女，廣東湛江人，主要研究方向為高校人力資源管理。