數字時代檔案編研的變革

摘要：本文從編研主體、編研客體、編研過程、編研成果四個方面，分析了數字時代編研的變革內容和方向。

關鍵詞：數字時代檔案編研變革

21世紀是人類社會信息進入數字化的時代，各種社會活動的信息越來越多地以數字化形態記載、存儲、傳送和轉換顯示。檔案工作作為管理社會活動信息記錄的工作，在數字時代正迅速的發生著變化。檔案編研是檔案工作重要業務，也隨之發生變革，分析研究這種變革對于檔案信息開發利用有現實意義。

一、編研主體的變革

1.廣義的多元化。傳統編研主體以檔案部門為主，這是因為檔案部門保管并熟悉著大量的檔案，并具有較強的專業化編研水平，而其他組織和個人對檔案和編研知識則相對陌生。隨著數字化技術的快速發展及信息公開化進程的推進，檔案信息資源的開發和利用將逐步實現網絡化和信息化，尤其是在數字檔案館普遍建立后，將會使越來越多的利用者熟悉和了解檔案。每個利用者都可根據自己的目的和需求對可利用的檔案進行編研，徹底改變傳統只能依賴經編研的二手信息去了解原始檔案信息的局面，原有檔案保管機構和人員獨具檔案信息資源的優勢將不復存在。

2.狹義的多元化。數字時代編研主體聯合的多元化，是編研工作現代化的必然趨勢，相比于傳統聯合方式，數字時代主體聯合具有跨時空性和虛擬性，主要包括如下幾種：

一是保存有檔案信息資源的圖書館、博物館、科研機構、高等院校以及個人。通過數字化編研整合各主體的檔案信息資源，打破傳統編研主體單一化局面，互利共贏的為社會提供全面準確的檔案信息產品。如2010年7月，三臺縣檔案館與四川大學中國西南文獻研究中心就歷史檔案資料的開發利用工作正式達成合作。雙方計劃用三年時間將三臺縣檔案館館藏歷史檔案資料全部實施數字化處理，并納入到中國西南文獻研究中心數據庫，為專家學者提供高質量的歷史檔案信息資料。

二是檔案信息資源形成的政府機構、企事業單位、社會組織及個人。在數字化編研時代，通過網絡與這些機構和部門建立聯系，對他們形成的檔案信息資源進行實時編輯和研究，及時和準確的為各部門提供檔案信息產品服務。

三是實現數字化編研過程中，為精簡機構和提高效率，可聯合或聘請如計算機錄入、電子掃描、數據處理、成果傳播等方面的信息處理、網站運營、數據庫系統管理等單位或技術人員。筆者在參觀四川省檔案館時，了解到在搶救和數字化民國檔案項目中，其數字化掃描及美工處理便是采用外包形式。

二、編研客體的變革

1.選題市場化。選題是編研工作的首要環節，好的選題方能發揮最佳效益。傳統選題具有較強的政策性和指令性，也有部門聯合性、用戶查選性及檔案部門自選題目，但這種單純的文件匯編、大事記、組織沿革、文獻目錄等方式，服務目標較單一，利用范圍有限，已不適應檔案信息開放和信息公開的發展，不能滿足數字時代社會化和大眾化的需求，迫切的需要編研選題走向社會和市場。數字化技術為選題走向市場化提供了支持，數字化編研大大縮短傳統編研周期，為編研主體空出較多的時間去了解社會大眾的需求，使檔案編研選題具有較強的針對性和目的性。編研選題的市場化，一方面可最大限度的為社會大眾提供檔案信息資源，促進檔案信息資源的開發利用：另一方面，也是檔案部門自立更生，收獲經濟和社會效益的可持續發展道路。央視《國寶檔案》節目在國內很受歡迎，其為國家級文物解密建檔的方式，是值得我們擁有眾多國家級檔案的機構和部門借鑒和學習的。

2.選材社會化和多樣化。每個檔案部門所保存的檔案信息資料，都是根據特定的目的和要求保存的，傳統編研選材主要是自身館藏檔案，因此面對包羅萬象的社會需求具有很大的局限性。數字化編研促使著編研工作打破部門局限走向社會化，去聯合不同性質、不同地域的檔案部門及非檔案部門進行編研。傳統編研材料主要依靠紙質材料，種類單一，數字時代的編研材料不僅包括傳統紙質檔案，還包括電子文件、照片、圖像、音頻等多媒體檔案，亦包括已形成的機讀目錄和掃描文件等。

三、編研過程的變革

1.手段數字化。傳統的編研工作主要是通過手工對檔案信息資源進行篩選、排列、組合、摘編和匯集等，這種加工方式往往加工速度緩慢，周期較長。針對此問題有關部門提出編研工作應追求“短、平、快”，提高加工速度和縮短編研周期以適應發展需要，但此法僅適合于單一問題和小型資料編研，對于大型的綜合性的資料編研卻是很難實施。數字化技術的發展，使得編研手段轉向數字化，這一問題得以根本解決。檔案數字化編研的本質特征是利用數字化技術將眾多形式的檔案信息轉化、表達成數字形式，形成檔案信息數據庫，通過各種傳播渠道在極為廣泛的領域間更有效地進行檔案信息資源的存儲、傳輸和共享，大大的提高編研加工速度，縮短編研周期，促進檔案信息資源的開發利用。

2.平臺網絡化。傳統檔案部門多設有檔案編研科處，是編研工作的主要平臺，編研人員集中在一起進行編輯和研究工作。數字時代編研平臺則走向網絡化，一種虛擬化的網絡編研，即依靠網絡實現檔案信息資源的研究、編輯、傳播和反饋的全過程。網絡平臺既可以是內部網，也可以是互聯網。網絡化編研可簡化編研過程，縮短選材、校對、匯編及傳播等周期，精簡工作人員和經濟開支，大大提高編研工作的效益，是數字化編研的重要組成部分。國家檔案局主頁的“中國共產黨成立時期檔案”欄目，便是一種將共產黨成立時期的檔案(照片、文件、漫畫等)，運用數字化手段進行編研，通過網絡和多媒體技術形成便于瀏覽和立體化的“網上展廳”，向社會大眾公布重要歷史檔案文獻，實現檔案信息資源開發利用的一種有益方式。第一、第二歷史檔案館主頁上“精品展臺”、“館藏精品”等欄目也是一種數字化編研成果的展示，同樣在各省市檔案館也不難發現有類似的編研成果。

四、編研成果的變革

1.出版和傳播方式多樣化。傳統檔案編研成果多以紙質書刊出版，形式較為單一，展示效果平面化，缺少足夠的吸引力。隨著數字化技術的發展，編研成果數字化出版將是一種選擇和趨勢。數字化的出版方式，集文、圖、聲、像于一體，將立體化的編研成果呈現給讀者，具有強烈的感官沖擊、藝術效益和感染力，可更好的吸引讀者。數字化編研成果的出版方式根據不同的社會需求，可有如下方式：一是傳統出版，這種方式歷史悠久，具有其他方式無可比擬的優勢，仍然擁有巨大的市場和傳播范圍。二是電子產品出版，這種方式比之于傳統方式，具有信息量大，依賴于一定設備閱讀，如電子書刊、音像制品和多媒體產品等。三是網絡出版，這種方式傳播最快最廣，具有跨越時空性、開放性和虛擬化等特點。利用者可以通過網絡直接獲取文獻或權限獲取，具體產品如目錄數據庫、全外文數據庫、編研成果數據庫等。

第一歷史檔案館“全文數字化清代檔案文獻數據庫”項目是一個典型的例子，項目利用一史館一千余萬件珍貴清代檔案文獻和數十年已有之檔案文獻整理成果，依托最新信息技術和古籍數字化技術，有計劃、分步驟地加以實施，建成最具規模的清代檔案文獻專業數據庫。第一期成果為全文數字化《大清歷朝實錄》和《大清五部會典》，已由一史館與北京書同文數字化技術有限公司合作完成。該數據庫具有立足保真、漢字數字化標準、全文檢索、漢字關聯檢索等強大的功能和特點。該數據庫現在的出版方式主要是電子產品和網絡數據庫，即發行光盤和為高校及研究機構提供網絡全文數據庫有償服務。

2.用戶大眾化和互動化。傳統編研產品用戶主要是政府部門、企事業單位和科研機構等，偏向與政治性和學術性。出現這種單一局面，一是編研成果多出于任務型或用戶提出型，二是傳播途徑和范圍有限。隨著網絡技術的不斷發展和檔案信息化建設的加強，特別是檔案數字化的推進和數字檔案館普遍建立起來時，社會大眾將更加快捷方便的獲取檔案信息及編研服務。這便迫切的需要編研者改變傳統觀念，樹立大眾用戶觀，主動發掘大眾化需求，開展大眾化的編研、傳播和利用服務工作。

編研與用戶互動化，也是數字化對傳統編研的重要變革。網絡為編研者和用戶提供了互動化的平臺，編研者通過網絡在網站、論壇、博客上公布編研方案、選材目錄、加工進程和編研成果等，用戶通過留言板、Email及電話等提出相關建議或提供線索及材料，做到全程互動參與。比之于傳統編研中用戶只能接觸最終成果，這種互動化的編研模式具有很大優勢，其成果是社會大眾智慧的結晶，也符合大眾化的需求。

參考文獻：

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3.陳智為，鄧紹興，劉越男編著.檔案管理學(第三版)[M].北京市：中國人民大學出版社，2008：369-376.

4.中國第一歷史檔案館主頁：http：//www.lsdag.com/indexc.asp

本文為“檔案教育網”《檔案編研》網絡課程“檔案數字化編研”課題階段性成果論文。

作者單位：四川大學公共管理學院