云計算環境下電子文件管理問題的思考

摘要：本文在分析云計算概念和優勢的基礎上，對傳統電子文件管理中存在的問題進行思考，指出云計算在電子文件領域應用的前景。同時，我們也應看到當前現實條件下，云計算在電子文件運用中存在的管理、可靠性、數據兼容性等主要問題。

關鍵詞：云計算電子文件信息資源

如今，人們對信息的需求越來越迫切，對信息資源的共享也提出了更高的要求。如何對電子文件進行安全有效地管理，以便更好地開發利用電子文件信息資源，已成為人們普遍關注的一個熱點問題。然而，傳統的電子文件管理在一定程度上限制了人們對電子文件信息資源的獲取和共享，制約了整個檔案事業的進一步發展。被視為IT業下一次革命的云計算技術，因其自身獨特的服務理念和技術優勢，給人們的工作方式及商業模式帶來了前所未有的變化，也為實現電子文件管理的新突破帶來了契機。

一、云計算技術的概念和優勢

簡單地說，云計算是指一種全新的計算模式和網絡應用服務，人們可以通過網絡及時、方便地從云端獲取所需資源。在云端可能有成千上萬臺計算機，但云外面的使用者看到的只是一個統一的“服務”界面(或接口)，就像在使用一臺巨大的虛擬“計算機”，用戶可以通過互聯網像使用本地計算機一樣使用云計算機。

云計算是隨著處理器技術、虛擬化技術、分布式存儲技術和網格技術發展而產生的一種新技術，具有以下幾個方面的優點：其一，低成本投入。“在考慮硬件、軟件以及維護系統所需人力成本的情況下，作為一種架構方案，云計算要比傳統的數據中心更為經濟。”其二，高度虛擬化。利用軟件來實現硬件資源的虛擬化管理、調度及應用是云計算平臺的最大特點。用戶只需要一臺筆記本或者一個手機，就可以通過網絡服務來實現需要的一切，甚至包括超級計算這樣的任務，而無需了解、也不用擔心應用運行的具體位置。其三，超存儲能力。云端是由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群，它具有無限的空間。其四，靈活性的服務定制。在云環境下，用戶可以根據需要或喜好定制相應的服務、應用，云平臺可以按照用戶的需求來部署相應的資源、計算能力、服務應用。

二、云計算在電子文件管理領域運用的前景

(一)云計算有助于降低電子文件管理的成本

電子文件歸檔與管理系統、數字檔案館管理系統等應用系統的研發和運維是很多檔案部門較為頭痛的工作，因為它需要投入相當高的經費。在云計算環境下，檔案部門不必擔心升級相關硬件問題，因為云計算對用戶端的硬件設備要求最低，使用起來也最方便。用戶不再需要購買和升級相關管理軟件，只需要根據自己的需要和喜好來租用服務商的價格低廉的云服務，軟件的維護也只需要用戶服務商進行。同時，由于一切軟硬件只需服務商進行搭建和維護升級，從而減少了檔案部門對信息技術人才的依賴，有利于節約對信息技術人才的投入。

(二)云計算有助于改善分散異構、雙套制保管和電子文件災難搶救等問題

1.電子文件分散異構保管問題

我國傳統的電子文件一直主要實行分散異構的管理模式，這種模式下各種信息資源被分隔在不同物理空間，容易造成“信息壁壘”和“信息孤島”問題，同時資源重復建設也帶來了極大了浪費。云計算提供更容易的群組協作，意味著檔案資源建設可以通過云計算跨越不同地理位置來實現共同協作，增強各部門的溝通，有利于解決分散管理模式存在的問題。“若將檔案館電子文件信息置于云中心，用戶可以利用云計算技術檢索云檔案館‘虛擬資源池’，從而打破檔案館館際之間的‘信息壁壘’，有效地解決了‘檔案信息孤島’問題。”由此看來，云計算技術在突破傳統的異構分散的保管模式方面或許能夠有所作為。

2.電子文件歸檔保存的雙套制問題

電子文件歸檔保存的雙套制是目前我國檔案界的主要做法，在這種模式下，浪費了大量人力、物力、財力，同時還可能會給人們帶來思想上的誤區。云計算具有虛擬化的特點，以及無限存儲空間等優勢，可以方便用戶將文件資源通過數據中心基礎設施置于虛擬的云端，無需鏡像于本地，用戶可以再也不必擔心文件資源存儲空間的問題。“在云計算中，一臺電腦的崩潰不會影響到數據的存儲，因為云會自動備份存儲數據。”而且云計算實行數據集中存儲，便于數據中心工作人員對數據進行統一管理，實施可靠的安全實時監測。因此，云計算或許能彌補雙套制存在的某些不足。

3.電子文件災難搶救問題

自然災害尤其是洪災、地震對檔案的危害非常大。在5·12地震中，部分地區的檔案就遭受了巨大的損失。電子文件載體在災害中很容易遭受損壞，同時電子文件分散保管模式意味著在災害發生時搶救檔案的困難系數增加。云計算將各種資源集中于虛擬的云端，由于不需要一定的物質載體而在一定程度上可以減少或免遭自然災害的危害。另外，即使發生自然災害，云計算集中式存儲也可以使得搶救工作更加容易高效。

(三)云計算有助于解決電子文件存儲空間不足問題

目前，電子檔案的數量呈指數增長趨勢。然而，無論是實體庫房的不斷擴建還是介質載體容量的擴展，都遠遠滿足不了電子文件的存儲需求。因此，未來的電子文件的存儲問題，僅僅依靠實體庫房的擴建和介質載體存儲容量的擴展是遠遠不夠的，也是不實際的。云計算的云端由成千上萬臺甚至更多服務器組成的集群具有無限空間，用戶不再需要建立自己的數據中心，只需要向云計算服務商申請存儲服務，支付較低的費用，即可享受存儲服務。云計算廉價的超級存儲服務，或許能為解決未來的電子文件存儲問題提供解決途徑。

(四)云計算有助于增強電子文件的安全性

“保存在云中的數據，被復制到多合物理機器上存儲，因而始終保留著多個副本，不受意外刪除或硬件崩潰的困擾，不用擔心數據的丟失或損壞。由于用戶資源不是放在某一臺物理機器上，而是放在虛擬的云端，所以即使一臺或多臺機器進入脫機狀態，“云”也能夠繼續正常運行。同時云計算提供了云安全服務，通過其網絡應用模式向用戶端及時提供最新病毒和木馬信息以及安全免費的病毒升級庫服務，以保障用戶信息的可靠和安全。

(五)云計算有利于改善電子文件的利用服務

在云計算環境中，電子文件信息資源不再單一的存儲在本部門的管理系統中或者檔案庫房里，而是放在云端。用戶因此可以利用云計算技術檢索云端的“虛擬資源池”，獲得及時有效的相關服務。“用戶即可‘一站式’地‘穿越’國家級、省級及其他各級檔案館，將自己所需信息‘一網打盡’，用戶可以不受任何時間、空間的限制，輕松地獲取自己所需信息。”同時，基于云計算，檔案部門可以創新服務方式，為用戶開發新型檔案服務。“將非結構化檔案數據、空間數據和其他多維數據有效融合集成，基于人工智能、虛擬服務、云終端等多種技術為用戶建立虛擬的。云”檔案館，提供檔案核心業務及其以外的服務支持，給用戶全新體驗。”

(六)有助于減少對計算機技術人才的依賴

電子文件保管系統的設計、運行、維護工作，具有較高的計算機技術含量，對技術人才的要求也更高。云計算環境下，企業與機構無需規劃自己的數據中心，也不需要將精力耗費在與自己主管業務無關的IT管理上，所需一切都由服務商搞定。這不但節省了用戶終端資源，同時還可避免了軟件的運行維護和隨時更新帶來的麻煩。檔案工作人員更像一個用電戶，而不是一個電工，他們的主要任務是研究如何利用電為自己工作，而不是挖空心思研究電的技術，研究電技術是那些服務商們的事情。“用戶不必關心資源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告訴云，剩下的工作就交給云了。”

三、云計算在電子文件應用中存在的主要缺陷

(一)管理問題

云計算的應用是一項戰略選擇，一旦選擇了云計算，必然會導致整個管理體制和管理方式的變化，同時會使整個部門的業務流程發生變化。面臨云計算浪潮的沖擊，檔案部門該一味堅守原有的電子文件的管理模式，還是進行大刀闊斧的改革，或將其與原有模式進行融合，值得我們進一步思考。

(二)可靠性問題

云計算通過多個冗余站點和恢復備份機制等，使得用戶數據的安全性在云環境中得以增強。然而檔案類的數據安全與保密問題更多的是政策層面上的，檔案工作人員對于數據信息資源脫離控制有種本能的恐懼。“萬一你的數據真的不見了，你沒有任何物理和本地備份，那么你被云‘勒索’了”

(三)數據兼容問題

目前，用于實現云計算工作的各種計算機系統和應用程序的技術標準還沒有完全確定。不同檔案部門的情況會有所不同，服務器的配置以及所使用的服務器操作系統等方面也有差異。因此云計算技術能否解決不同數據的兼容性問題，可能會成為檔案部門未來是否采用云計算的一個關鍵因素。

(四)網速問題

在云環境下，我們所做的一切事情只需輕輕點擊瀏覽器，然而，這，必須以你的計算機能夠連接到網絡為前提。與本地計算機相比，云計算的聯網通常需要“光纖級”的網速。在我國目前的情況下，很多檔案部門的網絡條件還很難滿足云計算的使用。

(五)工作人員自身發展問題

云計算環境下，檔案部門對信息技術的了解與關注將會逐漸減少，檔案部門學習新技術新知識的機會喪失。把電子文件信息資源交給云服務商進行管理，對檔案工作人員確實是一次“減壓行動”，不過檔案工作人員有可能會形成“墮化”的心理，認為把電子文件信息資源交給服務商管理，自己便可以“萬事大吉”了。長此以往，有可能會削弱檔案部門工作人員的學習力及創新力。

在信息技術快速發展的今天，云計算的浪潮向我們席卷而來，而且大有不可阻擋之勢。云計算的出現，已經改變了人們日常生活方式和工作方式，同時也引發了我們對電子文件傳統管理中某些問題的思考。云計算現在固然存在著某些缺陷與不足，但其明顯的優勢為解決電子文件管理問題提供了新的思路，值得我們繼續關注。

注釋：

①楊怡.云計算環境下的安全問題淺析[J].電腦知識與技術，2009(5)：4154-4156.

②[美]David S.Linthicum.云計算與SOA[M].馬國耀，譯.北京：人民郵電出版社，2010：24.

⑧祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計算的檔案信息資源共享模式研究[J].蘭臺世界，2011(7)：8-9.

④卞昭玲，李俐潁，劉振鵬.云計算在檔案信息共享中的應用[J].蘭臺世界，2011(7)：16-17.

⑤胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011(3)，20.

⑥祝慶軒，桑毓域，方昀.基于云計算的檔案信息資源共享模式研究[J].蘭臺世界，2011(7)：8-9.

⑦黃正鴻.云計算在檔案信息化領域的應用啟示[J].中國檔案，2011(5)：61-63.

⑨王鵬.走近云計算[M].北京：人民郵電出版社，2009(10)：39.

⑨[美]Michael Miller.云計算[M].姜進磊，譯.北京：機械工業出版社，2009.

作者單位：上海大學圖書情報檔案系