電子文件的基本含義及管理原則

近年來，隨著計算機的普遍應(yīng)用和辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展，電子文件日益成為檔案界關(guān)注的熱點。很多檔案員為此很困惑，也經(jīng)常問我們：什么是電子文件?我們單位有電子文件嗎?電子文件怎么管?檔案局有沒有推薦使用的檔案管理軟件?我們單位要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)讓我提檔案管理的功能需要，我提什么……為此，本刊將在“檔案課堂”欄目中逐步介紹電子文件和電子檔案管理及功能需求編制的相關(guān)知識，希望對大家有所幫助。本期的主要內(nèi)容是介紹電子文件的基本含義和電子文件管理的原則。

電子文件是什么?用計算機起草的文件草稿、修改稿都是電子文件嗎?是否都需要歸檔保存?《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對電子文件的界定是：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設(shè)備閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。由此我們可以得知：只要是在計算機中產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)的文件都是電子文件，用數(shù)碼相機拍攝的照片、數(shù)碼攝像機拍攝的視頻、錄音筆錄制的音頻、掃描儀掃描后的圖像等也都是電子文件。但是，這些電子文件是否需要歸檔保存，就要看它是否具有憑證作用和參考利用價值。

電子文件并不僅僅是我們通過計算機等設(shè)備所看到的那份信息，還要包括對其生成、運轉(zhuǎn)的環(huán)境信息的記錄，產(chǎn)生、修改的過程等信息的記錄、修改內(nèi)容及操作者的記錄等。因為每—份電子文件在生成、運轉(zhuǎn)的過程中都會依賴一定的硬件設(shè)備和軟件環(huán)境，并且同時在其生成的設(shè)備(如計算機、數(shù)碼相機等)中留下相關(guān)的參數(shù)和痕跡，這些就是元數(shù)據(jù)和背景信息。例如，我們在計算機中點擊某份文件的屬性，會看到“常規(guī)”中顯示：文件類型、打開方式、位置、大小、占用空間、創(chuàng)建時間、修改時間、訪問時間等，這些內(nèi)容就是該文件的一部分元數(shù)據(jù)和背景信息。所謂元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。而背景信息是指描述生成電子文件的職能活動，電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。它們忠實地記錄了電子文件生成和存在的環(huán)境及產(chǎn)生和運轉(zhuǎn)的全過程，和電子文件信息是密不可分的一個整體，對于保證電子文件的真實、完整、有效有著重要的意義，日后在電子文件歸檔時，元數(shù)據(jù)和背景信息也是不可或缺的一部分。

在管理電子文件時要遵循“確保電子文件的真實、完整、安全、有效，并對電子文件實行全過程管理，確保電子文件歸檔的質(zhì)量”這一原則。

電子文件的真實性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門管理，還是由檔案人員管理，它的內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時完全一致，內(nèi)容上沒有被非法修改，形式上也沒有發(fā)生改變。真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，得以作為工作記錄、社會記憶長久保存的前提。

電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會活動真實面貌所產(chǎn)生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內(nèi)容全部信息及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息。

電子文件的安全性是指電子文件所依賴的系統(tǒng)的安全，運轉(zhuǎn)過程的安全，以及自身數(shù)據(jù)安全。電子文件安全方面的主要問題有三點，一是電子文件在被起草或修改時很方便，且不留痕跡，這種易更改性為非法操作提供了便利；二是電子文件賴以生存的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境容易發(fā)生事故，如被黑客侵襲，這直接威脅了電子文件的安全；三是網(wǎng)絡(luò)中對操作者身份認定的技術(shù)方法尚未徹底解決，使對電子文件合法操作者的權(quán)限控制變得十分困難。這些問題都直接影響了電子文件的安全保存，需要防范和解決。

電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎(chǔ)，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，無論電子文件信息的價值有多大，都失去了其存在的意義。

對電子文件實行全過程管理是指對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。系統(tǒng)應(yīng)賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉(zhuǎn)及歸檔各環(huán)節(jié)的權(quán)限，并對收文、發(fā)文、文件歸檔各個程序、各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人及權(quán)限進行設(shè)置。檔案部門只有充分了解系統(tǒng)中生成的電子文件數(shù)量、流轉(zhuǎn)部門、從生成到流轉(zhuǎn)再到歸檔的時間及操作者，并對電子文件形成的全過程實行監(jiān)督和指導(dǎo)，才能有效保證電子文件的真實、完整、安全和電子檔案的有效識別及利用。