淺談如何加強職業院校教學檔案管理

教學檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、教育管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。它是學校教育教學活動的真實記錄，全面反映了學校最基本的職能活動。教學檔案是在教務管理過程中形成的最基層、最原始的各種材料，它分為教學管理檔案、儀器設備檔案、學生檔案等。加強職業院校教學檔案管理，可以為改進教學工作、提高教學質量、促進學術交流提供信息資源。它在學校的發展中具有舉足輕重的地位和作用，是學校升級、各類檢查評比、校內外重大活動等事務的重要依據。

一、教學檔案的分類

1.教學管理檔案

教學管理檔案是結構性檔案，內容來源是多樣的，是在教學管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料，包括每學期的教學計劃、教學任務、教材征訂、教學安排、實驗計劃、教學督導、期末考試、成績收集、教學綜合評價等。學校及時對教學管理檔案進行整理、分析并結合實際，才能認清本校的優勢和劣勢，找準發展方向，突出自身優勢，形成自己的辦學特色。同時，教學管理檔案形成的過程，是教師自我檢視、反省與修正的過程，它體現了教學管理檔案重要的本質。它可以幫助學校隨時了解現狀，找出現狀與達到目的的差距，及時調整、糾正可能出現的偏差，提高教學管理的質量和效率。倘若教學檔案缺少了教師的反省，將使檔案失去原有的價值，成為閑置的文件。

教學管理檔案的另一組成部分是學術檔案。學術檔案是指院校師生歷年的各種學術成果、學術性文章和著作，包括公開發表、宣讀、交流的和未經發表、交流的討論稿等。它是院校學術水平的真實記錄，是不同時期學術水平的反映和憑證。首先，學術檔案是學校尊重知識、尊重人才的表現。把教師的學術成果作為學校的歷史財富保存起來甚至永遠地流傳下去，體現了學校對教師的關懷及對其勞動的尊重，同時也讓教師感到自身的勞動成果被重視，體現了他們的自我價值。其次，學術檔案的建立有利于提升師生的進取意識，有利于在學校樹正氣、興學風，是激勵師生實現自我價值的有力措施，有助于更好地開展教師的考核和評定工作。

2.儀器設備檔案

儀器設備檔案是職業院校教育管理的一個重要組成部分，是職業院校建設與發展中不可缺少的一項長期性、基礎性的工作。近年來，各職業院校為了加強實踐教學體系和實習實訓基地建設，都在積極投入較大的人力、物力和財力，盡快改善實踐教學的硬件條件，以適應職業教育發展和培養應用型人才的需要。管理好、使用好儀器設備的重要措施之一是建立儀器設備檔案制度，即從儀器設備的選型、購置、驗收、安裝、調試、使用、維修、報廢的全過程進行技術性管理。儀器設備檔案是一臺儀器從醞釀購置到它的報廢過程的真實記錄，對評價儀器設備的作用、效益和考核技術人員的業務水平、管理水平有著極重要的作用。因此，儀器設備檔案是進行技術管理不可缺少的權威性文件。

職業院校是培養應用型人才的場所，應用型人才的培養離不開實驗實訓基地，而實驗實訓基地又離不開儀器設備的建設。學校多年來對儀器設備檔案十分重視，對實驗實訓儀器設備建立了科學的檔案管理制度，儀器設備的訂購合同、使用說明書及全套隨機文件材料統一由院綜合檔案室負責收集和積累，并建立相應的儀器設備檔案。儀器設備的管理與使用、保養與維修、借出與歸還，各部門都有專人管理、專人負責，相應產生的文件材料留各系實驗實訓部門存檔保管。儀器設備檔案為日常工作提供了原始資料，為實驗室儀器設備的查找和合理利用提供了方便，多年的管理經驗充分證明了設備檔案管理的重要性。

3.學生檔案

學生檔案是指學生在校學習期間參與的各項學習實踐活動過程中所形成、積累、歸檔保存的各種文件材料。它內容非常豐富，包括新生入學后建立的各種表、卡、冊以及學習過程中準確記錄學生德、智、體、美、勞等各方面表現的原始材料。收集和整理學生檔案可以很好地體現院校學生管理工作的歷史進程，學生檔案的有效利用能夠更好的促進學生成長、成才。

加強職業院校學生檔案管理工作有利于學校全面、準確地掌握真實情況。首先，它能夠為教學、科研活動提供依據，便于教師因材施教，改進教學方法，提高教學質量；其次，它有利于學校有針對性地開展主題教育活動，引導學生樹立正確的世界觀和人生觀；再次，它有利于用人單位較好地挑選、考察、錄用、使用人才，為拓寬學生步入社會的渠道發揮了積極促進作用。

二、教學檔案管理方面存在的不足

完整的教學檔案可為教學實踐、教學研究、教學管理及其經驗總結提供重要的參考資料，同時也是院校教學工作水平評價和教學質量評估的第一手憑證。但是，目前職業院校在教學檔案管理方面還存在以下不足。

1.檔案管理制度不健全，檔案管理目的不明確

長期以來，由于許多職業院校對教學檔案的重要性認識不夠，不重視教學檔案管理工作，使得檔案資料收集的內容、整理的范圍、分類的標準、移交手續、查詢登記等都沒有制定嚴格的管理制度。另外，某些老師認為教案、自編講義、試卷等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產。若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產，個人的成績容易被抹殺，并且再利用時的借用手續煩瑣，還是自己保管放心、方便，因而對檔案資料收集工作不積極、不配合。

2.管理力量薄弱，軟硬件設施不達標

不少職業院校忽視教學檔案管理，無專職檔案管理人員，材料的收集、整理、移交都是由兼職人員去做。教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準，使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與科學性。教學檔案管理技術手段嚴重滯后，檔案資料整理還處于手工操作階段，工作效率低，自動化和信息化程度不高，盡管采用計算機輔助管理，但檔案無紙化閱檔基本沒有實施。

三、加強教學檔案規范化管理的具體措施

1.健全制度，規范管理

各學校應參照《高等院校檔案管理辦法》并結合本校實際情況，建立健全教學檔案管理的各項規章制度及管理考核制度，對檔案材料的移交、歸檔、查閱、轉遞建立相應的管理辦法。同時，各學校應采用定期檢查、適時清理、嚴格校對、修損補缺、去假存真等措施，確保教學檔案的完整性、全面性、真實性，使教學檔案的管理逐步走上規范化、制度化的道路。

2.加強教學檔案信息化建設

隨著科學技術手段的不斷發展，特別是進入數字化時代，大量的數字圖片和影像資料接踵而至，教學檔案管理的手工操作顯然已不能適應形勢發展需要，工作效率受到嚴重影響。因此，適時推進教學檔案信息化管理是未來檔案管理工作發展的必然趨勢，它能極大地提高管理效率，最大限度地實現檔案信息資源的有效利用和共享。同時，信息化管理也使教學檔案的安全得到保證。

四、提高管理人員業務水平，合理開發利用

為了提高教學檔案管理水平，各學校應建立一支專、兼職相結合的、穩定的教學檔案管理工作隊伍，并定期對相關人員進行檔案管理專業知識及相關法律知識的系統培訓。

此外，各學校還應強化教學檔案的服務功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主，能及時、積極、主動地提供各類教學檔案資料和分析報告，從而更好地為領導決策服務，為教師教學科研服務，為學生學習、實習、實踐服務。

[作者單位：儀征技師學院（儀征工業學校）]