論公路建設項目文件材料立卷歸檔實施要點

【摘 要】我國的公路建設項目是在特定時代背景和法律制度下推動國家基礎建設和拉動國家經濟的重點建設項目，其檔案材料的收集、整理、歸檔是項目建設必不可少的一部分。本文針對我國公路建設項目的實際情況，參考沿海高速公路滄州段土建三合同文件材料立卷歸檔實施過程，闡述公路建設項目文件材料立卷歸檔實施要點，并分析現行立卷歸檔管理辦法的不足，提出可行性實施意見，構筑簡單明了且完整可用的實施方案。

【關鍵詞】公路建設項目；文件材料；立卷歸檔；實施要點

1 引言

沿海高速公路滄州歧口至海豐段位于河北省滄州市東部渤海灣頂部，路線呈西北-東南走向，起于黃驊市歧口村西，終于海興縣海豐村北，路線全長49.825米，它的建成將加速沿海高速公路的貫通、實現黃驊港與天津港、曹妃甸港、秦皇島港、青島港以及大連港的快速連接，同時承擔著我國沿海地區的國防任務，項目建設意義重大。自2011年3月1日起，沿海高速公路滄州段施工已進入收尾階段，各施工單位通過對河北省高速公路管理局印發的laquo;公路建設項目文件材料立卷歸檔管理實施細則raquo;(以下簡稱實施細則)的學習，均已進入竣工資料立卷歸檔的實施階段。高速公路竣工資料的編制，不僅是項目管理中一項重要的工作，其形成的資料也是對工程進行管理、使用、維護、改建、科研、教育、參考利用的主要依據。

2 施工卷竣工資料的組成及編制范圍

施工卷竣工資料文件材料是指自立項審批（核準）至竣工驗收全過程產生的，反應項目質量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的文字、圖像、聲像、電子書各種形式和載體的歷史記錄文件材料。

文字材料包括高速公路施工過程中的各種文件及檢測報告，即各分部、分項工程開工申請及附件、首件工程技術文件、原材料實驗檢驗報告及標準試驗文件、工程檢驗認可書、工程報驗單、施工放樣報驗單、中間檢驗申請單、現場質量檢驗報告單、現場檢測記錄表、施工現場記錄表及檢測結果匯總表、原始數據、工程質量檢驗評定表及相關附件；影像、電子材料包括高速公路初期到竣工驗收全過程產生的具有代表性的錄音、錄像、電子光盤、照片等材料。

3 對河北省公路建設項目文件材料立卷歸檔實施細則的解讀

根據《公路工程質量檢驗評定標準》、《公路工程（交）竣工驗收辦法》的要求，結合交通部《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》中相關規定，征求河北省高速公路管理局相關領導的同意，對施工卷文件材料表項中的相關條款做了部分改動，使之更加簡潔明了，容易操作，具體變動如下：（1）針對4.1.4中的樁基檢測報告作為施工準備文件歸類欠妥，將其調整至4.3.5橋梁基礎、預制梁完整性檢驗資料中，且應在樁基中間交工資料后面附上檢測報告中的樁基完整性檢測匯總表復印件，同時在其備考表中注明樁基檢測報告成卷的位置；（2）針對4.4.2（防護工程）中第②項次中的臺背回填，參考《公路工程質量檢驗評定標準》關于橋梁工程基礎及下部構造分項工程的要求將其調整至橋梁工程基礎及下部構造中；（3）針對同一合同段內的小橋，根據樁號先后順序依次編號，然后再進行檔號的編制（例如：沿海三標內第一個小橋為K31+789（編號1），檔號編為4·4·3·1，第二個小橋K32+073（編號2），檔號編為4·4·3·2，其他以此類推）（4）針對同一合同段內的涵洞，和小橋的檔號編制方式類似，按樁號的先后順序編號后再依次進行檔號的編制；（5）針對4.6橋梁工程，同樣參照上述原則進行檔號的編制，編制時在4.6后面添加（x）（x—橋梁編號)（例如：沿海三標第一個大中橋為MK28+525.3黃浪渠特大橋，其檔號編為4·6（1），而4·6（1）·1則代表MK28+525.3黃浪渠特大橋的基礎及下部構造，其他以此類推）；（6）針對4.6.6引道工程中的橋梁、護欄移到相應的橋梁工程、總體橋面系和附屬工程中去；（7）針對各施工階段產生的試驗資料，除中間交工試驗檢測資料附在中間交工資料后外，其他所有試驗檢測報告、外購材料檢測報告及質量鑒定報告、配合比申報材料、外委檢測報告等相關資料由實驗室根據相關要求獨立成卷，交驗時和工程資料匯總。

4 施工卷竣工資料的編制過程

根據《實施細則》中對于施工卷竣工資料立卷歸檔的相關要求，針對不同結構，不同位置的資料進行收集整理、立卷歸檔，本文以黃浪渠特大橋基礎及下部構造0#臺施工資料的立卷歸檔為例進行說明。

4.1 資料收集

黃浪渠特大橋0#臺包括以下構件：樁基、承臺、肋板、臺帽、耳背墻、擋塊、支座墊石、臺背回填。在資料收集過程中，首先應該查找該部位對應的單位工程、分部工程、分項工程開工報告是否已經報批存檔，再收集所有構件中間交工資料、工程質量檢驗評定資料等。

在資料收集完成后仔細檢查其是否達到《工程質量檢驗評定標準》要求的“齊全，完整、真實”。在這里強調幾點：（1）中間交工資料里面數據要求實事求是，根據現場實際檢測的數據填寫，不能把所有子分項的檢測合格率都寫成100%；（2）分項（子分項）工程質量檢驗評定表根據中間交工資料中實際抽檢數據來填寫，并由施工單位的技術負責人、專業監理工程師簽認；（3）在工程質量檢驗評定表后需附上實驗室對相應構件（路基、路面）的混凝土、壓實度、砂漿強度的評定表，從中我們可以查閱對應的平均代表值等數據。

4.2 資料整理

資料的整理應根據“從小樁號到大樁號，從下到上，從左到右”的順序，以便

查詢；同一構件的中間交工資料按照該構件的施工工序進行整理。如0#a-1樁基：中間交工證書、鋼筋加工及安裝申請批復單及附件、施工放樣檢驗報告單及附件、樁基鉆孔、成孔、混凝土澆注檢驗申請批復單及附件、樁基完整性檢測匯總表、工程質量檢驗評定表，其中相應的附件根據要求進行歸檔。

4.3 編制檔號

檔號是指獨立成冊、可不裝訂的文件材料組成一卷的案卷編號，應明確清晰，便于查找應用，根據河北省高管局為高速公路建設項目編制的《竣工檔案代碼分類》進行檔號的編制，以0#臺為例，其檔號為：YH˙QH˙SG3˙4˙6(1)˙1˙1-1和YH˙QH˙SG3˙4˙6(1)˙1˙1-2，相應的意義解釋如下：YH為二級類目：沿海高速的簡稱，QH為三級類目：歧口至海豐段的簡稱，SG3為施工單位沿海高速土建三合同的簡稱，4˙6(1)˙1˙1為四級類目九大類序號：橋梁工程中第一座大中橋黃浪渠特大橋（4˙6(1)）基礎及下部構造（1）0#臺（1）的檔號代碼，-1，-2為五級類目檔案流水號。

在檔號編制過程中需注意以下幾點：（1）應該符合公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法中的相關要求，并根據各個省份對相應類目的規定進行編制；（2）同一標段內相同結構應具有統一層次的檔號，不同結構之間應相互照應，簡單明了，五級類目及以下層次檔號的編制同樣應具有統一的層次結構；（3）每一卷資料都應該有唯一的檔號與之對應，不得出現重復。

4.4 卷盒封面、內封面、卷內目錄、備考表、案卷目錄、脊背的編制要點

案卷由案卷卷盒、脊背、內封面、卷內目錄、卷內文件材料、案卷目錄以及備考表等組成，其格式均應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008），其中脊背、內封面、備考表用150g以上的牛皮紙打印。

案卷卷盒一般由業主統一定制，為簡化起見，在卷盒封面只填寫檔號及編制單位且用紅色印章蓋上，其他各項在脊背和內封面上體現出來。

案卷內封面由以下內容構成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號。案卷題名應能準確反映出本案卷文件材料的基本內容，包括公路建設項目名稱、起訖里程、分項（分部、單位）工程名稱及文件材料名稱；立卷單位是指案卷的組卷單位或部門；起止日期是指案卷內文件形成的最早和最晚的時間（如2009年10月9日-2010年9月7日）；保管期限應根據項目文件材料的特性及利用價值填寫；密級根據國家及交通運輸部有關保密規定確定。

卷內目錄有以下項次組成：序號按照文件排列順序，用阿拉伯數字從1起依次標注；文件編號，填寫文件材料的原始編號或圖號，中間交工資料可不用填寫，但竣工圖紙和外委試驗資料一定要填寫；責任者填寫文件材料的形成單位或主要形成單位。屬原材料報驗和工序報驗文件，責任者應填寫施工單位和監理單位的簡稱（YHSG-03，YHJL-01），并在卷內目錄表下空白處標明單位的全稱，對于外委的實驗資料，責任者填寫外委單位的簡稱；文件題名填寫卷內文件材料標題的全稱，案卷內每份獨立成件及單獨辦理報驗和審批手續形成的文件材料，均應逐件填寫文件標題；日期填寫每一份文件材料形成的最晚日期（8位數字）；頁次填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件標注起止頁號（如156-162），屬于已裝訂成冊的文件材料，在卷內文件目錄頁次欄中填寫冊數，并在備注欄中注明累計總頁數；備注填寫需注明的情況。

案卷頁號的編寫，雙面書寫的文件材料經系統化排序后，在其正面右下角，背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數字從1（不得寫成“01”，“001”）開始，用自動頁碼機逐頁打碼，卷內目錄、備考表不計入頁碼系列。已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，同時又與其他文件材料組成一卷，該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號。

備考表由檔號、互見號、立卷說明、立卷人及檢查人簽名、立卷時間組成。檔號和卷盒封面、內封面、卷內目錄上的檔號保持一致；互見號填寫反映同一內容但形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，不同載體的檔案應注明相應形式，并用括號括起；立卷說明應簡明扼要的說明本卷資料內包含哪些資料、文件件數、復印件歸檔原因、原件存放地址、總頁數、以及在案卷編制和使用過程中應該注意的事項；立卷人和日期由負責立卷人簽認，檢查人和日期由案卷形成單位負責人簽認。

卷盒內裝有若干卷案卷的，卷盒封面及脊背上應填寫盒內案卷的起止檔號，并填寫“案卷目錄表”，放在內封面之前，不裝訂。

脊背根據卷盒脊背的尺寸用牛皮紙打印，對于《實施細則》上對于脊背的格式要求，根據實際情況省略了保管期限和編制單位，保管期限用紅色的印章蓋上，而編制單位在卷盒封面上明確體現；檔號統一，案卷題名和內封面上類似，可稍作改動。

對于卷盒封面、內封面、卷內目錄、案卷目錄、備考表、脊背相應內容的字體應符合《實施細則》中的相關規定，如有些位置寫不下，可適當的將字號縮小，靈活掌握。在整個案卷立卷完成后，進行掃描復印，掃描的文件按卷保存為PDF格式，并把文件名稱改成相應的案卷題名，便于查找。

4.5 案卷裝訂

公路建設項目檔案除藍圖及成冊文件材料外，按照三孔一線方法進行整卷裝訂。裝訂時靠裝訂邊（左邊）和下邊取齊，表頭向上，左側裝訂。文件裝訂前去掉金屬物、塑膠、塑封等易老化、易腐蝕的封面和裝訂材料，采用三孔一線法，用白色檔案專用線裝訂，裝訂線距離左紙邊10mm，中孔位于A4紙高度居中，兩邊孔距中孔80mm，單線穿孔在卷背面打結；案卷裝訂順序為內封面、卷內目錄、數份文件、備考表；管理性文件按類別（工程質量管理、工程計劃、合同管理、安全生產及文明施工等）分別組卷；公文需要辦理的文件叫辦件，組卷時，辦件閱辦箋放在正文之前，需要傳達閱知的文件叫閱件，組卷時，閱件閱辦箋放在原文之后，與原文一起裝訂；項目技術文件以文件的類型為單位分別進行裝訂，同類文件最好組成一卷，為便于查找應用。根據卷盒厚度，每卷材料不宜超過320頁；不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份須加蓋檔號章，檔號內容包括：該文件材料所在案卷的檔號和本卷中所在頁次。

5 竣工圖的編制

竣工圖由施工單位負責編制，竣工圖封面、標題欄按《實施細則》格式進行編制，編制完成的竣工圖應在圖紙空白處逐張加蓋竣工圖章并簽署，經駐地監理審核簽認。在竣工圖編制過程中應注意以下幾點：（1）竣工圖紙為A3（420mm×297mm），允許折疊，裝在A3檔案盒內，竣工圖案卷裝入順序為：卷內目錄、圖紙文件、備考表；圖紙表面干凈無污損，線條字體清晰準確；（2）竣工圖在設計文件的基礎上進行編制，施工圖沒有變更的，編制單位可在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖紙，施工圖有變更的，須重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章；（3）竣工圖應全面、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況，將設計說明改為竣工說明，包括主要建設項目、完成工程量、執行的規范標準、主要的施工方案、采用的新技術、新工藝、新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、設計變更情況及開、完工時間；（4）一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，要注明修改依據，并加蓋竣工圖章，凡重大變更及圖紙變更面積超過10%的，須重新繪制的竣工圖紙在原施工圖圖號的前加“竣”，竣工圖號由“S”改為“J”。采用標準圖的可不編入竣工圖，但應在圖紙目錄中列出圖號，指出該圖所在位置并在編制說明中注明；（5）有變更的竣工圖，須填寫設計變更文件與竣工圖檔號對照一覽表，排列在竣工圖表的前面。一張更改通知單涉及多張圖紙時，或圖紙不在同一卷內時，應在備考表中加以說明；（6）竣工圖章尺寸為80mm×60mm，內容包括編制單位、編制人。技術負責人、編制日期和監理單位、監理人組成。竣工圖章簽字要求本人手寫，不得代簽。竣工圖章蓋在標題欄附近空白處，如竣工圖正面無空白處，可蓋在圖的背面左下角。

6 其他材料的立卷歸檔

對于施工準備文件、工程管理文件、工程質量控制文件、安全環保文件、進度計劃控制文件、施工原始記錄、電子文件等，作為施工卷竣工資料必不可少的部分，其立卷歸檔的實施過程和上述中間交工資料的編制方法類似，參考《實施細則》中對每一部分文件的要求進行立卷歸檔。

參考文獻

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[6]江蘇省高速公路建設指揮部.高速公路工程竣工資料編制范例[M].人民交通出版社.2006.

作者簡介：

岳長青，男，助理工程師，內蒙古人，工程技術部負責人。工作單位：中交第四公路工程局第一工程有限公司；研究方向：橋隧施工