高校基建工程檔案管理問題與對策

王曉冬 WANG Xiao-dong；朱玲君 ZHU Ling-jun

（①山東財經大學，濟南 250014；②齊魯師范學院，濟南 250013）

（①Shandong University of Finance and Economics，Ji'nan 250014，China；②Qilu Normal University，Ji'nan 250013，China）

0 引言

高校基建工程檔案是指高校在工程建設、規劃、設計、施工、使用和維護過程中直接形成的具有歸檔保存和查考價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄材料，通常有紙質載體、縮微品載體、光盤載體、磁性載體等儲存形式。基建工程檔案記錄了工程建設的全過程，為高校校園建設和規劃、處理糾紛、事故責任認定、管理維護、防災和應對緊急情況提供可靠依據，是高校寶貴的財富。近年來隨著高校新校區建設及合并的增多，對基建工程檔案管理工作也提出了更高的要求。

1 基建工程檔案的特征

基建工程檔案記錄了工程建設的全過程，一般可分為前期準備階段文件、設計階段文件、施工階段文件、竣工圖和竣工驗收階段文件、使用維護階段文件等五類文件，具有以下幾方面的特征：①分散性和復雜性。基建工程往往周期長，涉及設備、生產工藝、建筑材料、施工技術、參與單位等多方面，影響因素繁雜，工程建設各個階段相互穿插且相互影響，由此決定了工程檔案的分散性和復雜性。②繼承性和時效性。隨著國家建筑法律法規、標準、建筑技術、企業管理水平的發展，基建工程檔案可以被繼承和積累。新建工程可以通過借鑒以往類似工程的檔案，少走彎路，吸取先進經驗，避免錯誤重犯，造成人力、財力的浪費。基建工程檔案的時效性決定了有些檔案的價值會隨著時間的推移而衰減，有些工程文件一經生成，就必須及時傳達給相關部門，否則一旦不被認可，會造成嚴重影響。③全面性和真實性。基建工程檔案要體現自身實用價值，就必須全面真實地反映工程項目的實際情況，形成一個完整的系統。只有真實記錄工程的全部過程，包括發生的質量事故、安全事故、存在的隱患等，才能對后續工程有借鑒意義。如果造假虛報工程檔案，必然會引起嚴重后果，同時也失去了工程檔案管理的意義。④隨機性。工程建設各個階段都會有大量工程檔案資料的產生。不僅工程建設常規階段會產生檔案文件，一些諸如火災、地震、事故等偶然性、隨機性事件的發生也會產生特定的檔案資料，因此工程文件檔案資料還具有一定的隨機性。⑤多專業性和綜合性。由于人類對建筑物功能需求的多元化，建設工程項目也逐漸演變成系統化的綜合性工程，往往需要多個專業、多種工作協同完成。既涉及工程咨詢、土地規劃、環境評價、安全評估、消防、衛生、建筑、市政、智能系統、電力等多門學科，也綜合了項目管理的組織協調、合同管理、投資控制、進度控制、質量控制、信息管理等多方面的工作。因此，基建工程檔案往往涉及多個專業、多個單位，具有很強的綜合性。

2 高校基建工程檔案管理存在的問題

基建工程檔案的上述特征決定了檔案管理工作的復雜性。實際工作中，往往檔案工作與工程建設不同步，不同程度地滯后于工程建設，造成應歸檔材料的不齊全、不完整。高校基建工程檔案管理主要存在下述問題：

2.1 檔案管理意識淡薄 長期以來，我國高校主要領導“重建設、輕檔案”，對檔案管理部門投入不足，而檔案管理部門自身宣傳力度也不夠，造成了基建檔案管理相關人員管理意識淡薄，在工程竣工以后，甚至出現有些基建工程管理員將資料一鎖了事，不及時歸檔，“人在資料在，人走資料失”。檔案管理從業人員往往都是兼職，不了解工程檔案的特殊性，只對檔案資料簡單接收、裝訂，而不是按系統化專業化整理檔案。同時歸檔文件質量低下，不符合對歸檔要求的材料都收攏進來，如一些憑證、簽證、變更文件都是復印件，文件材料紙張規格混亂，書寫材料不耐久，簽字蓋章不全等等。

2.2 檔案管理規章制度不完善 隨著基建工程檔案的增加，傳統的檔案管理模式已經滯后，多數高校沒有制定相應的管理規章制度，職責不清，工作流程也不合理，造成檔案管理效率低下。在工作中對相關工作人員沒有合理的考核和約束機制，不能確保基建工程檔案的準確性、系統性、成套性。

2.3 檔案管理方法和人員素質滯后 計算機、網絡技術的崛起為基建工程檔案管理工作提供了更好的平臺，但目前高校普遍在技術、理念、設備、工作人員素質方面滯后于現代檔案管理要求，紙質載體以外的檔案少之又少,有些管理人員計算機的水平甚至僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

3 基建工程檔案管理對策

為了能夠更好地發揮基建工程檔案的重要作用，提高檔案管理的科學化水平，提出以下幾點對策：

3.1 強化檔案管理意識 教育部國家檔案局27號令《高等學校檔案管理辦法》明確規定：高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。高校宣傳部門應該積極組織相關部門學習《檔案法》和27號令，轉變觀念，認識到檔案管理工作的重要性。高校領導應重視檔案管理工作，在人員、經費、設施上給予大力支持。基建檔案管理工作涉及建設、設計、施工、監理、檔案管理等多單位，涉及面廣，應當努力爭取各相關部門的配合，通過好的檔案利用效益，來加強檔案人員的積極性和責任感，使其能更好地投入到基建工程檔案管理工作中去。

3.2 完善檔案管理體制 高校應結合自身實際情況，制定出一套切實可行的檔案管理體制，通過檢查、獎罰等手段以確保檔案管理工作的規范化、制度化、標準化。學校應明確將檔案管理工作納入到各相關部門的工作職責中，制定年終考核標準，獎罰分明，對好的經驗進行推廣，優秀人員給予一定獎勵，對失責人員追究責任。同時學校在進行建設活動過程中，對外與施工單位、設計單位、監理單位等簽訂合同時，應明確提出基建檔案管理具體要求，對達不到要求的單位通過督促整改、推遲驗收、罰款等相應手段來保證基建工程檔案管理的規范化、制度化。

3.3 提高檔案管理人員專業水平 從事基建檔案管理需要專業性的人才，高校應積極引進專業人才，加強對現有人員的教育和培訓，使其了解基建檔案管理知識、基建工程建設程序、基建專業知識，優化知識結構，增強其責任心和自覺性。同時以提高專業水平為重點，提高其電子文檔管理、網絡技術、現代管理等能力，加強科學管理。此項工作應作為一項長期工作持之以恒，只要發揮好管理人員的主觀能動性，才能使基建檔案管理工作事倍功半。

3.4 實現基建工程檔案管理的網絡化、電子化 現代計算機技術和網絡技術的發展為高校基建檔案網絡化、電子化管理提供了廣闊的空間，高校應抓住契機，加大硬件投入，利用數據庫技術和多媒體技術，改變傳統的檔案管理模式，探索建立基建檔案信息資源體系。將傳統的紙質載體檔案電子化，建立電子檔案信息庫，同時利用高校自身校園網絡，實現基建工程檔案收集、保管、查閱、傳輸的網絡化、電子化。

3.5 強化維修改造工程檔案管理 基建工程檔案管理不能僅僅重視投資額大的工程，而忽略投資額小的維修改造工程。許多維修改造工程涉及弱電強電線路改造、地下管網改造、空調通風、消防管道、供水供熱等方面，盡管投資小，但對工程本身影響深遠。應強化此類工程檔案的收集整理工作，納入到基建工程檔案管理體系中，有利于今后的查閱和利用，避免學校建設資金的浪費。

4 結語

基建工程檔案真實全面反映了高校基本建設全過程，是高校今后建設改造、維護管理、資產評估的重要依據。高校基建工程檔案管理是總結歷史、服務現實、著眼未來的工作，只有充分發揮管理部門和相互人員的積極性和專業知識，利用現代檔案管理手段，才能更好地發揮高校基建檔案的基礎作用，為高校教育事業的發展貢獻更大力量。

[1]賈文振，馮華.淺談如何加強高校基建工程檔案現代化管理工作[J].長沙鐵道學院學報，2012,13(3):273-274.

[2]田岳海.淺談基建檔案管理中存在的問題與對策[J].檔案天地，2012(8):49-50.

[3]方玉鳳.淺談如何加強基建工程檔案管理[J].四川建材，2013,39(4):251-252.

[4]車靜.高校基建工程檔案管理的相關問題及分析[J].長沙教育學院學報，2012,28(1):137-138.