高校學生檔案管理改革新思路

一、引言

學生檔案記錄著大學生在校期間的各種情況，是大學生在以后求職、組織升遷、調動的重要證明材料。目前，我國高校的不斷擴招，在校學生越來越多，高校學生檔案的管理工作也逐漸加重。但是，很多學校的工作重點只放在了學科建設和課題研究上，學生檔案管理工作并沒有足夠的重視，出現了各種各樣的問題，而且這些問題導致學生檔案管理工作十分混亂，沒能真正做到為學生的就業服務。在如今就業壓力巨大、競爭激烈的情況下，對對學生檔案管理進行改革就顯得尤為迫切，因此這是一項十分值得研究的課題。

二、高校學生檔案管理現存的問題

（一）檔案管理混亂，雜亂無章。

高校學生檔案管理包括材料的收集整理、檔案管理以及學生離校后檔案投遞，是一項十分繁瑣的工作，但是，多數高校里的檔案管理工作做的十分不到位，學校領導往往忽略了對檔案管理工作的重視，不僅沒有設立專門的管理部門，沒有專門的管理人員，甚至聘用兼職人員進行管理，管理工作十分混亂。另外，隨著學生畢業離校，學生檔案也要隨之往用人單位或是人才市場，由于投遞數量大、中間環節復雜，如果學校檔案管理不到位就非常容易出現投遞出錯、檔案退回甚至檔案丟失的情況，這將嚴重影響學生的就業前途。

（二）信息收集整理不規范，信息失真。

學生檔案信息收集整理不規范，信息失真也是目前高校學生檔案管理工作中存在的一個很嚴重的問題。許多學校的檔案收集和整理都是由各個學院各自負責的，由于學校檔案管理部門沒有制定統一的規章，導致各個學院的標準各不相同，最后交到學校的檔案參差不齊，出現紙張不統一、書寫不規范、重要材料收集不全、錯別字較多等情況。另外，有些學校為了獲得較高的名聲，將那些在校期間受過處分的學生的處分證明刪除，讓就業單位誤以為該校生源優秀，有的學生考慮到目前嚴峻的就業形勢，希望在求職的競爭中取得一定的優勢，不惜修改過的成績單或者作假的證明材料，這些現象嚴重的影響了就業市場的公平，使學生檔案失去了原有的作用。

（三）材料簡單，不足以反映學生的綜合素質。

隨著就業形勢的不斷嚴峻，用人單位對求職者的要求越來越高，這種高要求不僅體現在學業和思想道德方面，更多的是體現在求職者的綜合素質上，比如創新能力、實踐能力、科研能力、人際交往能力等等。但是，大多數高校的學生檔案一直沿襲的傳統的記錄方式，只記錄的學生在學習和思想政治方面一些基本情況，只包含了學生各學年的成績單、入團入黨材料、學年鑒定、體檢表等，材料過于單一，形式簡單，不能體現學生的綜合素質的強弱，不能向用人單位提供有效的信息。

（四）檔案管理手段落后，檔案使用率低。

目前，大多數高校的檔案都是采用的傳統的手寫版紙質檔案，近年來，隨著高校的學生不斷增加，傳統的管理方式使得工作量大大增加，而且手寫版的檔案經常出現字跡潦草難以辨別、存放時間久了字跡模糊、紙張丟失等問題。而且紙質版的檔案查閱起來困難，因此學校只在進行學年評估時使用檔案，用人單位也很少使用學生檔案。

三、高校學生檔案管理改革新思路

由于高校學生檔案管理存在如此多的問題，而且這些問題都會嚴重影響到學生的就業前途，為了把學生檔案管理工作做好，更有效地為學生服務，對高校學生檔案管理工作的改革就迫在眉睫，而且改革應該與時俱進、適應時代的發展，具體包括以下三個方面：

（一）逐步實現檔案管理的信息化。

由于傳統的紙質檔案存在眾多問題，學校和用人單位使用起來非常不便，使學生檔案不能發揮應有的作用，而為了解決這個問題學校應該逐步實現檔案管理的信息化，具體主要包括以下兩個方面

1、建立專門的學生檔案數據庫。

面對全校數量如此巨大的學生檔案，學校應該建立專門的學生檔案數據庫，配備專業的工作人員，將每個學生的具體情況錄入到數據庫中，建立學生電子檔案，實現電子化管理，當需要了解某位同學的具體情況時，只需要進入數據庫查找就一目了然，既方便又實用。另外，要強調要隨時對數據庫中學生的檔案進行更新，特別是當學生出現處分、休學等其他特殊變動的時候一定要注意及時跟進，以便學校能夠及時、全面地了解學生的動態，更有效地開展學生管理工作。

2、與人才市場建立資源共享平臺。

學生檔案一個最主要的功能就為學生的就業服務，因此，學校可以與人才市場建立資源共享平臺，用人單位可以通過人才市場了解學生的各項情況，有針對性的挑選適合的人才，還可以利用這個資源共享平臺發布職位需求，吸引更多人才前來應聘。學校也可以利用這個平臺及時了解用人單位最新的職位需求，節省學生盲目尋找就業機會的時間。通過這個平臺建立用人單位與學生之間的直接聯系，可以提高學生求職的成功率。

（二）強調檔案材料管理的規范化。

檔案材料收集整理齊全、完整、準確是進行學生檔案管理工作的前提，然而由于大多數學校對檔案管理的忽視，材料的收集和整理相當不規范，學生檔案自建立起來就相當于一沓廢紙，本文認為要解決這個問題要從以下四個方面努力：

1、檔案材料收集的標準化。

學校必須建立統一的標準，對檔案中各種材料進行標準化的規定，比如規定紙質材料紙張的規格、書寫要求、歸檔材料的種類等等。另外，由于這些材料都是由學生自己準備的，各個學院負責的老師一定要進行監督檢查，在收集的過程中要對每個學生的材料進行嚴格的審查，最大限度地減少在材料收集過程中的錯誤。

2、檔案材料的整理規范化。

檔案資料收集后，各個學院還要進行整理，要對學生檔案資料的完整性和真實性進行核查。對于這項工作，學校檔案管理部門制定統一的規則，老師要對每個學生的檔案材料細致的檢查，尤其是真實性，要強調實事求是的原則，不能因為任何原因就改變檔案的真實面貌，比如有些學生為了讓自己在求職時更有競爭力，不惜修改自己的成績單，這對其他同學來說是非常不公平的，因此，在檔案材料整理過程中就要杜絕這種現象。

3、學生檔案管理的規范化。

檔案管理是整個工作的核心，學校領導根據學生的特點建立一套完整的管理制度。首先，要建立專門的學生檔案管理部門，將檔案管理工作進行細分，每個部門每個工作人員都必須明確自己的工作范圍和工作職責，要做到分工明確，各盡其職；其次，學校要給檔案管理部門配備專業的工作人員和專業的設備，并定期對工作人員進行培訓學習，提高工作人員的業務水平，設備也要及時更新，硬件和軟件方面都要保證工作的順利進行，第三，建立完善的監督審查機制，對各個學院的檔案管理工作定期進行監督，針對出現的問題要及時改進，要求各個學院要隨時掌握學生的動態，及時上報，使檔案能夠準確地反映學生的新情況。

4、學生檔案投遞的規范化。

學生畢業離開學校后，學生檔案也隨著離開，由學校統一寄往用人單位或者是人才市場，在這個過程中也要做到規范化。在投遞檔案之前要向學生核對投遞地址的正確性，尤其是要特別關注那些經常變換用人單位的學生，投遞地址要統一時間地點進行書寫和黏貼，防止出現漏寫或重復書寫的情況，在書寫的過程中一定要謹慎，注意不要寫錯別字，書寫完成后再統一寄出。對于那些被退回學校的學生檔案，要找出退檔的原因，堅決不能出現由于學校檔案管理失誤而給學生就業造成問題的情況。

（三）充實豐富學生檔案，體現學生綜合素質。

傳統的學生檔案往往只記錄了學生的一些基本情況，已經不適應新時期新形勢的發展要求了，尤其是近年來，用人單位越來越看重學生的綜合能力素質。因此，需要對學生檔案的內容進行改革充實，以體現學生在德智體美勞的全貌。一份完整的學生檔案應該包括以下四個方面：

1、思想政治方面。

主要包括：入黨申請書、思想匯報、黨員考核情況表、入黨志愿書、參加各種學習活動的心得、政審材料以及各種榮譽證明等等。

2、學習方面。

學習方面是學生檔案中一項非常重要的材料，主要就是各學年的成績單。

3、技能方面。

在對學生技能方面的記錄主要包括英語、計算機等等級證書，各種資格證書，參加的各種學術、文體競賽活動的情況。

4、身體、心理方面。

增加對大學生身體和心理方面的記錄是為了應對新時期發展的要求，由于目前社會壓力不斷增大，用人單位越來越多的考慮應聘者在身體和心理方面的素質。為了應對這種需求，學校應該為每個學生建立身體和心理健康檔案，定期對在校生進行身體和心理方面的測試，并將結果記錄下來，學校要根據結果特別關注心理有偏差的同學，及時進行心理輔導和治療，促進學生健康成長。而且用人單位也可以參考這些檔案，選拔合適的人才。

四、結語

綜上所述，目前學生檔案管理工作存在著許多問題，傳統的管理模式已經不適合當前社會的需要，已經嚴重地影響到學生的就業。因此，對高校檔案管理工作的改革迫在眉睫，通過改革可以學校可以更好的為學生就業服務，更有利于學校建設，提高學校的就業率，提升學校的社會信譽。而且對檔案管理工作的改革是一個長期的過程，不是一蹴而就的，要在改革的進程中通過多方面的努力不斷摸索，不斷完善，使學生檔案管理工作能夠做的更科學、更高效，更好地為學生服務。

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