信息時代我國檔案管理問題探析

檔案是信息的重要載體之一，它作為組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是我國各項事業發展的重要依據和參考。在信息時代，信息技術發展迅速，在方便人類信息獲取、提高信息傳播速度的同時，也給檔案管理帶了巨大沖擊和挑戰，因此，研究信息時代檔案管理問題十分必要。

一、文獻回顧

目前，我國學術界對檔案管理的研究主要停留在微觀層面，以研究政府部門、高校等企事業單位的檔案管理為主，路君蘭（2010）、洪偉麗（2008）、趙益民（2010）、何伶（2008）分別從企業檔案管理隱私保護、企業檔案管理體系建設、高校檔案管理方面進行了研究，缺乏宏觀層面的研究和探討；雖然蔣冠（2005）等從宏觀層面為我國信息時代檔案管理進行了研究，一定程度上彌補了學術界的空白，但是在對策方面稍顯不足。本文從宏觀角度分析信息時代我國檔案管理發展中存在的問題，并提出符合有針對性的應對思路及對策。

二、我國檔案管理存在的問題

改革開放以來，我國檔案事業發展取得了重大突破，相繼于1982年、1995年成立了檔案出版社和《中國檔案報》，是世界上僅有的擁有專門檔案出版社和檔案專業報紙的國家。但是，與國外先進國家相比，我國目前檔案管理事業發展仍不容樂觀，存在著多方面問題，嚴重影響了我國檔案事業及其他各項事業發展的進一步發展。

（一）檔案管理沒有普遍采用網絡技術。

隨著以網絡為核心的信息技術的普及和廣泛發展，信息技術取代了過去“手抄筆錄”的信息流整合方式，使信息傳播的速度極大提高，各種信息得到了空前的傳播。主流信息貯存、傳播方式的根本性變化在極大便利人類信息交換的同時，也給我國以紙質、磁帶存儲等非電子檔案管理模式帶來巨大的沖擊和挑戰，使我國檔案信息處于“被邊緣化”的尷尬境地。世界累計有2000多個檔案館開設主頁（2009年），并開放檔案網絡查詢，相比之下，我國檔案信息網絡化建設則較為緩慢，沒有開放檔案網絡查詢。

雖然我國檔案管理事業普遍采用了辦公自動化等先進技術，方便了檔案的查詢和使用，但是由于檔案本身沒有登入網絡資源整合成數據資源庫，使檔案使用、異地查詢極為不便。這也從根本上使多數檔案信息“束之高閣”，限制了學術、教學對檔案資源的利用，造成極大地信息資源浪費。

（二）檔案管理水平參差不齊。

目前，我國除了部分政府、高校、科研等事業單位專門設置檔案管理機構進行相關檔案管理保存并聘用專業人才之外，多數企事業單位并未設置專門的檔案管理機構，其多數檔案由企業文秘等文案工作人員負責，沒有形成檔案管理體系；檔案管理人員管理素質、檔案管理設備不能得到充足保證，嚴重影響我國檔案信息的錄入、保存和信息交換。

（三）檔案錄入種類單一，檔案使用率不高。

筆者實地走訪發現，目前我國企事業單位檔案管理錄入較為單一，主要以黨政、財會為主，對單位活動記錄不夠詳細，尤其是單位重要決策、會議缺乏記錄，或者敷衍了事致使信息失真；政府部門年度信息缺少信息整合歸檔，致使大量數據信息散佚；部分單位雖然為工作人員雖然建立了詳細檔案，但是主要以人員工作關系為主，缺少員工詳細的工作記錄，不符合檔案信息錄入的原則。

我國政府掌握國家80%以上的信息資源，其中大部分是檔案信息，但是我國目前對檔案信息利用率不高，僅為5.3%，而且主要集中于教學、政策制定方面。實際科研、經濟方面對檔案資源利用較少，這雖然與我國檔案信息儲量不全、種類有限一定關系，但是另一方面也充分反映出我國檔案信息利用較低，才造成了檔案信息錄入較為單一的現狀。

三、我國檔案管理發展緩慢的原因

造成我國檔案管理上述問題的原因是多方面的：我國檔案管理事業起點較低，檔案管理意識較為落后；市場經濟發展時間較為短暫，制度不健全等均限制了我國檔案管理的發展速度，但筆者認為上述幾個方面并不是導致我國檔案管理發展緩慢的直接原因，直接原因主要體現在檔案管理投入不足、管理人員意識落后、檔案網絡化發展緩慢三個方面。

（一）檔案管理的投入不足。

雖然網絡的普及極大地豐富了信息查詢手段，一定程度上替代了檔案的信息傳播作用，但是網絡信息稂莠不齊，存在大量虛假、不實信息給信息獲取帶來巨大不便，而檔案作為準確、可靠、完整、真實的信息記錄對各項研究、政策制定參考有著不可替代的作用。目前，我國對檔案管理認識存在一定不足，對檔案記錄、管理的經費投入不足，致使檔案管理設備不能及時更新換代，人員培訓得不到充分保障，根本上限制了我國檔案管理進一步發展。

（二）檔案管理人員意識落后。

檔案作為各個事業部門發展的準確、詳實記錄，存在一定的秘密性，因此查詢我國各個單位的檔案管理存在較為繁復的審核、審批過程。雖然我國非機密檔案管理已經開放，但是各個單位檔案管理部門沒有及時轉變思想，認清檔案管理以服務為主而非以管理、保管為主的時代特征，甚至設置了部分檔案查詢的人為障礙。在實際工作方面，仍然以檔案信息的保管作為工作的重點，對檔案查詢服務的重要性認識不足。這從思想上導致了檔案管理因循守舊，限制了檔案管理的進一步發展。

（三）檔案網絡化速度緩慢。

檔案網絡化是從檔案錄入、存貯、管理全面采用信息技術，通過數據庫進行管理，通過互聯網進行傳播的檔案管理發展趨勢。通過信息技術和網絡技術提高檔案信息錄入效率、傳播速度和利用率，從而充分利用檔案信息資源。目前，我國檔案網絡化進程緩慢，信息錄入、交換效率低，檔案管理人員工作人工工作量大，嚴重影響了檔案記錄詳實、準確。同時，不便于信息的交換，造成了信息資源巨大的浪費。

四、信息時代我國檔案管理的思路及對策

結合上述分析，本文認為信息時代我國檔案管理應注重加大投入和提高管理人員素質。

（一）加大檔案管理投入，建設符合信息時代要求的檔案管理體系。

加大對檔案管理的投入，完成檔案管理信息化，是我國檔案管理新時期發展的必由之路。通過完善信息時代檔案管理的體系建設，完善檔案信息電子化、網絡化，提高檔案信息透明度，便捷異地檔案信息查詢、檔案信息下載，提高檔案使用效率，才能充分利用檔案信息資源，最終符合信息時代檔案管理的要求。

（二）提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理人員工作思路。

除了在硬件水平上符合信息時代要求之外，檔案管理人員工作素質是解決我國檔案管理問題的另一重要因素。提高檔案管理人員素質，主要體現在檔案管理人員從檔案保存、到檔案查詢服務的工作思路轉變。主要依靠管理人員相關技能、職業培訓，通過技能培訓提高檔案管理人員新型檔案搜尋、錄入、管理設備的使用能力，提高工作水平；通過職業培訓轉變管理人員工作素質，實現工作思路轉變。

五、結語

信息時代，對我國檔案管理提出了更高的要求，可以肯定的是透明度更高、信息傳播速度更快是未來檔案管理發展的必然趨勢，只有完善檔案管理設施、提高檔案管理人員素質并做到二者充分結合，才能最終解決我國檔案管理中存在的問題，推動檔案我國管理事業的進一步發展。

（作者：哈爾濱市水務局水利征費辦公室副主任）

參考文獻：

[1]路君蘭.欠缺與完善——關于我國私人檔案管理的思考.安徽大學.2010.

[2]何伶.論高校校史工作中的檔案管理.山東大學.2008.??

[3]蔣冠.網絡環境下檔案信息資源整合研究.湘潭大學2005.

[4]洪偉麗.檔案管理現代化若干問題認識.黑龍江檔案. Heilongjiang Archives， 2008(06).

[5]趙益民.圖書情報檔案事業一體化整合模式構建.圖書情報研究.2010(1).

[6]徐楚椎.圖書情報檔案一體化管理的理性思考.云南檔案.2009(11).

[7]張麗華.圖書情報檔案一體化——學科邏輯、歷史進程、現實問題與發展路徑.重慶圖情研究 .2010(1).

[8]金凡.網絡環境下我國檔案信息服務研究.中山大學.2005.