論高校檔案管理人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，社會(huì)對(duì)檔案管理人員的要求也日益增加，高素質(zhì)高技能的檔案管理人員成為許多單位的要求，特別是在高校從事檔案工作的人員，由于高校的檔案材料數(shù)量之多、涉及學(xué)生、教師、學(xué)校等方面之廣，檔案本身所具有的原始記錄性、孤本稀有性、內(nèi)容典型性，隨著時(shí)間的推移具有永久的利用價(jià)值等特點(diǎn)以及現(xiàn)代化程度的不斷推進(jìn)，迫使檔案管理人員的素質(zhì)不斷提高，以滿足不斷變化的社會(huì)與形勢(shì)的要求。信息是現(xiàn)代社會(huì)的寶貴資源，可以說(shuō)，誰(shuí)掌握了信息，誰(shuí)就掌握了行為的主動(dòng)權(quán)，而檔案管理人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，是對(duì)提高檔案管理人員素質(zhì)的重要途徑，它不僅是信息素養(yǎng)在檔案管理中的重要性所決定的，也是檔案管理工作的特殊性所要求的。

一、檔案管理與信息素養(yǎng)

檔案是對(duì)材料的有序化組合，而材料的來(lái)源是信息資料的搜集、甄別、選用等一系列過(guò)程的綜合結(jié)果。可見(jiàn)檔案與信息之間的重要關(guān)系。因此對(duì)于檔案人員素養(yǎng)特別是信息素養(yǎng)的培養(yǎng)就顯得非常重要，它是實(shí)現(xiàn)檔案的多元化的前提和基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量的直接因素，也是檔案工作發(fā)展的重要保證。

信息素養(yǎng)是一種綜合能力，對(duì)于高校檔案管理人員應(yīng)具備的信息素養(yǎng)有：要有一種主動(dòng)獲取信息的意愿、能夠主動(dòng)的搜集獲取信息；能自如地掌握信息、選擇信息、評(píng)估信息；能有效地利用信息，并將信息與檔案管理工作有機(jī)的結(jié)合；能熟練地運(yùn)用信息，使信息在檔案的建設(shè)過(guò)程中真正“活”起來(lái)，真正體現(xiàn)信息的價(jià)值；能準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)信息，檔案人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)上對(duì)未來(lái)的一種推斷和預(yù)見(jiàn)，這是一種較高層次信息能力。

檔案的質(zhì)量的好壞來(lái)源于檔案人員素養(yǎng)的高低，來(lái)源于對(duì)大量信息的獲取、鑒別、選擇、運(yùn)用的能力，檔案人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)不同忽視。檔案管理人員只有具備了一定的信息素養(yǎng)能力，才能更好地更主動(dòng)地開(kāi)展工作，將自己獨(dú)到和建設(shè)性的意見(jiàn)建議納入檔案之中，使檔案材料的內(nèi)容更詳實(shí)、更真實(shí)也更可信，真正地服務(wù)于師生、學(xué)校和社會(huì)。

二、對(duì)檔案管理人員的要求

信息素養(yǎng)是檔案管理人員素質(zhì)的體現(xiàn)，是檔案真正實(shí)現(xiàn)價(jià)值化的重要參考坐標(biāo)，由于信息的及時(shí)、廣度、稍縱即逝等特點(diǎn)，把握信息本身就是一項(xiàng)艱巨而長(zhǎng)期的工作，檔案管理人員與信息的特殊化關(guān)系，迫使檔案管理人員必須具備相關(guān)的信息能力，檔案人員應(yīng)具備全方位的信息視角，并要在勤、快、準(zhǔn)、精方面嚴(yán)格要求，不斷提高自己的技能與素養(yǎng)。

1、勤。檔案管理人員不能一味采取被動(dòng)的態(tài)度，將領(lǐng)導(dǎo)或其他部門(mén)提供需存檔的材料進(jìn)行簡(jiǎn)要地編輯與制作，這不僅會(huì)使檔案的完整性無(wú)法把握，也會(huì)使檔案管理人員產(chǎn)生惰性，不能積極主動(dòng)地去尋找、發(fā)現(xiàn)信息，從而可能丟失有用的信息，甚至造成因信息的唯一性特點(diǎn)而帶來(lái)的不可挽回性。因此，檔案管理人員需以“勤”為先，可以主動(dòng)地到各系、各部門(mén)搜集信息資料，亦可通過(guò)各種途徑，如校內(nèi)的網(wǎng)站、報(bào)紙等通訊信息等，及時(shí)獲取有關(guān)信息的第一手資料，將新近發(fā)生的重要或有用信息牢牢掌握在自己的手中，實(shí)現(xiàn)信息的整體優(yōu)化。

2、快。檔案管理人員在面對(duì)大量信息材料的時(shí)候，必須根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)主動(dòng)迅速的搜集信息，特別是原始資料的保存，由于一旦丟失就無(wú)法獲得，檔案管理人員必須快速的將資料加以加工和保存，確保信息的及時(shí)保存性。同時(shí)，高校檔案管理人員面對(duì)大量的檔案材料，有學(xué)校的、有教師的、有學(xué)生的以及其他方方面面，而從事檔案管理的人員又有限，因此，在操作過(guò)程中，必須在準(zhǔn)確的情況下力求迅速與及時(shí)，從而保證檔案的高質(zhì)量特性。

3、準(zhǔn)。這就涉及到對(duì)檔案人員素質(zhì)的較高要求。準(zhǔn)，即準(zhǔn)確的識(shí)別信息、準(zhǔn)確的選擇信息和準(zhǔn)確的保存信息。檔案管理人員對(duì)信息要求鑒別能力，對(duì)于信息的優(yōu)劣要有選擇能力，同時(shí)，必須認(rèn)真仔細(xì)地確保欲存檔的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，在操作過(guò)程中，要根據(jù)嚴(yán)格遵循檔案建設(shè)的有關(guān)要求、制度與程序，佐證說(shuō)明材料與文件匹配等，檔案管理人員必須具備嚴(yán)格的職業(yè)紀(jì)律，認(rèn)真地履行管理職責(zé)，從而為廣大師生以及社會(huì)服務(wù)。

4、精。檔案管理人員在面對(duì)大量信息的時(shí)候，會(huì)碰到信息資料重復(fù)的時(shí)候，或是信息資料大同小異的時(shí)候，這時(shí)，檔案管理人員應(yīng)去粗取精，將更好更適合的資料放進(jìn)檔案，假如檔案操作人員在制作的過(guò)程中，將任何有關(guān)的材料不加鑒別和整理的統(tǒng)一歸檔，會(huì)形成檔案的多而重復(fù)甚至浪費(fèi)等結(jié)果。檔案人員只能對(duì)信息資料給予一定的鑒別和分類(lèi)，才更好地把檔案管理好。

檔案的建設(shè)過(guò)程是信息資料搜集、選擇、保存的過(guò)程，這需要管理人員本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，檔案管理人員只有本著勤奮、迅速、準(zhǔn)確、精練的態(tài)度，把工作做實(shí)、做細(xì)、做好，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息的最大化價(jià)值，服務(wù)于整個(gè)高校的檔案管理工作。

三、提高高校檔案管理人員信息素養(yǎng)的途徑

檔案管理人員的素養(yǎng)是在不斷的積累和學(xué)習(xí)中進(jìn)步成長(zhǎng)的，高校本身就擁有良好的教育資源，必須嚴(yán)格的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行制度化管理，切實(shí)提高檔案管理人員的素養(yǎng)特別是信息素養(yǎng)。

（一）良好的協(xié)作意識(shí)。

在履行管理工作的過(guò)程中，孤軍奮戰(zhàn)只會(huì)讓工作人員身心受創(chuàng)，不能較好地達(dá)到目的。對(duì)于高校檔案人員的信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，要形成一種人人參與的氛圍，在學(xué)校中形成重視信息、及時(shí)推廣信息和交流信息的習(xí)慣，高校檔案人員要具備良好的協(xié)助意識(shí)，不僅主動(dòng)的與各部門(mén)協(xié)調(diào)搜集信息，同時(shí)管理人員之間也可以有一定的分工，由于信息的大量性，某一個(gè)管理人員不可能掌握所有的信息，因此，需要管理人員的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，將信息工作細(xì)化，并按不同的內(nèi)容分配給各成員，形成良好的協(xié)助氛圍，并有意識(shí)的多交流學(xué)習(xí)，從而增加檔案管理人員的信息量和獲取信息的速度，提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。

（二）現(xiàn)代化手段的靈活運(yùn)用。

在以往的檔案管理人員的信息要求上，僅僅是了解和掌握一般的信息知識(shí)，沒(méi)有上升到“信息素養(yǎng)”的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，對(duì)信息水平的理解大多停留在手工作業(yè)和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的水平上，因此，信息的來(lái)源往往單一和貧乏。但隨著高科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化獲取信息的途徑已愈來(lái)愈明顯。隨著現(xiàn)代化辦公設(shè)備的運(yùn)用，如今的檔案管理正朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的方向不斷地改進(jìn)與發(fā)展，信息的內(nèi)容也越來(lái)越多越來(lái)越廣，檔案管理人員在實(shí)踐的操作過(guò)程中，對(duì)于掌握的信息資料可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行搜索，對(duì)未獲得的信息進(jìn)行補(bǔ)充，這不僅提高了檔案管理人員的工作效率，也對(duì)檔案工作的質(zhì)量有一定的提高。同時(shí)，信息將通過(guò)一定的儲(chǔ)存才得以更好地保存，檔案管理人員可通過(guò)建立電子信息檔案，將獲得的信息進(jìn)行暫時(shí)的存放，等材料搜集完整再進(jìn)行整理和保存，這不僅符合檔案信息內(nèi)容的不斷補(bǔ)充和豐富的特點(diǎn)，而且也減少檔案工作人員的徒勞工作。因此，檔案管理人員的現(xiàn)代化手段運(yùn)用技能必須切實(shí)提高。

（三）對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)與考核。

檔案管理人員的定期培訓(xùn)與考核包括經(jīng)驗(yàn)的交流、技能的訓(xùn)練，它是檔案管理隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的重要保證，也是提高檔案管理人員素質(zhì)的重要途徑。就目前的檔案管理工作而言，往往會(huì)產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，管理人員不斷面對(duì)重復(fù)性的工作，而且面對(duì)的是物不是人，往往會(huì)覺(jué)得枯燥無(wú)味，因此，在熱情過(guò)后，也許就會(huì)選擇應(yīng)付的態(tài)度進(jìn)行工作，這不僅影響到檔案的質(zhì)量，也會(huì)影響到整個(gè)服務(wù)體系的建設(shè)，因此對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)與考核是必要的。對(duì)檔案管理人員的定期培訓(xùn)是為了提高技能，交流經(jīng)驗(yàn)，也是改善方法，從而提高管理人員的積極性。而對(duì)檔案管理人員的考核，在公正公平公開(kāi)的原則上，必須建立符合檔案管理的相關(guān)考核制度，不能流于表面。考核包括對(duì)檔案管理人員信息量的考核，是否了解學(xué)校的動(dòng)態(tài)，教師和學(xué)生的信息掌握程度有多少等，是衡量檔案管理人員責(zé)任心的重要指標(biāo)，也是提高檔案人員素養(yǎng)的重要途徑。

總之，高校檔案管理人員是一支高素質(zhì)的隊(duì)伍，也是一支高要求的隊(duì)伍，要本著認(rèn)真服務(wù)的態(tài)度，循序漸進(jìn)和持之以恒地開(kāi)展工作，從檔案管理的實(shí)際出發(fā)，切實(shí)提高管理人員的信息素養(yǎng)，以達(dá)到提高檔案整體質(zhì)量的目的，為高校的檔案工作服務(wù)，為整個(gè)高校的建設(shè)服務(wù)。