行政機關引入6S管理模式研究

一、6S的起源

說起6S管理，就不得不說5S，5S起源于日本，是指整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、規范(Stipulate)、自律(Self-discipline)這五個單詞，因它們均以“S”開頭，所以統稱為“5S”。“5S”是日本企業的一種獨特管理方法。在日本企業，從社長到員工，出口必言“5S”，將它作為工廠管理基礎中的“基礎”，并相應推行各種品質管理，使日本產品的品質得以迅猛提升，“日本制造”已成為優良品質的代名詞，從此日本產品暢銷全世界，奠定了現在日本世界第二的經濟大國地位。 后來，企業在“5S”的基礎上進一步發展，并增加了安全（safety）要素，就形成了“6S”。

二、6S在企業管理中的具體應用

（一）整理。

在機關工作中經常聽到文件或物品太多，導致無處放置，工作環境雜亂的抱怨。而6S的“整理”強調的就是“空間不是沒有，而是可以整理出來的，空間有限的原因正是缺乏整理、整頓。這就要求隨時將現場物品分成有用和無用兩類，及時將無用的物品清除出辦公場所。除了有必要留下的以外，其它的都清除或放置在規定地方。制定分類標準，對物品分為：不再使用的、使用頻率很低的、使用頻率較低的、經常使用的四類。整理時，將第一類物品處理掉，第二三類物品放置在儲存處，第四類物品留置工作場所。依據必要品和不要品判定標準，果斷清除、拋棄不要品、無用品和廢品。將其他物品按照“最經常使用的物品放置于最容易取得的地方的原則”分類放置于指定位置。

（二）整頓。

“整理”階段已將物品分類，“整頓”階段就是對有用物品的放置的規定。將有用的物品分類并定置擺放，保持數量、質量清晰，井然有序，取放方便。通過整頓使工作場所清楚明了，創造出整潔的工作環境，減少找尋物品的時間，以提高機關的工作效率。通過篩選把留下來的必用的物品分門別類依規定的位置定點定位放置整齊，加以標識。大量使用“目視管理”即通過視覺導致人的意識變化的一種管理方法，強調顏色的使用，達到讓使用者“一目了然”的目的。標識要清楚明了，即使是剛進入本機關的工作人員都能夠簡單、容易地查找到所需物品。它不只是提高效率的基礎，也是為推行的工作AB角制度的實施創造一個良好的條件。

（三）清掃。

首先要繪制工作環境平面圖，將工作環境的清掃工作劃分到各下屬部門或個人。清掃程序應自上而下，從天花板到墻面再到地面。應該注意的是責任區域的劃分應包括室內室外，各責任區域間無死角。清掃應按步驟進行，清掃工具應常備、齊全、干凈。清掃工作應日常化、制度化，通過清掃的過程。

（四）規范。

制定制度和規定以維護工作場地的清潔工作，干部職工本身也要做到著裝、儀表清潔、精神文明向上。通過強制執行相關的制度、規定，培養干部職工正確工作習慣，長期維持并改進以上整理、整頓和清掃的“6S”成果。并將 “6S”實施步驟制度化、規范化，并輔以必要的監督、檢查和獎勵措施。如做出以下規范：每天上班前及下班后進行個人辦公桌、責任區的清掃。每天對責任區進行全面清掃；定期檢查，針對清掃中積塵較多、或者比較臟亂的位置，研究對策和防范措施；嚴格執行獎罰制度，對階段性清掃進行檢查評分；執行例行清潔，達到無廢物、無污跡、無灰塵、無死角的“四無標準”。

（五）自律。

通過活動，培養機關干部職工具有良好職業習慣和遵守規范的工作作風以及干部職工的團隊精神，營造團結、積極向上的機關氛圍。采取各種簡約有效的方式，循序漸進使每位干部職工學會自我管理，自覺養成良好職業習慣。建立長期的宣傳學習、貫徹執行機關各項管理制度培訓機制。要求干部職工保持文明的儀表和言談舉止，做到禮貌待人，養成禮儀用語接聽電話的習慣及遵守出勤、作息時間，并保持良好的工作狀態。保持良好的個人衛生習慣，按規定整齊著裝，愛護公物，用完歸位。自覺維護公共環境清潔，不隨地吐痰、亂扔雜物，關心單位、樂于助人，強化團隊意識。

（六）安全。

首先，加強安全教育，保證機關和機關每一位干部職工的生命財產安全，確保無事故發生。其次，是加強財產和信息的安全，要做的是下班之前確保“兩鎖兩關”即門窗是否鎖、涉密文件及重要物品的櫥柜是否加鎖、電源是否關閉、用水是否關閉。并把“兩鎖兩關”制度化，由專人負責。必要時指定其他人員，再次檢查，確保落實。另外需要強調的是涉密計算機的管理，其是否設有密碼、密碼被幾個人掌握、多長時間更換密碼等都需要明確的規定。

三、結論

6S在企業管理應用中已經發展成為了一種較為成功的模式。將這種管理模式引入行政機關管理，可以保持機關工作場所、檔案室等的整理、整頓和清掃的成果，給干部職工提供一個文明、整潔、有序、高效、安全的工作環境，讓這種模式在機關管理中發揮更重要的作用。

（作者：燕山大學經濟管理學院2010級工商管理碩士研究生，主要從事現代企業管理學研究）

參考文獻：

[1] 宋文強.圖解6S管理實務.化學工業出版社，2010.

[2] 李金鐘、姚偉紅等.河北圣雪大成制藥有限公司6S現場管理制度.2007.