淺析鐵路企業項目中的檔案管理

摘要：本文分析了鐵路企業在項目檔案管理中易出現的問題，并對現行檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關檔案工作者提供參考。

關鍵詞：鐵路企業 項目檔案管理 建議

企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式，是企業文化的重要組成部份，作為一名在鐵路企業工作了10余年的職工，對項目檔案管理方面深有感觸。近年來，隨著云南鐵路事業的不斷發展，在實際基建工作檔案管理中暴露出來很多問題，有些影響了企業的聲譽，有些也為企業的經營決策提供了很多的參考依據。如何讓檔案管理工作能在企業的正常經營活動中發揮更大的作用，是值得深思和探討的，根據檔案管理的實踐，筆者對鐵路企業項目建設過程中檔案管理易出現的一些問題談幾點拙見。

1 鐵路企業項目檔案管理易出現的問題

1.1 檔案移交不及時 在鐵路企業施工項目過程中，因為項目點比較多和散，一般會同時有四到五個項目同時施工，每個工程的施工工期也不等，一般在半年到兩年之間，中間牽涉到了大量的施工資料需要及時歸檔，如開工申請資料、測量資料、單元工程驗收評定資料、工程量簽證和結算支付資料等。在公司總部的檔案管理要求中，一般要求各項目部必須設置專門的檔案管理員，及時對各種資料進行收集、存檔。但在實際操作過程中，很多項目經理沒有認真貫徹落實這一制度，經常是讓工程技術人員兼職管理，在工期很緊張的情況下，工程技術人員既要忙著搞技術，又要忙著搞檔案管理工作，經常會發生諸如不能及時歸檔或在施工快結束前，統一才來清理所有歸檔資料。加之部分項目經理對檔案交接工作不夠重視，責任不明、界限不清、把關不嚴，經常是老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續還未辦妥，使得一部分施工項目檔案管理工作前后脫節。致使有些已完工的建設項目竣工資料沒有及時移交總公司或業主保存，或造成部分竣工檔案丟失、資料不齊全、手續不完備等情況出現。

1.2 檔案管理不規范 有的項目經理對檔案管理缺乏足夠的認識，沒有意識到檔案缺失會給企業帶來的不良后果，在管理上沒有嚴格執行總公司頒發的制度，流程上也是敷衍了事，加之用人制度不規范，在招聘檔案管理人員時往往只是面試下即可上崗。現在人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅動，不顧項目部是否同意，一走了之，造成在其手上的部份資料沒有得到很好的移交或被其私自毀滅，給項目部后續的歸檔和竣工結算等工作造成很大的困擾。

1.3 檔案監交工作不嚴格 一部分項目經理把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，加上檔案管理人員業務培訓長效機制尚未健全，沒有嚴格的管理制度，部分項目部檔案管理人員變化較大，對檔案管理業務流程不熟悉，使得基層單位檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。

1.4 檔案管理電子化還未形成 現在很多基層單位和總公司的聯系都還停留在紙質文件上，沒有充分利用互聯網的便捷性來加強交流和溝通，也沒有專業的檔案管理軟件，全靠手工歸檔，容易造成檔案的漏項、缺項，總公司和項目部之間各自為政，不能在系統內部形成統一有效的管理，致使查閱困難，歸檔效率低。

2 加強鐵路企業項目檔案管理的建議

為了保證鐵路企業施工項目檔案的真實性、嚴肅性，促進檔案管理人員合理流動時檔案移交的規范性、完整性，筆者有幾點建議：

2.1 統一領導，分級管理

2.1.1 鐵路企業內部的檔案機構要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導，由總公司建立統一的企業檔案管理制度，對各項目部的全部檔案實施綜合管理。企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，項目部應按一定要求進行科學分類整理，注意各種文件材料的形成和積累，在工程竣工時及時移交檔案，實現檔案的有效利用。

2.1.2 要完善企業各級基層單位的檔案管理制度，包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得截留檔案。行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料要在會議結束后10天內向檔案室移交。對制度的執行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。

2.1.3 項目部要嚴格遵守總公司的檔案管理流程，包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷管理等，及時收集各類施工工程資料，按規定妥善保管、移交。

2.2 明確職責，理順關系

2.2.1 項目經理應把檔案交接工作擺上重要議事日程，要納入到工作程序和規章制度之中。在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。

2.2.2 檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作，要對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符，對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，對未能歸還的借閱資料要及時催還，并編制檔案移交清單和撰寫移交說明。

2.2.3 檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。

2.3 加強學習、提高素質

2.3.1 要定期對檔案管理人員進行理論培訓，加強學習專業基礎知識，使其能夠掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，樹立良好的職業道德，提高服務質量。

2.3.2 檔案管理人員必須忠于職守，具有嚴格的保密觀念，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。

2.4 加快檔案管理電子化進程

2.4.1 企業總部應加快檔案電子化建設進程，有計劃、分步驟、分階段建設計算機網絡信息系統，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、網絡系統的建立維護等。充分考慮各施工項目點對信息利用的需求，提供共享信息平臺，開發適合系統內部檔案管理模式的軟件，使項目部能簡約、快速地獲取所需信息，縮短與企業總部檔案工作的距離。

2.4.2 企業內部要充分利用現有辦公資源，建立一套現代化的信息管理網絡系統，進一步完善、改進和提高整個檔案管理系統，并將成熟的經驗在所有項目點推廣、普及，不斷提高整體應用水平，從而促進企業項目檔案管理工作的科學化和現代化。

3 總結

項目檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。鐵路企業檔案部門只有在實踐工作中改變傳統的觀念，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，實施檔案信息技術科學化，提高管理人員素質，強化服務與管理意識，才能全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果，真正實現企業項目檔案現代化管理，更好的為企業經濟發展服務，不斷提升企業在市場經濟中的競爭力。

參考文獻：

[1]袁鐵軍.淺談企業檔案管理，2003.11.

[2]章燕鴻.淺談企業檔案管理工作中的幾點體會，中小企業管理與科技，2009.09.