淺談如何提高企業檔案的案卷質量

摘要：本文對如何提高企業檔案的案卷質量進行了簡要論述。

關鍵詞：企業檔案 案卷質量

企業檔案是為企業提供可利用資源的有效形式，而企業檔案是否能夠滿足企業利用的需要則取決于企業檔案的案卷質量。企業檔案的案卷質量不僅關系到企業檔案的實用價值，更關系到企業的穩定發展。目前，很多企業不能及時對案卷質量進行把關，案卷分類不清晰，檔案工作人員壓力過大，控制案卷質量的意識不夠，這些問題都影響企業檔案的案卷質量。因此，為了提高企業檔案的案卷質量，有效控制影響企業檔案案卷質量的各種因素，我們要采取各種有效措施加強管理，逐步提高案卷質量。

1 加強案卷管理基礎工作，提高案卷質量

企業的文件材料是形成企業的檔案基本因素，也是做好企業案卷管理的基礎工作。因此，我們首先要強化企業對文件材料的收集和管理，確保文件材料的完整和準確，這樣才能從根本上提高案卷的質量。

1.1 全面提高檔案人員的業務能力 很多企業的文件材料管理人員是兼職且綜合能力不強，必須提高相關檔案人員的素質才能保證文件材料的質量，從而確保檔案工作的順利開展。檔案人員要首先處理好文件的立卷歸檔工作，增強工作責任感，自覺及時的將各種文件準確的收集和整理，為企業的檔案管理做好前期的準備工作。具體來說，要做好以下幾點：一是要及時的對所有外來文件進行登記，規范文件的登記手續，讓所有文件都有帳可查；二是對于需要加蓋公章的文件材料、財務報表等，必須在蓋章后存有足夠的備份才可以向其他部門發出；三是要不斷提高自己的業務能力，積極參加業務培訓，及時掌握各種活動和會議的信息，并主動的收集視頻、音頻資料作為文件材料；四是要經常在企業檔案部門的指導下，開展各式各樣的活動，對案卷中存在的問題進行及時有效的溝通，交流經驗，解決問題，并將所有會議資料或文件材料整理進行歸檔，為今后的檔案案卷管理打下基礎，確保案卷的及時性、有效性和完整性。

1.2 嚴格遵守立案程序和要求 檔案的案卷質量的提高需要各個步驟都有嚴格的執行標準和完善的程序要求，立案作為檔案管理的第一步，必須要注意操作標準和要求。立卷作為文件處理的基礎工作要嚴格遵守“分類清楚，組卷合理”的原則將各種類別的材料有效整合，確認文件的主體、類別、時間、用途后加上標識，統一歸檔。對于不用歸檔的文件材料或者可以清除的文件材料要單獨存放，以免混淆。此外，對文件材料的歸檔還要遵循一事一卷的標準，就是對會議、活動、日常工作等形成的文件都要按時間的順序分門別類的歸置，便于日后的查閱和管理。這樣不僅可以提高檔案的案卷質量，也可以節省時間，提高工作效率。

1.3 注重文件材料形成的質量 制成文件材料的過程也會產生不同程度的問題，這些問題不僅會影響文件材料的質量，更會影響檔案的案卷質量。有的文件的時間不完整，沒有準確的寫明年月日；有的文件材料的格式不符合要求，經常出現沒有作者或者沒有單位名稱，甚至忘記加蓋公章的現象；有些文件的條理不清楚，用詞不當，前后矛盾，容易引起歧義，語句、病句隨處可見；有些表格類的文件數據不真實，統計有誤；還有就是有的文件的耐久性較差，筆跡很容易模糊不清，不能長久保存，這些問題都會對文件材料的質量造成影響。

因此，我們必須重視文件材料的形成質量，一旦發現問題要及時解決。對文件形成的時間要做到準確完整，注明單位、姓名、文件標題，并加蓋公章。在內容方面，要條理清晰，用詞準確，語句連貫通順，能夠讓人清楚的明白文件要表達的中心。最后，在字跡方面，要盡量用不易褪色的筆書寫清楚，由于年久模糊的字跡要及時的查閱書寫清楚，以免喪失了文件材料的有效性。

2 完善案卷質量標準，提高案卷質量

提高案卷的質量，需要有統一規范的質量標準，要對文件的類別劃分、文件格式、卷內排列、整理順序等進行統一的規定和管理，這樣才能保證案卷的規范性和完整性。具體來說，我們可以從以下幾個方面努力：

2.1 明確立卷部門 文書管理部門應該是處理立案的部門，應該將企業的文件材料收集后進行整理立案，然后交由檔案部門。然而，有很多單位的文書處理部門只是收集文件材料，把立案的工作交給檔案管理部門，這種做法不符合國家的相關規定，也不利于單位檔案工作的順利開展。立卷應該是文書處理部門的基本職責，也是文書人員的一項基本工作，企業不能權責不清，這樣很容易影響企業的正常管理。企業的生產經營活動中會產生很多的文件資料，這些資料必須有文書處理部門統一整理和立案，才能保證文件的完整性和規范性，為以后的檔案管理打好基礎。如果將整理和立案交由不同的部門管理，必將引起重復工作或產生工作漏洞，降低工作效率，也不利于單位的檔案管理。只有由文件處理部門統一對文件進行整理和立案才可以有效地控制文件的收集、整理工作，充分發揮文書處理人員的業務優勢，保證立案的質量，提高工作效率，從而確保整個檔案處理工作的順利進行，為后面的工作打下堅實的基礎。

2.2 案卷標題概括準確 案卷的標題是對整個案卷內容的高度概括和總結，通過案卷的標題可以準確的表現出案卷的內容和成分，是查找檔案的主要檢索工具和依據。因此，案卷的標題是立卷的重要標準，關系到利用者今后是否能有效地了解檔案的內容，關系到案卷的質量案卷標題的擬寫必須高度概括文件的內容，文字簡練精準，結構統一達到文字獄內容的高度統一，真正起到畫龍點睛的作用。一般說來，案卷的標題首先要注明作者，如果作者不止一個要分別注明；其次要有揭示文件內容的問題，這個問題要能夠準確的概括文件的核心內容，要集中簡練的表達案卷的核心；最后要注明文件名稱，這可以反映出文件的性質，對于判斷文件的可用性具有一定的參考價值，有些案卷不直接寫明名稱，而是直接用“文件”或“會議記錄”等名稱代替。

2.3 合理組卷，科學編目 要對檔案進行科學的管理和保管，必須合理的組卷，按照不同的執行標準對檔案進行分類，然后科學編目，對分類的檔案進行編目，保證檔案的條理清晰，便于查閱和使用。在組卷時，單位的各部門要權責明確，嚴格按照規定的標準進行歸檔，讓檔案之間有機聯系，形成整體。文件材料在合理組卷、分類后，要逐一的進行檢查看案卷的格式安排、時間、分類、內容等是否妥當，經過全面系統的檢查無誤之后才可以對案卷進行科學編目。案卷的編目要注意：一是編號要在文件的右上角注明，要保持編號的連續性，杜絕產生漏號或重復編號的現象；二是對于案卷的封面和文件的目錄要填寫清楚，字跡工整，日期準確；三是在進行案卷最后的裝訂時，要注意整理完善，材料齊全，然后進行裝訂保持案卷的整體美觀。

3 加強各部門協調合作，提高案卷質量

企業檔案的案卷質量好壞不僅關系到檔案部門的工作質量，更關系到檔案部門與企業其他部門的聯系與合作。很多單位的檔案工作人員缺乏檔案意識，不能及時的最好宣傳教育，缺乏與企業其他部門的有效溝通，長期的封閉狀態會讓檔案工作難以開展，不能得到其他部門的有效協助。檔案工作人員的工作很被動，常常是工作中需要什么才去向其他部門要求，很多工作需要各部門的協調才能夠完成。工作的被動會嚴重影響檔案工作人員的工作積極性，也不利于工作效率的提高。

因此，檔案工作人員必須打破這種封閉的局面，主動地與單位的其他部門溝通交流，積極開展業務合作。就各部門而言，要將整理好的檔案及時的移交給檔案部門保管，并做好備份以免丟失，檔案部門也要準確的材料歸檔整理，方便各部門查閱；就檔案工作人員而言，工作人員要了解和熟悉單位各部門的工作職責和重要的工作部署，能夠對各部門提交的材料進行有效地監督，并對材料的內容和真實性做出準確的判斷。強化各部門的交流與合作不僅可以保證企業檔案的案卷質量，也可以增強企業的凝聚力和向心力，提高經濟效益。

總之，企業檔案的案卷質量是關系到企業生存發展的重要因素。我們應該從影響企業檔案的案卷質量的各因素入手，加強案卷管理的基礎工作，完善案卷質量標準，加強企業各部門的合作，采取科學有效的方法提高案卷質量，滿足利用者的需求。