加強高校檔案管理工作

摘要：通過檔案檢查了解存在問題，切實采取措施，加強檔案管理，對提高工作效率、提升辦學質量具有十分重要的意義。

關鍵詞：檔案檢查；存在問題；解決辦法；提高效率

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-13-0208-01

高校檔案管理工作是高校各項工作中不可缺少的基礎工作，也是衡量教學、科研、管理和其他各項工作水平的重要標志之一。做好檔案管理工作，對總結、探索和改革高校教學、科研及管理工作的規律，提高教學質量、科研能力和管理水平具有十分重要的意義。誠如有論者所言：“可以毫不夸張地說，一所學校的檔案文化就是這所學校整體文化的基石”【1】。為此，在我校百年校慶來臨之際，校檔案館組織檔案管理專業人員和兼職檔案員對全校各個院系及所有行政管理部門進行全方位的檔案管理大檢查，也是對基層檔案管理工作的考察，筆者有幸作為檢查組成員參加了這次大檢查，現將本人所看到的問題以及對如何加強高校檔案管理工作談談自己的看法：

一、存在的問題：

根據此次檢查，雖然大部分院系及行政管理部門的領導及兼職檔案管理人員的檔案意識有很大的提高，但在具體檔案管理中還存在著很多問題。

1、檔案管理人員的配置問題：

大部分院系及行政管理部門檔案管理人員都是兼職，有個別院系設置專職檔案員（如：民生學院、遠程與繼續教育學院、河南大學出版社等等）。還有極個別的部門兼職檔案員都沒有，這個問題主要反映在領導的重視程度上。

2、檔案管理不規范：

筆者在檢查中發現有極個別單位的檔案材料堆放的雜亂無章，存在著對檔案材料的整理、分類、歸檔不規范、保存不科學等等。為此筆者認為原因有：其一、因大部分院系及行政管理部門的檔案管理人員都是兼職檔案員（如：院系辦公室主任、教務員等等），他們既要負責檔案管理又有很多辦公室或教務方面繁雜的事物需處理，因此不可能進行系統地管理。其二、領導對檔案管理工作重視不夠。(在檢查中有部分院系及行政管理部門檔案管理制度沒有上墻)。其三、檔案管理人員的管理素質跟不上。其四、檔案庫房資源不夠。其五、不注意檔案及時移交，致使某些檔案材料缺乏連續性。其六、檔案材料的保存缺乏科學性。

二、解決辦法

通過以上在檢查中所發現的問題，筆者認為應從以下幾方面著手，來加強高校院系及行政管理部門的檔案管理工作：

1、提高思想認識，特別是提高領導同志對檔案管理工作的重視。（如：校檔案館每年定期召開檔案工作會議，強調檔案管理工作的重要性，每年定期檢查各院系及行政管理部門的檔案管理情況并做出總結，將檔案管理優秀的單位要進行表彰，對檔案管理工作不夠重視的單位提出批評，并組織各院系及行政管理部門的領導對檔案管理優秀的單位進行考察，學習先進的經驗，做到用先進推后進，把檔案管理工作提到議事日程上。）

2、完善制度。改變過去那種沒有行政管理制度和文件傳閱制度的狀況，每個院系及行政管理部門都必須制度上墻，使檔案管理工作有據可查、有法可依、有規范的指導，從而使檔案文件及時、完整、有序地歸檔。

3、提高檔案管理人員素質，加強培訓。在這次大檢查中，大部分單位所提出的要求就是加強對檔案管理人員的培訓。為此筆者認為應從以下幾方面入手：首先，校檔案館每年組織專職檔案管理人員對院系及行政管理部門的兼職檔案員進行定期培訓，學習國家頒布的《檔案法》、《保密法》。系統地學習檔案專業理論知識，并能在實際工作中熟練地掌握和運用，從而提高他們的業務水平。其次，校檔案館組織院系及行政管理部門的兼職檔案員走出去，到檔案管理先進的高校取經學習從而提高自己的管理能力。

4、對院系及行政管理部門的檔案管理工作進行明確分工。由于院系檔案材料種類很多又基本是兼職檔案員，沒有明確的檔案管理分工，極容易造成檔案管理的混亂，檔案材料沒能及時地整理、分類、歸檔從而造成檔案材料的丟失。為此，筆者認為院系檔案材料應做以下明確分工：（1）黨政方面的檔案材料應有黨辦主任負責管理（學生檔案、黨建工作的檔案材料）。（2）行政方面的檔案材料應有院辦主任負責管理。教學檔案應有教務辦主任負責管理。（3）科研材料及研究生的教學材料應有研究生與科研辦公室主任負責。這樣實施分頭管理、責任到人、分工細致、協調一致。“要樹立檔案意識、大文獻意識，用‘整體功能大于部分功能之和’的系統理論觀點來指導檔案工作”【2】這樣便可以集眾人之力，收整體之功，更利于檔案的管理。

5、積極解決檔案庫房的緊缺問題。首先校領導要高度重視積極解決院系及行政管理部門檔案庫房緊缺的問題。筆者在檔案檢查中看到有個別單位檔案庫房非常緊缺，（如：藝術學院美術專業在校生一千多人，檔案庫房只有一間房，理論試卷、美術作品堆成山，無法做到科學、妥善地保存。河大幼兒園就沒有檔案室，各類檔案材料就在園辦公室放著等等。）其次，要注意檔案的及時移交。按時把相關的檔案材料移交到校檔案館也是解決檔案庫房緊缺的一個重要辦法。（如：藝術學院美術專業的學生作品，能將每屆的優秀學生作品移交到校檔案館保存將是學校的一大財富。）再次，要給檔案柜“合理減肥”，這也是解決檔案庫房緊缺的有效辦法。

6、利用現代化手段管理檔案。早已有論者指出：“隨著檔案管理現代化的發展，檔案管理業務的內容與結構還將發生新的變化”【3】。院系及行政管理部門的領導應積極為檔案管理工作創造條件，購置先進設備，使檔案管理工作走向現代化、科學化、規范化。

7、搞好檔案的開發利用。搞好檔案資料的開發利用，使其為學校各項工作的改革發展服務，這是檔案管理工作的中心任務和最終目的，也是檔案工作諸環節的出發點和落腳點，為此必須搞好檔案的開發利用工作。（如：基建處檔案室存放著完整的歷年施工圖紙，為以后的維修工作提供利用服務。馬克思主義學院檔案室規范的存放著歷年全校學生的試卷，為學生成績的查詢提供利用服務。公共體育部檔案室整齊的擺放著歷年學生參加全國大賽所獲得的各種獎杯，展示著教學的成果等等。）

注釋：

【1】顧成廳：《檔案文化在高校文化建設中的作用》，《蘭臺世界》。2002年4月

【2】姜之茂：《資源共享與檔案館》，《中國檔案》。1999年12月

【3】馮惠玲、張輯哲主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社2001年版，第57頁。