Excel服務器在中小企業信息化建設中的應用

摘要：通過目前中小企業的信息化現狀，我們可以清晰地看到國內中小企業中應用最多的是電子表格，而電子表格中占據絕對地位便是Excel，本文引入了excel服務器模式，利用其在企業預算與報銷管理中的實際案例，介紹一種新的信息系統部署模式。

關鍵詞：中小企業；信息化 excel服務器；電子表格；企業管理

作者簡介：朱寧，女（1963.2-），圖書館副研究館員，曾在蘭臺世界、現代情報、情報雜志、通信學院學報等發表文章。

[中圖分類號]：G25 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-13-0209-01

一、現代企業信息化管理系統部署的模式：

現代企業部署管理信息系統的方式有三種：第一種是資金充足的企業自己搭建IT開發團隊獨立開發，優點是做適合于自己企業的系統，但成本極高，是大企業所為；第二種是從知名管理軟件廠商處購買成套的軟件，這種方式應用最多的就是ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）軟件的部署，部署ERP軟件最大的風險來自于軟件架構無法跟上企業需求的快速變化，且部署ERP軟件成本不低；第三種是采用正逐漸流行的SAAS模式租用管理軟件系統，這種方式由于信息保存在對方的數據服務器上，其安全性不強，極容易泄露。其實，還有一種成本更為廉價，而實用性非常強的部署方式，那就是利用電子表格為基礎來構建企業的信息管理系統。

對于現代的絕大多數企業來說，對電子表格的應用都是頻繁的。電子表格軟件可以輸入、輸出、顯示數據，可以幫助用戶制作各種復雜的表格文檔，還能對輸入的數據進行各種復雜統計運算后顯示為可視性極佳的表格，將大量的數據變為多種漂亮的彩色商業圖表顯示出來。另外，電子表格還能將各種統計報告和統計圖打印出。目前市場上的電子表格軟件有微軟的Excel、CCED、金山WPS等等，應用最普遍的無疑就是微軟的Excel。

企業的電子表格數據多了，如何管理是個難題，如果不同的電子表格之間可以進行數據的相互調用，那么無疑可以降低企業的信息管理工作量?，F代企業一般都有自己的局域網和服務器，也有自己的數據庫系統如微軟SQL Server 2000等，于是電子表格服務器軟件誕生了。這種方式成本更為廉價，并且企業可以根據自身的需求靈活定制應用，一旦企業的需求變化，企業自己就可以立即進行修改，這就是Excel服務器。

二、Excel服務器簡介

Excel服務器是一個面向最終用戶的信息系統設計工具與運行平臺，它將電子表格軟件MS Excel和大型數據庫管理系統集成為一個網絡數據業務協同工作環境。在這個平臺上，用戶可以充分發揮Excel的應用水平，通過設計模板、定義工作流、定義表間公式等簡易直觀的操作，實現管理意圖，輕松、快速構建能夠適應變化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系統，Excel服務器以微軟Excel為客戶界面，將Excel文件和數據保存到微軟SQL Server 2000中，自動生成Excel表單/報表，用工作流傳遞Excel表單/報表。不但能夠在局域網中應用，還能在互聯網上應用。而且還能集成外部數據源，構成一個統一的數據庫系統。Excel服務器最大的特點是能夠像用Excel一樣方便、簡單、任意修改，不需要軟件工程師來維護管理信息系統。下面用實際例來看它是如何工作的。

三、利用Excel服務器構建預算與報銷管理系統

1、利用EXCEL服務器平臺輕松構建預算與報銷管理系統

我們即將建立的系統支持費用預算的編制、調整、控制，并可以在費用報銷的過程中分月份、季度和年度對預算進行監控。系統后臺數據庫采用SQL SERVER 2000，可以同時支持網頁填報和Excel客戶端填報。Excel服務器只需要在一臺擔任服務器角色的電腦上安裝成功，剩下的工作便是設計好Excel模板。對企業來說，這些模板通常都是現成的，只需要根據自身情況設計好表間公式，整個業績考核系統便可以投入使用了。我們把系統分為三個部分：主數據、費用預算管理、報銷管理。需要說明的是，本文壓縮了系統的許多功能，目的是為了進行一個快速的展示，而非真正在本文中構建一個完整的系統。

2、系統展示

2.1、費用預算申報

如上圖所示，用于在申報費用預算時，需填寫本部門名稱和預算年度。本模板中的費用項目字段為系統自動提取，數據來源于主數據中的“預算費用名稱”模板。用戶可以根據自己的需要增加新的費用項目，或者刪除某些不需要的費用項目。系統將自動計算每個季度的金額以及年度的總金額。費用預算需經過部門經理、財務副總和總經理三級審批。費用預算審批通過以后，系統將自動創建一份“預算余額表”，用于記錄預算余額。

2.2、費用預算調整

當某個部門需要調整多種費用的預算時，例如差旅費和通信費，則需要填報多個表單。調整預算時，用戶需填寫部門名稱、預算年份和費用名稱，然后系統自動提取當前的預算額。用戶可以在“調整后”一欄內填寫修改后的預算金額。

2.3、差旅費報銷

差旅費報銷幾乎用一個表就能完成。如果申請人此前有借款，在填寫報銷申請時需填寫借款編號，以沖抵借款。申請人還需要掃描報銷單據，并在“報銷單據”字段以附件形式上傳。

通過簡單的演示，整個系統其實就是管理各種電子表格。只不過在這里，電子表格被共享了出來，企業員工根據自己的權限和角色來統一管理。當然信息化過程實質上是一個隨著時間而不斷發展的持續過程，而不是某個階段性的目標。環境在變化，信息系統也需要相應地變化、改進和完善。

參考文獻：

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[2]、阿君.用勤哲Excel服務器打造企業自己的管理平臺.電腦報.2010-8-2

[3]、王晨.Excel服務器在高校管理中的應用.科技信息.2008（32）