辦公用品采購供應鏈管理及問題分析

摘要：辦公用品采購一直是企業成本支出中必不可少的一部分。企業經營目標之一為“開源節流”，對于員工人數上千的大型公司，辦公用品的消耗不容忽視，辦公用品采購的管理是否有效甚至影響著財年度企業利潤的高低。鑒于此，特對某世界500強企業中國公司辦公用品采購供應鏈管理做出相關調研，并分析如下。

關鍵字：辦公用品 采購 供應鏈 EBP系統供應商

中圖分類號：F8 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）03（b）-0000-00

1辦公用品采購集中化管理

近年來，一些大中型企業（工業企業：員工300-2000人及以上；銷售額3000-30000萬元以上）已將會展制作、會議接待及用車采購等項目納入統一采購管理項目，并取得一定顯著成效。然而辦公用品采購與供應卻因其采購項目眾多、需求分散等原因在納入統一采購管理實施上具有一定困難。

辦公用品主要包括低值易耗品和高值管理品。其中，低值易耗品主要指：圓珠筆、簽字筆、復印紙、打印紙、便簽紙、文檔袋、曲別針、釘書機、白板筆、熒光筆、記事本、剪刀、計算器等價值較低的辦公日常用品。高值管理品為：電腦、打印機、投影儀、文件柜、空凋等價值較高的物品。對于辦公用品的采購管理來說，低值易耗品因使用量大，可控性小，因而也成為公用支出中一項不容忽視的開支。在此調研中經統計，該外資企業某一全資子公司（獨立法人單位，員工108名），在2011財年中辦公用品（低值易耗品一項）支出已達到18萬元/年。

辦公用品的采購具有零散性大，采購頻率高的特點。在公司未設立辦公用品采購系統時，該公司不同部門分別聯絡不同供應商，分散訂貨。在全球采購統一管理的整體規劃下，公司決定對辦公用品進行統一采購供應管理。辦公用品統一采購會給企業帶來很多好處：企業后勤管理的第一目標是使辦公更有效率，有效率才能保障業務的順利進展，繁雜分散的辦公用品采購使得采購價格居高不下、軟硬件設備維護成本較高，設立沒有必要的物流倉庫，以及重復瑣碎的行政安排，這些耗費了公司大量重復的人力、物力和財力，這些辦公后勤工作都不直接產生利潤，有形尤其是無形的成本持續增加。

2辦公用品管理的規范化

鑒于辦公用品訂購的繁瑣性，依靠辦公軟件系統可以達到精確管理的要求。大多數辦公用品管理系統是以庫存管理為主線，實行從采購、領用到發放的流程管理，這樣主要針對避免辦公用品管理中人為分散預定經常出現的重復購置和閑置浪費情況。辦公用品訂購管理系統在實際工作中可以極大地提高辦公人員工作效率，增加效益，最終要的是可以以此降低采購成本，真正實現厲行節約的原則。在此調研公司中，該公司開發和應用EBP系統進行辦公用品的統一采購供應。

2.1開發商的選擇

辦公用品供應商的選擇及監管由公司采購部負責，實行辦公用品統一供應商、統一品牌、統一標準。2009年采購部對辦公用品供應商進行更換，競標后，最終確定國內一家民營連鎖公司為該公司辦公用品供應商。這家公司主營辦公用品、電腦周邊產品、禮品等，同時它也是中央國家機關政府采購中心辦公用品中標供應商之一。

2.2采購流程

設立EBP系統后，公司申購、批復、確定供應商和報價、收貨都是通過系統完成。在設立及更新系統時，采購部與供應商對提供產品的種類和價格進行談判協商，將相應編號后的物料和價格、供應商名稱等數據放進系統作為標準采購目錄公布，各個集團相關人員可以通過網站上查詢到所需要產品的圖片、型號與價格。

各部門需要采購時，相關部門授權人（一般為部門助理或秘書）在系統中查詢到所需產品信息，若為庫存信息中存在產品，則可馬上顯示價格及相關圖片；若為非標準產品，則需要填寫尋價申請，由采購部尋價后進行信息反饋。授權人提交后訂單后，系統會根據訂單金額界線及采購人不同費用中心向相關審批人發送提醒郵件（一般為部門老板），提醒審批人對訂單進行審批。訂單審批后將直接送達采購部公用油箱，采購部再次確認后將此訂單傳真到供應商處，進行訂購。供應商接到采購部發出的傳真（或郵件），將根據訂單確認產品，安排發貨。

供應商針對該公司有統一的訂單處理中心對采購部確認訂單進行處理。從早晨9點到晚間18點，訂單處理人員時時在訂單處理信息系統中對訂單進行確認。供應商具有多個存儲倉庫，訂單處理信息系統會按照預先編制好的業務規則，根據訂單貨物種類和數量在系統中查詢庫房存貨，并在產品缺貨或相應庫存不足時選擇相應一個最近的配送中心，將該訂單調配給相應的配送中心發貨。訂單中心確認訂單后，配送中心會自動接到分給本配送中心的發貨訂單。配送中心每幾小時會處理一次發貨訂單，隨即進行商品的揀貨、包裝，并按照該公司不同集團所在地進行裝運，統一發貨。每天早上9點以前，供應商自己的配送車輛會到配送中心接收要配送的商品，查驗后送出。由于要發貨的商品很多；因此，供應商一般在當天配送所有前一天接收到的辦公用品預訂。供應商指派專門的派送人員根據訂單上不同的聯系人員及樓層進行送貨，部門助理接收商品，確認商品的完整性和正確性后，部門助理直接在收貨單上簽字確認，并在EBP系統中進行電子確認收貨。配送人員完成送貨后，需要將貨款和客戶的簽收的回執返回給配送中心，確認被記錄到信息系統中，在月底將統計確認給采購部請求付款。

3物流供應鏈存在的問題

在調研中，對該公司供應商物流供應鏈上發現一些問題，現分析如下：

（1）訂單處理問題。目前采購部對供應商實行的是傳真確認訂單形式，在訂單上面操作可以保障信息的準確性。但由于傳真確認在操作上并不優化，且該供應商沒有相應網絡系統接口與該公司EBP訂購系統進行匹配，這樣勢必對供應商能否及時收到訂單、并下達訂單倉庫和運輸組織運作的時間性造成了挑戰。

（2）市內配送問題，因供應產品為辦公用品，小到一塊橡皮，大到一個保險柜。在配送上會出現協調偏差的問題。

（3）車隊管理。類似產品的配送，送達時間卻時有偏差。

（4）辦公用品的儲存。供應商沒有自己容量大的庫房，從其他庫房調貨時間太長。

4根據種種問題，試解決如下：

（1）供應商每年更新電子產品目錄。目錄上提供辦公用品的真實照片及商品信息介紹，方便采購人員快速查閱。每季度還可發布部分商品特價信息，及更新產品信息，及時地由直銷顧問或直郵的方式送到會員客戶手中。

（2）供應商與該公司嘗試安裝訂貨與配送系統的接口，使訂單預定及配送供貨流程完全系統一體化。

（3）有些部門抱怨某些商品不能及時送達，供應商訴苦說不是所有商品在當前庫房中都有，而建立大型庫房又存在種種費用上的風險。這就不能不提到庫存的問題。高庫存保證商品的提供，但產生了潛在費用。“高庫存”和“缺貨”看似一對矛盾的主體，卻是成為企業庫管的通病。尤其對于辦公用品這種流動性很大，種類很多的產品來說，只有建立最優的庫存，對上下游廠商及客戶建立聯合庫存產品管理，才能使庫存的周轉率達到最高。目前據了解，該供應商的庫存管理機制常還比較落后，首先是庫存信息反饋不及時。庫存管理使用手工與電腦相結合的方式，庫房電腦與其他部門電腦并未進行網絡聯接，只是充當了一個存儲數據的工具，而對于廠商和我公司網絡的接口連接也需要有很多改進的地方，數據可以在網絡的平臺上動起來，而這一動，也是保證“零庫存”但“可供貨”的橋梁。和供應商進行溝通的時候，發現他們每月盤點時，管理員會將庫存報表打印出來，與采購進行對賬。面對每月十分繁瑣龐大的數字，各部門只求對賬上沒有出入就好，卻并沒有根據每月報表數據進行更加深入的分析，要知道，隱藏在這些數字后面的產品流量還是很值得借鑒的。這樣時候可以在本身已有的系統上升級一款倉庫管理系統作為企業供應鏈管理的核心平臺？并配合相應的優化軟件作為協同輔助工具。通過IT系統，可以對庫存產成品及原材料進行每日的自動盤點，并分析相關數據。并根據客戶需求定位產品，保證進貨;其次是通過營銷策略，加速產品在市場上的周轉率。

（4）從理論上分析，供應鏈庫存管理將庫存置于供應鏈環節，是為了降低成本和消除不確定性而存在，庫存的存在完全是為了防范“缺貨”的發生。庫存的存在解決了缺貨問題，但是卻引發了另一些問題，這些問題經過整個供應鏈的放大，變得更加引人注目，同時增加了全程供應鏈過程的成本投入。如果簡單地將庫存看作是靜態的是不全面的，庫存在很大的程度上更應該是動態的，就相當于存量，而與之相對應還有流量的概念存在。有效的控制庫存量，將是檢驗全程供應鏈管理的合理性標志。解決降低“高庫存”，應明確庫存控制的根本目的是客戶滿意度以及庫存周轉率，而這個庫存周轉率實際上就是庫存控制的根本目的所在。庫存周轉率的提高，單單靠所謂的實物庫存控制是遠遠不夠的，它應該是整個需求與供應鏈管理這個大流程的輸出，而這個大流程除了包括倉儲管理這個環節之外，更重要的部分還包括：預測與訂單處理、客戶與廠商的溝通、配送與發貨的策略，甚至包括管理流程。而伴隨著需求與供應鏈管理流程的整個過程，則是信息流與資金流的管理。也就是說，庫存本身是貫穿于整個需求與供應管理流程的各個環節，要想達到庫存控制的根本目的，就必須控制好各個環節上的庫存，而不是僅僅管理好已經到手的實物庫存。這樣才能真正做到客戶可以看著目錄下單，下單產品就一定是可以第二天送達到的產品。

參考文獻：

[1] 蒙克薩.《采購與供應鏈管理》2007-1.

[2] 萊桑斯.《采購與供應鏈管理》2007-6.