淺談管理信息化在職業院校行政管理中的應用

摘 要:在信息化的大環境下，在職業院校行政管理中推行信息化管理是迎合時代潮流的選擇。本文中對新形勢下信息化管理在院校行政管理中的作用進行了簡要的闡述，并對信息化管理在職業院校行政管理中的實際應用進行了分析。

關鍵詞:管理信息化 職業院校 行政管理 數字化校園

中圖分類號:G717文獻標識碼:A文章編號:1672-3791(2012)06(c)-0181-01

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，以信息技術為代表的科學技術的迅猛發展，對人類的生產、生活、思維以及學習方式等都產生了重大的影響，職業院校的主要任務是為經濟社會培養技術應用型人才，為了更好地提高教育管理水平，將信息化技術引入職業院校行政管理中是十分必要的。現在越來越多的職業院校都在不斷地進行以校園網為平臺的集教學、行政管理、服務為一體的一種新型管理模式的“數字化校園”的規劃、建設與完善，其中，行政管理信息化是“數字化校園”規劃和建設中不可或缺的一個重要組成部分。

職業院校作為一個特殊的社會組織，其行政管理工作涉及大量的專業性管理工作，從近年我國職業教育和信息技術的發展趨勢來看，職業院校的行政管理中逐步引入信息化技術是教育管理深化改革的必然趨勢。

1 何謂“管理信息化”

“管理信息化”是電子政務在院校的具體化實施和應用，是指院校通過現代化的管理理論和電子信息技術，利用計算機與網絡通訊等現代信息技術手段將院校外部和內部的管理和服務職能進行緊密集成，通過院校網站進行日常事務和行政管理，按照設定的程序在網上實施，從而打破時間、空間及部門分割的制約，全方位的為院校全局管理提供一體化的高效、優質、規范、透明的管理和服務。隨著信息技術與管理理論的不但深入融合，管理信息化的作用也越發凸顯。

1.1 提高溝通效率

管理信息化指的是在各大職業院校行政管理的工作中，引進信息化技術，利用信息化技術進行管理，這樣，原有的組織機構的界限被打破，建立起一條無障礙的溝通渠道。高效是信息化的主要特點之一，這樣的管理模式，不僅可以使各職業院校的單位和部門與其他院校進行信息交換，還可以使各職業學校和社會各界之間進行及時的溝通與交流。高效是信息化的特點之一，在此種溝通模式下，原有的空間和時間被打破，工作人員可以根據具體的需求提供多元化的服務，提高整個行政管理工作的效率。

1.2 增加管理透明度

行政管理的信息化不僅可以提高行政管理的辦公效率，而且由于網絡平臺的公開性，使得廣大師生和社會各界都可以及時準確的查閱信息，同時也利于政策和信息的及時傳達。校務的公開和透明也是職業院校行政管理文明度提高的重要表現。

1.3 提升宣傳效果

職業院校通過管理信息化，可宣傳展示院校的各類活動，如院校的招生就業情況、實習實訓基地情況、專業建設情況、健康教育、教師風采以及校企聯合辦學等，使社會各界更多、更快捷的了解院校辦學理念、辦學特色，提升院校社會聲譽，起到事半功倍的宣傳效果。

2 管理信息化在職業院校行政管理中的具體應用

2.1 更新職業院校的行政管理理念

理念的更新是任何體制、制度的創新的前提，因此，轉變觀念是實施開展管理信息化的首要任務。由于歷史和觀念的原因，傳統的管理理念在院校行政管理中可以說是根深蒂固。轉變行政管理的理念應該充分認識到信息化是院校管理工作今后發展的必然趨勢，在院校行政管理中應用信息化管理是時代使然;管理信息化是一種全新的管理模式，它的應用完全打破了沿襲已久的傳統管理模式，能夠使各部門之間高效溝通、聯動，提升管理效率，節約管理成本，使職業院校得到更好更快的發展。

新的管理模式、新的管理理念都需要全新的管理人才，因此轉變管理理念的重要舉措之一就是引進具有全新教育行政管理理念的人才;除此之外，院校也要給予他們充分展示才能的機會。

2.2 整合共享信息資源

信息資源整合的目的就是要實現信息資源的共享，以實現信息資源利用的最大化。信息共享能夠打破各部門及相關業務單位間的信息溝通障礙，將各個部門之間有價值的信息資源集中到信息管理平臺，以達到各部門和各單位之間信息共享。對于大量的信息資源，應設置專門管理人員對針對其進行整理和分類，建立針對系部、教學、科研、行政管理等不同內容的、具備搜索功能的校園門戶網站，使廣大師生、高校行政管理人員和社會各界人士能夠通過簡單操作即能獲得所需的信息與服務。通過互聯網對一些高質量的圖書館、專業數據庫等建立鏡像，為廣大師生提供更加專業、更加前瞻的教學、科研、管理、實踐等方面的資料。

除此之外，個性化的服務也是信息資源的開發和利用過程中必須要高度重視的問題。個性化的信息服務不僅有利于學生對信息的接收，也體現出了院校對信息資源管理工作的重視。同時在個性化服務中融入院校自身風格，也是院校對外展示的“形象窗口”，有利于院校形象和聲譽的提升。

2.3 全局統籌，增強系統觀念

系統觀念要求工作人員用聯系和動態的觀點來看待管理信息化在職業院校中的應用。院校的行政管理涉及到教務管理系統、科研管理系統、學籍管理系統、財務管理系統、人事管理系統、資產管理系統、招生就業管理系統等多個子系統。信息化管理的實施與應用是一項非常復雜的過程，涉及面廣，信息量多，需要各部門協調聯動，這不但要涉及到管理觀念的更新、管理體制的改革、機構設置的調整和管理方法的完善等方面，還要考慮到文件報表格式的規范、數據分類及編碼統一等問題，這些都涉及到院校管理的全局統籌的問題。

2.4 建立信息化管理的安全體系，保證信息安全

構建完善的信息化管理安全體系，是實現信息化在行政管理中安全應用的先決條件。便捷和高效是信息化給院校行政管理帶來的優勢，但如何保證信息資源的安全同樣不可忽視。為了更加有效和及時地應對信息安全問題，院校應該配備專業人員負責信息安全維護，對相關人員持續進行信息安全方面的培訓，保證各類信息資源的安全共享。

除此之外，制度保證是必不可少的。職業院校可以根據自身的特點來制定完整、規范以及具有較強操作性的信息安全管理制度，并認真地監督實施。

3 結語

隨著信息技術的不斷發展和職業院校改革的不斷深入，信息化管理在職業院校行政管理中的應用與發展是必然趨勢，在職業院校的行政管理中應用信息化管理，能夠優化管理模式，提高管理效率，降低管理成本，最終提升職業院校的整體競爭力。

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