淺談管理信息化在職業(yè)院校行政管理中的應(yīng)用

摘 要:在信息化的大環(huán)境下，在職業(yè)院校行政管理中推行信息化管理是迎合時(shí)代潮流的選擇。本文中對(duì)新形勢(shì)下信息化管理在院校行政管理中的作用進(jìn)行了簡(jiǎn)要的闡述，并對(duì)信息化管理在職業(yè)院校行政管理中的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞:管理信息化 職業(yè)院校 行政管理 數(shù)字化校園

中圖分類(lèi)號(hào):G717文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1672-3791(2012)06(c)-0181-01

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，以信息技術(shù)為代表的科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)人類(lèi)的生產(chǎn)、生活、思維以及學(xué)習(xí)方式等都產(chǎn)生了重大的影響，職業(yè)院校的主要任務(wù)是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)培養(yǎng)技術(shù)應(yīng)用型人才，為了更好地提高教育管理水平，將信息化技術(shù)引入職業(yè)院校行政管理中是十分必要的。現(xiàn)在越來(lái)越多的職業(yè)院校都在不斷地進(jìn)行以校園網(wǎng)為平臺(tái)的集教學(xué)、行政管理、服務(wù)為一體的一種新型管理模式的“數(shù)字化校園”的規(guī)劃、建設(shè)與完善，其中，行政管理信息化是“數(shù)字化校園”規(guī)劃和建設(shè)中不可或缺的一個(gè)重要組成部分。

職業(yè)院校作為一個(gè)特殊的社會(huì)組織，其行政管理工作涉及大量的專(zhuān)業(yè)性管理工作，從近年我國(guó)職業(yè)教育和信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，職業(yè)院校的行政管理中逐步引入信息化技術(shù)是教育管理深化改革的必然趨勢(shì)。

1 何謂“管理信息化”

“管理信息化”是電子政務(wù)在院校的具體化實(shí)施和應(yīng)用，是指院校通過(guò)現(xiàn)代化的管理理論和電子信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)手段將院校外部和內(nèi)部的管理和服務(wù)職能進(jìn)行緊密集成，通過(guò)院校網(wǎng)站進(jìn)行日常事務(wù)和行政管理，按照設(shè)定的程序在網(wǎng)上實(shí)施，從而打破時(shí)間、空間及部門(mén)分割的制約，全方位的為院校全局管理提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明的管理和服務(wù)。隨著信息技術(shù)與管理理論的不但深入融合，管理信息化的作用也越發(fā)凸顯。

1.1 提高溝通效率

管理信息化指的是在各大職業(yè)院校行政管理的工作中，引進(jìn)信息化技術(shù)，利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，這樣，原有的組織機(jī)構(gòu)的界限被打破，建立起一條無(wú)障礙的溝通渠道。高效是信息化的主要特點(diǎn)之一，這樣的管理模式，不僅可以使各職業(yè)院校的單位和部門(mén)與其他院校進(jìn)行信息交換，還可以使各職業(yè)學(xué)校和社會(huì)各界之間進(jìn)行及時(shí)的溝通與交流。高效是信息化的特點(diǎn)之一，在此種溝通模式下，原有的空間和時(shí)間被打破，工作人員可以根據(jù)具體的需求提供多元化的服務(wù)，提高整個(gè)行政管理工作的效率。

1.2 增加管理透明度

行政管理的信息化不僅可以提高行政管理的辦公效率，而且由于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的公開(kāi)性，使得廣大師生和社會(huì)各界都可以及時(shí)準(zhǔn)確的查閱信息，同時(shí)也利于政策和信息的及時(shí)傳達(dá)。校務(wù)的公開(kāi)和透明也是職業(yè)院校行政管理文明度提高的重要表現(xiàn)。

1.3 提升宣傳效果

職業(yè)院校通過(guò)管理信息化，可宣傳展示院校的各類(lèi)活動(dòng)，如院校的招生就業(yè)情況、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地情況、專(zhuān)業(yè)建設(shè)情況、健康教育、教師風(fēng)采以及校企聯(lián)合辦學(xué)等，使社會(huì)各界更多、更快捷的了解院校辦學(xué)理念、辦學(xué)特色，提升院校社會(huì)聲譽(yù)，起到事半功倍的宣傳效果。

2 管理信息化在職業(yè)院校行政管理中的具體應(yīng)用

2.1 更新職業(yè)院校的行政管理理念

理念的更新是任何體制、制度的創(chuàng)新的前提，因此，轉(zhuǎn)變觀念是實(shí)施開(kāi)展管理信息化的首要任務(wù)。由于歷史和觀念的原因，傳統(tǒng)的管理理念在院校行政管理中可以說(shuō)是根深蒂固。轉(zhuǎn)變行政管理的理念應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到信息化是院校管理工作今后發(fā)展的必然趨勢(shì)，在院校行政管理中應(yīng)用信息化管理是時(shí)代使然;管理信息化是一種全新的管理模式，它的應(yīng)用完全打破了沿襲已久的傳統(tǒng)管理模式，能夠使各部門(mén)之間高效溝通、聯(lián)動(dòng)，提升管理效率，節(jié)約管理成本，使職業(yè)院校得到更好更快的發(fā)展。

新的管理模式、新的管理理念都需要全新的管理人才，因此轉(zhuǎn)變管理理念的重要舉措之一就是引進(jìn)具有全新教育行政管理理念的人才;除此之外，院校也要給予他們充分展示才能的機(jī)會(huì)。

2.2 整合共享信息資源

信息資源整合的目的就是要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以實(shí)現(xiàn)信息資源利用的最大化。信息共享能夠打破各部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)單位間的信息溝通障礙，將各個(gè)部門(mén)之間有價(jià)值的信息資源集中到信息管理平臺(tái)，以達(dá)到各部門(mén)和各單位之間信息共享。對(duì)于大量的信息資源，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)管理人員對(duì)針對(duì)其進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立針對(duì)系部、教學(xué)、科研、行政管理等不同內(nèi)容的、具備搜索功能的校園門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，使廣大師生、高校行政管理人員和社會(huì)各界人士能夠通過(guò)簡(jiǎn)單操作即能獲得所需的信息與服務(wù)。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)一些高質(zhì)量的圖書(shū)館、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等建立鏡像，為廣大師生提供更加專(zhuān)業(yè)、更加前瞻的教學(xué)、科研、管理、實(shí)踐等方面的資料。

除此之外，個(gè)性化的服務(wù)也是信息資源的開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中必須要高度重視的問(wèn)題。個(gè)性化的信息服務(wù)不僅有利于學(xué)生對(duì)信息的接收，也體現(xiàn)出了院校對(duì)信息資源管理工作的重視。同時(shí)在個(gè)性化服務(wù)中融入院校自身風(fēng)格，也是院校對(duì)外展示的“形象窗口”，有利于院校形象和聲譽(yù)的提升。

2.3 全局統(tǒng)籌，增強(qiáng)系統(tǒng)觀念

系統(tǒng)觀念要求工作人員用聯(lián)系和動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)來(lái)看待管理信息化在職業(yè)院校中的應(yīng)用。院校的行政管理涉及到教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、招生就業(yè)管理系統(tǒng)等多個(gè)子系統(tǒng)。信息化管理的實(shí)施與應(yīng)用是一項(xiàng)非常復(fù)雜的過(guò)程，涉及面廣，信息量多，需要各部門(mén)協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，這不但要涉及到管理觀念的更新、管理體制的改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置的調(diào)整和管理方法的完善等方面，還要考慮到文件報(bào)表格式的規(guī)范、數(shù)據(jù)分類(lèi)及編碼統(tǒng)一等問(wèn)題，這些都涉及到院校管理的全局統(tǒng)籌的問(wèn)題。

2.4 建立信息化管理的安全體系，保證信息安全

構(gòu)建完善的信息化管理安全體系，是實(shí)現(xiàn)信息化在行政管理中安全應(yīng)用的先決條件。便捷和高效是信息化給院校行政管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，但如何保證信息資源的安全同樣不可忽視。為了更加有效和及時(shí)地應(yīng)對(duì)信息安全問(wèn)題，院校應(yīng)該配備專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)信息安全維護(hù)，對(duì)相關(guān)人員持續(xù)進(jìn)行信息安全方面的培訓(xùn)，保證各類(lèi)信息資源的安全共享。

除此之外，制度保證是必不可少的。職業(yè)院校可以根據(jù)自身的特點(diǎn)來(lái)制定完整、規(guī)范以及具有較強(qiáng)操作性的信息安全管理制度，并認(rèn)真地監(jiān)督實(shí)施。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和職業(yè)院校改革的不斷深入，信息化管理在職業(yè)院校行政管理中的應(yīng)用與發(fā)展是必然趨勢(shì)，在職業(yè)院校的行政管理中應(yīng)用信息化管理，能夠優(yōu)化管理模式，提高管理效率，降低管理成本，最終提升職業(yè)院校的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

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