對文件歸檔工作的探討和思考

翁均俐

摘要：本文通過在文件歸檔工作中的經驗積累，對存在的問題進行了分析，結合歸檔要求和產品特點，提出了歸檔工作中應分幾步走，各負其職，掌握不同階段的特點，明確歸檔方法，使歸檔過程規范化，以達到做好歸檔工作的最終目的。

關鍵詞：歸檔；過程；流程；解決問題

檔案工作是一項古老的工作，對人類文明的傳承意義殊重。孔子修訂《尚書》以授私學，司馬遷發憤撰寫《史記》，司馬光編撰《資治通鑒》，——中國幾千年的歷史傳承都與檔案密切相關。清晰的記錄著歷史的脈絡、社會的發展與科技的進步，檔案，對社會文明的保存與延續、促進，功不可沒。這也使得檔案工作以不竭的活力生生不息。

檔案工作的基本內容是：收集、整理、鑒定、保管、統計和開發利用六個環節。其中歸檔是檔案工作的重要內容，是指使用一定階段的文件經過系統整理后移交給檔案室集中保管的過程，是文件工作和檔案工作的連接點和結合部，是檔案的基礎工作。文件材料轉化為檔案是通過歸檔而實現的。檔案工作就是靠不斷的歸檔來充實，形成規模、系統的檔案，為各項工作服務。本文就單位內部長期存在的歸檔問題進行分析，與同行進行探討。

一、技術的不斷進步給歸檔工作帶來的新問題

一項事業都是從無到有逐步發展起來的，一個單位隨著科研生產活動的不斷發展，檔案工作也在不斷的發展壯大。但是歸檔工作有種越來越難做的感覺，存在的問題主要有：歸檔人員難以落實；歸檔時機很難掌握；歸檔文件的完整性難以保證。

一般來說，一個完整的產品經過幾年的研制。在整個研制過程中，要把成千上萬的設計、生產、試驗人員，各種各樣的工藝和試驗設備有秩序的組織到產品研制軌道上去，必須要有周密的組織、有序的調度指揮，所以研制程序就是按照系統工程的方法制定出嚴格、周密的實施計劃，保證研制工作的順利進行。產品研制過程中組成了相對固定的研制隊伍，人員的工作情況也是隨產品研制階段而定的。所以歸檔工作就要根據產品的研制進度有計劃的進行，才能保證歸檔工作的進行。

歸檔工作是產品研制工作的最后環節，研制的每一關鍵階段都應進行歸檔工作，這是為了更好的保留研制成果。設計部門是文件形成的主體，只有設計人員對文件的生成狀態最了解，所以在設計環節結束后及時組織歸檔工作，把歸檔作為研制工作內容的延續，在此期間，檔案人員在主要起到業務指導作用，負責后期整理工作。

因此，歸檔工作應該納入研制計劃和研制流程，落實到崗位職責上，把產品歸檔工作作為設計人員自覺的工作。九十年代以前，設計人員基本是手工編寫文件，大量的研制材料在自己手中保存，在研制工作完成后，也希望將手頭的文件進行清理進行歸檔，所以歸檔工作是相對比較好做。近期，隨著設計手段的改變，文件的形成方式、文件的保存方式都發生了很大變化，給歸檔工作也帶來了很大變化，計算機的使用研制過程中產生的文件越來越多，設計人員手中的紙質文件越來越少，設計人員對歸檔工作變得不理解，自然使歸檔工作較為困難。

二、面臨新形勢，從新梳理歸檔流程

歸檔工作的開展應該是在上級的要求下幾個部門齊頭并進協調進行的，協調的過程是一個良性循環的過程，互相協調、互相促進、互相監督，其目的是提高歸檔工作質量，我們把參與歸檔工作的單位劃分成：管理部門、設計部門、檔案部門，明確各自的工作節點，標出歸檔工作的走向，使歸檔步驟逐步固化。

歸檔工作是一項系統性工作，涉及面比較廣，歸檔文件包括產品研制全過程的各類文件，歸檔工作的參與人員包括管理人員、技術人員、檔案人員等。歸檔工作能有序進行，也得益于各方面的默契配合，需要各司其職、各盡其責——歸檔的組織工作非常重要。

三、深化歸檔工作的過程控制，使歸檔工作規范化

完善的歸檔制度是開展歸檔工作的基本規范，也是檔案部門指導歸檔工作做好接收工作的依據——建立、健全歸檔制度是產品歸檔的基本要求。但歸檔制度不是孤立的，它應該和本單位的科研生產實際相結合，成為本單位整個管理制度的一部份，也要與相應的標準化制度相銜接，使歸檔制度能夠在單位內部得到貫徹執行。檔案工作歷來堅持執行的“三納入”、“四參加”、“四同步”工作，就是保證檔案工作制度有效執行的具體措施。

在此前提下，歸檔工作的開展包括以下幾方面的內容。

1. 認定歸檔階段：由于產品研制是按階段和批次推進進行的，研制工作不斷的改進向前走，有些重要的研制階段需要保存，所以歸檔的研制階段的確定就非常重要。

歸檔階段的劃分是有科學性的，一定要尊重研制工作的流程。檔案人員與設計人員應相互溝通，了解研制工作情況，掌握文件管理狀態，與相關管理單位和技術負責人及時交換信息，確定科學、實際、有效的歸檔階段，是做好產品歸檔工作的第一步。

2. 確定歸檔范圍：是確定那些文件是應歸檔的，明確歸檔范圍是保證檔案完整性和質量的關鍵。

產品歸檔范圍是指產品歸檔時根據不同級別的要求，確定的歸檔范圍。明確了歸檔范圍，方便檔案人員和技術人員嚴格按范圍要求收集文件進行鑒定歸檔，以提高歸檔文件的完整性。

3. 明確歸檔時間：正確劃定歸檔時間是對檔案完整、準確和安全的保證。歸檔時間一般是按產品研制結束時間、按工作階段等進行，合理的歸檔時間有助于歸檔工作的順利完成。

在上述三方面確定后，歸檔工作的開展就依靠檔案工作者具體的工作方法了。在這方面，各單位都有很多好的做法，筆者在歸檔工作中主要采用了以下手段進行歸檔的組織工作。

產品歸檔時要成立歸檔工作領導小組，明確負責人及成員。小組成員包括管理部門、技術部門的領導和技術人員、檔案部門的人員。小組在歸檔過程中要形成例會制度，對歸檔中存在的問題及時協調解決。在歸檔工作的關鍵結點進行檢查，以保證歸檔工作的質量。

筆者把歸檔工作大致分為四個階段：

第一階段：檔案人員根據要求和產品特點編制《產品技術文件歸檔要求》，技術部門提出產品歸檔項目清單，并落實責任人，管理部門將歸檔工作納入單位工作計劃，進行考核。此階段的考核點主要是歸檔項目的完整性和準確性。

第二階段：檔案部門與歸檔責任人進行歸檔文件的交接，技術人員對文件進行組卷，鑒定甄別，決定取舍并結合產品研制的實際情況編寫歸檔說明書。技術人員對文件狀態進行核對，編寫設計文件匯總表。此階段的考核點是產品文件的有效。

第三階段：進行歸檔文件的移交，檔案人員對卷宗進行系統整理。此階段的考核點主要是移交時間的準確。

第四階段：鑒定驗收階段。產品歸檔完成后要組織不同類型的審查驗收工作，檔案人員就整個歸檔工作作全面的總結，審查組對檔案卷宗進行審查。檔案的審查是一項具有技術性又有政策性的工作，高水平的驗收工作不僅受專業水平的影響，同時還受管理水平的制約。所以成立一個由專業人員組成的審查組，對歸檔工作進行全面的審查和系統的評價，形成完整、準確、系統的檔案為產品研制工作劃圓滿的句號。

通過歸檔工作，建立完整、系統的產品檔案，為科研生產保存寶貴信息的同時，為后續產品的研制提供可靠的依據。檔案工作者的工作有重要的意義，我們應用高度的責任感做好這項工作，讓檔案更好的發揮其科學價值、社會價值和歷史價值。