高校檔案館基礎設施建設探討

云 雪

摘要：隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，信息數字化、傳輸網絡化等給傳統的高校檔案工作帶來了前所未有的挑戰。因此，加強檔案館基礎設施建設已成為新時期檔案管理的必然趨勢。

關鍵詞：高校檔案館；基礎設施；建設；

高校檔案是一所高校發展的歷史見證的載體，高校檔案管理工作是高校發展和建設中必不可少的基礎性工作，是其他任何管理工作都無法替代的。工欲善其事，必先利其器。沒有好的設施基礎，檔案的優化管理只能是一紙空談。因此，加強高校檔案基礎設施建設，為高校檔案發展提供基礎保障，是當今信息時代的必然趨勢，也是高校檔案持續發展的必由之路。

一、檔案館基礎設施建設的基本原則

1、經濟性。高校檔案館基礎設施建設要依據檔案館總體的經濟實力來合理規劃，在采購基礎設施時應該貨比三家、精挑細選，既達到使用要求又可降低投資費用，使有限的資金發揮最大的效益。

2、完善性。基礎設施建設要從檔案整體工作出發，應涵蓋檔案工作的各個層次、各個方面，全面考慮安全保管、正常開展各項業務工作到各種功能的有效實現，保證檔案各項工作的順利實施。

3、發展性。檔案館庫建設，要具有時代特征和發展的眼光。檔案館不應只看到眼前，應結合學校的長遠發展規劃，積極采用先進的技術方法和手段，配備現代檔案管理的設備設施，既要滿足檔案館當前的工作需要，也要注重檔案館的未來發展，將檔案館建設成為展示高校發展實力的窗口。

二、加強檔案館基礎設施建設的幾點建議

1、加強基礎建筑建設。第一，建筑物要有生動的個性。高校檔案館，其建筑應該力爭成為學校的一種象征，去努力體現和詮釋學校自身的歷史特點。第二，選址布局。規劃設計上要與圖書館、博物館等文化設施有所協調。像圖書館、檔案館等幾種性質相近的文化設施要有統一整合資源配置的意識。具體而言，要從規劃布局上，或考慮適當集中，體現檔案館、圖書館館功能和建筑的統一性，給人以和諧的感覺；或適當散開，各自獨立，張揚個性，以不同的特色提升學校的文化品味。第三，館內布局。檔案館內要設有寬敞的大廳，為賓客參觀以及師生交流提供場所，還要在會議室、走廊等公共區域布置有檔案特色的裝飾物件，為檔案館增加新的特色，進而凸現檔案館的文化特性。

2、加強高校檔案館（室）基礎業務建設。要想發揮好檔案館的作用，就要加強日常工作，在檔案信息的收集、整理加工等基礎工作中下足工夫。（1）舉辦展覽館、報告會或者專題講座，增強檔案管理人員的檔案意識，也增強廣大師生對檔案重要性的認識，進而可以配合檔案人員更好地做好檔案的收集、加工工作。（2）根據高校檔案成分復雜、種類較多的特點，檔案管理人員要親自去各科室、各部門收集檔案，認真做好傳統意義上的檔案材料的收集、整理工作。（3）定期對所存儲檔案進行編目、統計、鑒定及保管等工作，使館（室）藏的每份檔案都出于正常狀態，確保檔案的完整、安全，隨時為使用者提供。（4）要根據高校自身特點，著力構建反映高校特色的檔案體系，做到與眾不同，才能更高效的提供特色服務。（5）不斷提高檔案管理的現代化水平，加強檔案信息化、數字化建設，拓寬檔案的使用渠道，不斷提高檔案利用率。

3、豐富檔案館的服務手段和方式。首先，建立完善的數據庫管理系統。新時期檔案館建設需要完善數據庫管理系統，對所有檔案進行實時管理。檔案館也應該開展多種利用形式，定期編制和出版各種檢索工具，方便用戶迅速而準確地查詢檔案。其次，需要高可靠性的數據安全系統，保證所有檔案數據的存儲安全，避免丟失。第三，館內設立環境舒適的閱覽室，并配備各種輔助設施，方便用戶閱覽、咨詢和檢索，比如掃描儀、傳真等檔案數字化加工設備。第四，檔案館可在互聯網上建立自己的網站，使用戶可以在任何地方都可以便捷地獲取檔案館提供的各類信息，進一步提高檔案利用服務的質量。只有在充分利用現有資源的基礎上，才能為檔案信息資源的管理和使用提供保證，提高服務效率和質量，而且近年來網絡技術的發展和運用也為此提供了便利的手段。

4、完善檔案館建設中的基礎設施采購工作。我國高校的擴招使得高校檔案館基礎設備需求不斷加大，許多館通過加大設備投入、增加設備的數量來滿足對設備資源的需求。因此，采購工作至關重要。基礎設施采購之前要詳細了解其運行特點、性能、維修性、經濟性、維持費用的高低等狀況，做到心中有數，在此基礎上要多開發相關的供應商，通過逐一對比最終確定要購買的品牌、型號、款式，總的原則是選擇技術上先進、經濟上合算、工作中適用的設施，同時兼顧可靠性、節能性、環保性、美觀性、耐用性及售后服務等。只有這樣，才能保證檔案館設備設施采購活動的正常、有序進行，用有限的經費購買到最合適的設備、設施，保證檔案館的良性運行。

總之，檔案是指在高校各項工作中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，通過高校檔案館的建設，能夠為檔案館藏的優化工作提供契機，為檔案工作精細化管理打開局面。因此，高校要力求發揮檔案館基本職能，實現檔案館的最優配置，積極進行科學管理方法的探索與創新，走出一條健康、穩定、發展的路子。

（作者單位：保定學院）