基于供應鏈管理的高等學校教材庫存優化探討

彭國建 陳國民 劉澤華 陳 剛

針對高校教材管理過程中面臨的困難，本文開展“基于供應鏈管理的高校教材庫存優化探討”，從供應鏈管理的角度出發，針對高校教材的具體特點，旨在理順教材供應與管理各環節的相應關系，通過優化設計，有效實現高校教材零庫存。

一、高校教材供應鏈及其流程

高校教材供應鏈結構形式如圖1所示:

圖1 高校教材供應鏈結構圖

高校教材供應的具體流程分以下幾個步驟:

(1)學校組織統計各教學班級學生人數;

(2)課程任課教師根據高校選用教材規定，從已出版的教材中選擇適用教材，并向學校教材管理部門提供教材的詳細信息和需用數量;

(3)學校教材管理部門依據各班級遞交的教材需求量制定教材采購計劃 (計劃中應詳細規定教材的到貨時間和地點)，并將計劃交給中標的教材供應商;

(4)教材供應商依據學校制定的教材采購計劃，按照其運行模式和相關規定與出版社簽訂采購合同;

(5)出版社依據合同組織印刷出版，并及時向教材供應商供應教材;

(6)教材供應商在規定的時間和地點將教材交付給學校教材管理部門;

(7)學校教材管理部門組織教材領用班級及時到教材發放地領取教材，并發放到學生手中。

二、高校教材供應的特點

教材供應與企業的商品供應相比，具有自身獨有的特點，主要表現在以下幾個方面:

(1)高校教材供應具有很強的計劃性。盡管高校不像中小學那樣，每學期的教材使用數量十分固定，但相對企業的商品供應來說，具有很強的計劃性。除去少數不可預見的因素外，只要認真組織和協調，教材的訂購數量可準確確定，即經濟批量固定。

(2)高校教材供應時間固定。高校教材供應一般分為春秋2次，教材的采購一般集中在寒暑假。教材發放時間集中在開學報到時的1－2天內。在認真組織和周密計劃下，可有效控制教材的庫存時間，將庫存費用降到最低。

(3)有固定的消費群體，如果計劃準確，高校方可實現教材零庫存。

(4)學生每學年先預交教材費，學年結束再進行教材款結算。購買教材的經費由高校教材管理部門統一支付，現金充足。

(5)目前高校的教材采購一般通過招標的方式確定教材供應商，由教材供應商組織訂購，高校教材管理部門在制定采購計劃及組織教材發放等環節進行協調。

(6)在目前市場經濟環境下，教材采購具有一定的回扣率(即折扣)。

三、供應鏈管理下高校教材庫存存在的問題

供應鏈下高校教材庫存管理存在的主要問題分為三類:信息類問題;供應鏈的運作問題;供應鏈的戰略與規劃問題[1]。主要體現在以下5個方面:

(一)對不確定性問題的注重不夠

在高校教材供應過程中的不確定性因素主要體現為學生需用教材的人數不確定。高校在預定教材時統計的需用教材的學生人數和實際領用教材的學生人數不一致，造成教材庫存。主要原因有以下幾個方面:

(1)新生人數難確定。近年來，新生教材的預定往往是按照學校當年的招生計劃來執行的。可由于高校之間對優質生源的爭奪，學生選擇學校的自由度加大了。據統計，地方高校新生入校報到率基本在92% －95%[2]。此外，由于專業調劑等因素，使得新生教材需用人數難以確定，盡管該部分學生人數所占比例不大，但總數仍很可觀。

(2)老生人數總有變化。學校為保證教學質量，每年甚至每個學期末總會出現留級、休學、退學、轉專業和專升本等情況，這些情況往往出現在申報教材征訂計劃后，從而使得人數出現變動。

(3)部分在校生自主購買教材。現在高校出現這種現象:部分畢業生在離校之際，選擇將自己的教材出賣，有些在校生購買后就不再需要訂購教材，使得人數有出入。

(4)學分制給學生人數帶來一定不確定性[3]。現在不少高校采用彈性學分制，不符合考核要求的學生會選擇重修，學習刻苦的學生可以選擇提前修讀。這也會增加部分教材庫存。

(二)缺乏合作與協調

要減少教材庫存，就需要整個供應鏈中的每一個環節進行精誠合作和協調配合才能有效確保將教材庫存控制在一個最低水平。然而，現有部分高校將訂購教材計劃和教材采購分離開來。學校只提供計劃，具體采購由中標的教材供應商負責。在教材供應過程中，許多工作往往需要在假期里完成，這期間由于假期中人員、信息等因素，缺乏合作和協調，導致庫存增加。

(三)庫存控制策略簡單化

教材供應鏈涉及的環節不是很多，在進行庫存控制時應該綜合考慮每個環節，尤其體現在制定教材采購計劃的班級和任課教師環節，應該建立起完善的教材選用制度。避免因為教學計劃改變或課程任課教師改變而出現教材庫存現象。

(四)缺乏供應鏈的整體觀念

高校教材供應鏈中涉及的單位有出版社、教材供應商、高校、物流運輸等多家單位，每家單位只負責優化控制各自范圍內的供應環節，這就人為地將供應鏈分割開來。當其中某些或某個環節出現差錯時，如不能有效協調，將會出現不同程度的庫存。

(五)信息數據傳遞不明確

供應鏈管理下的高校教材庫存控制，其信息數據需要及時傳遞。需要了解所訂教材訂貨處于什么狀態，未來是否可以按時、按質、按量到達以及可能的誤差情況。在教材采購的等待過程中，也應及時掌握教材的信息數據以便面對變化情況進行修改。特別是現在有些高校鼓勵教師積極參與教材建設工作，有不少教師主編或參編有關專業教材，為了保證銷量，有時會預定多個年級使用的教材。這些信息如不能及時掌握，就會造成多訂或重訂現象增加庫存。此外，現在各出版社的競爭也日益激烈，為適應高校需要，出版社不斷更新教材內容，推出更加優秀的教材。版本升級，教材的詳細信息發生改變，這些內容不能及時傳遞，必然會出現訂不到教材現象，增加缺貨成本。

四、基于固定批量、固定回扣率的供應鏈管理下高校教材庫存優化模型

由高校教材供應的特點可以看出，高校教材庫存管理符合經濟批量模型的基本規律[4]，但其本身又具有不同的特點，為此，結合高校教材供應的具體情況，提出一種適合于將高校教材庫存費用控制到最低的優化模型。該模型的前提是:

(1)春秋兩季所需教材數量穩定，并且能通過學校各專業制定的教學計劃得到相當準確的數量，即D為已知常量，并且全年訂購次數為2次，每次的訂貨量分別為春季教材需用量Qc和秋季教材需用量Qq，即:D=Qc+Qq;

(2)每個假期訂購的教材能在集中的幾天時間內到達，并非陸續到達;

(3)不允許發生缺貨，即總成本中的缺貨成本為0;

(4)訂購教材的價格在教材訂購期間內不變，即U為已知常量;

(5)現金充足，不會因為現金短缺而影響進貨;

(6)教材采購過程中的回扣率(即折扣)固定不變，為ε;

在滿足以上條件的基礎上設:

Qc為春季教材采購批量，Qq為秋季教材采購批量;

K為春季教材訂購成本，Kq為秋季教材訂購成本;

Kcs為春季教材儲存成本;Kcq為秋季教材儲存成本;

T為全年教材采購總成本。

則:

T=Qc×U×ε×Ks+Kcs+Qq×U×ε+Kq+Kcq

五、庫存策略優化設計

(一)采取不同的庫存管理方式

從教材供應鏈結構圖中可以看出，教材供應的整個過程涉及到5個環節、3－4家不同單位。每家單位在整個過程中所起的作用不同。為此，應采取不同的庫存管理方式。

高校教材管理部門:在前一個學期下半段應詳細統計各個班學生需要教材數量，制定嚴密的教材需用計劃，做好各班級教材領用的時間安排表。并向教材供應商提出確切的教材交付地點和時間。當教材到位后，及時組織學生領用教材，減少教材在庫房內的停留時間，真正實現零庫存。

教材供應商:依據高校教材管理部門提供的教材需用信息，詳細研究，廣泛收集教材供應信息，制定出嚴密的教材訂購方案。尤其應統籌安排教材的采購時間，盡量銜接好教材的出庫、運輸及交接時間，盡可能地減少教材在供應商倉庫中的庫存時間，減少庫存費用。

出版社:依據教材供應商提供的采購信息，組織相關部門積極出版相應教材。按照出版社的實際出版能力和出版效率，合理安排教材編輯、印刷、裝訂流程和時間。統籌兼顧，使得教材在出版社庫房中停留時間最短。

此外，還可委托第4方物流系統來完成協調教材的交通運輸。將3家單位的庫存管理功能交給第4方物流系統管理。第4方物流通過協調供需方的信息，為整個供應鏈提供倉儲、運輸、配送等一體化物流服務，成為供應方和需求方之間聯系的橋梁，最終提高整個供應鏈的運作效率和管理水平。

(二)在教材供應鏈各環節建立共享信息平臺

零庫存的庫存成本是最低的，但這只是高校教材部門追求的一個目標。要實現對供應鏈的全局控制優化，應在供應鏈結構中建立一個共享的信息平臺，借助電子信息交換技術(EDI)、internet或intranet技術，使教材的出版、庫存量、更新換版、漲價等具體信息能夠快速及時地傳遞和共享，使得供需方都能在最短的時間內了解、掌握詳細內容，及時了解教材的具體狀態，依據最新的信息及時更改教材的供應、采購和訂購內容。建有信息平臺的高校教材供應鏈結構圖如圖2所示。

圖2 建有信息平臺高校教材供應鏈結構圖

在各個環節之間建立這樣一個信息平臺，有以下三個作用:

(1)可以真正實現供應鏈上的零庫存管理。通過教材具體信息的充分共享，各個環節可及時調整自己的訂購、采購計劃，從而可能實現出版社、教材供應商和高校真正的零庫存或將庫存壓縮到最低。

(2)避免信息不暢而產生的訂貨成本。信息平臺的建立，可以使供需信息更透明化，從而有利于供應鏈的穩定運行。

(3)有利于供應鏈上各節點間信息的共享，從而降低供應鏈庫存總水平，實現供應鏈全局的優化。

(三)樹立整體供應鏈觀念，創建聯合庫存控制機制

高校教材供應涉及到多家單位。目前，各單位內部能積極采取措施，有效控制本單位庫存，但對與下游供應環節的交接不是很重視，經常出現交接不及時現象，這勢必增加整個供應鏈的庫存。為此可采取以下措施:

(1)牢固樹立整體供應鏈觀念，利用教材信息平臺及時進行交流，確保教材交接順暢、及時。

(2)創建聯合庫存控制機制，多家單位聯動，共同制定控制策略。

(3)未雨綢繆，設置應急預案。針對教材供應過程中各個環節可能出現的突發狀況，提前做出應急預案，并在實施過程中不斷完善。

[1]馬士華，林勇.供應鏈管理[M].北京:機械工業出版社，2005.

[2]周書劍.淺談高校教材管理中存在的問題及對策[J].中國科教創新導刊，2011，(17).

[3]王育蘭.高校教材零庫存探析[J].桂林航天工業高等專科學校學報，2011，(63).

[4]李秀英，鄧小龍，敬希泠.管理會計學(第二版)[M].北京:經濟日報出版社，2009.