零庫存流程管理在醫院成本核算中的應用

沈旭睿

0 引言

醫院信息系統的應用是建設現代化醫院的必經之路，利用信息技術，將醫院的物理資源（人、財、物）進行整合和優化，為患者提供先進、便捷、人性化的醫療服務，提高醫院經營效益。如何利用信息技術提高業務管理水平，降低運營成本，是醫院最關心的問題，為達到以上目的，要設計一套功能滿足臨床需求、財務符合審計要求、流程最優化的醫用物資管理系統，從而提高工作效率，提升管理質量。

醫院主要醫用物資管理部門，包括：設備科、供應室、庫房。設備科的主要工作是負責設備供應商管理、設備維護、物資價格、發票金額審核等一系列管理；供應室，主要承擔可重復利用材料的發放、回收、消毒、使用統計等工作；庫房，主要以物品實際進出庫、物品發放、科室領用統計等工作，3個部門攜手為醫院開展各項醫療護理工作，提供物質保證。

隨著醫院業務的發展，各類醫療物資的種類和數量急劇增多，對以上3個部門的管理提出了更高的要求，工作質量的優劣，直接影響醫護質量，也影響著醫院的形象和發展。

我國發達地區醫院的醫院信息系統（HIS）建設已基本普及，臨床信息系統（CIS）、醫學影像信息系統（PACS）和檢驗信息系統（LIS），也逐漸在醫院推廣并運行，就現階段而言，此3類系統與HIS系統已結合得非常緊密，在醫院業務流程和財務核算上能做到準確無誤。然而，醫院物資管理系統，卻很少與 HIS系統互聯，數據獨立，無法將物資消耗情況直接與病人關聯，并且由于多數醫院在物資管理上沿用老一套的管理流程，從計算機中查詢到的庫存、臺賬信息，由于各種原因，往往與實際庫存不相符。

1 醫院物資管理主要存在的問題

物資管理系統發展比較緩慢，現在看來，傳統管理模式存在著許多缺陷和不足，無法滿足需要。需要解決的問題主要有：

物資設備在醫院存放的時間過長，資金積壓，增加管理維護費用；部分耗材由于使用頻率不高，在庫房存儲時間過長，致使還未拆封就已過了保質期。這些損耗都將轉嫁于病人頭上，提高了醫療費用，違背了以患者為中心的宗旨。

物資管理系統與醫院其他信息系統集成度不高，由于各系統多為各家軟件公司開發，數據接口不透明，數據無法共享。醫院在使用軟件時，無法挖掘更多的數據價值，對醫院決策層，無法提供更多的幫助，不能滿足醫院的需要。

就目前軟件開發的水平來看，幾乎是醫院手工操作的翻版系統，僅僅是利用信息系統代替原本手工操作，只能在一定程度上減輕工作人員工作量，提高準確性和工作效率，但在實際使用時，原有手工操作流程存在的問題仍沒有解決，例如：無法及時追蹤醫用物資在醫院的實時庫存、科室領用情況、實際消耗情況等。

管理觀念落后，無法適應現代醫院管理要求。需要對管理模式及工作流程進行改造，以解決上述問題。

2 零庫存管理在醫院物資管理流程中的實際意義

零庫存管理的目的，就是力求實現物資成本、庫存數量、存儲周期最小化，核心是改變業務流程，而非通過加速周轉來達到減少庫存的目的。所有目標的達成，依賴于醫院醫療物資管理和庫存控制水平。

在計算機和物流管理技術高速發展的今天，人們發明了一種新的零庫存管理模式。零庫存，主要是通過改變業務流程，將原有倉庫空間的物品的儲存數量盡量減少、加快物品周轉速度、實時了解庫存情況和使用情況、把控出庫入庫。

在醫院內部，業務流程對患者是不透明的，但其執行效率對患者有直接影響。因此，本著以患者為中心的主旨，改進原有低效率業務流程的工作，就變得非常重要。

2.1 原業務流程

流程描述，如圖1所示：

圖1 原業務流程

（1）物品送貨：供應商將物品放置在科室私有庫房，提供送貨單和發票，科室將發票集中放在一起，等待臨床使用。

（2）物品入庫： 科室將臨床已使用的物品清單和發票交予庫房，庫房讓科室人員填寫物品領單并保存，同時將物品輸入系統自動計算總金額，與發票金額核對，若金額一致就入庫，不一致就通知設備科與供應商核對單價后修改價格。

（3）設備科審核：設備科將物品明細的合計金額和發票金額核對，通過審核，生成入庫單，正式入庫。

（4）月結出庫：庫房根據收集的物品領單，將科室信息和物品使用信息錄入系統。

（5）設備科審核：設備科核對物品應用單信息與科室信息，核對無誤，生成出庫單，正式出庫，完成整個業務流程。

效能分析：

原有業務流程，將原有手工出入庫模式電子化，并在統計查詢方面效率和準確性很高，但仍有以下問題無法解決：

（1）醫院無法獲知實際堆放在科室物品的準確數量，此類物品由于財務已付款，實際凍結金額數字未知，只有待該批物品使用完以后，財務才能完成流轉，部分物品時間跨度可能將近一年，實際上增加了醫院運營消耗。

（2）由于HIS收費系統與醫用物資管理系統之間無信息交互，因此財務科計算科室績效時無法將科室消耗成本與銷售金額關聯。科室利用此漏洞，積壓物品使用清單與發票，可控制成本統計。

（3）庫房工作量較大：庫房既要負責發票與物品使用清單錄入，又要負責和對金額，月底還要將領用單集中錄入系統。由于醫院的發展，醫用材料種類和數量激增，庫房實際工作強度很大。

2.2 改進后流程

流程描述（如圖2所示）：

圖2 改進后業務流程

（1）預入庫：科室申請進貨，設備科根據現有庫存數量進行審核，當現有庫存小于一定值時，才允許進貨。供應商將物品送至科室私有庫房，并提供送貨單。科室根據送貨單，將供應商、物品信息、物品數量錄入系統，進行預入庫操作。

（2）預出庫：分為收費項目和非收費項目。收費項目通過HIS系統每日自動導入，包含病人、科室、物品明細，數量、日期信息；非收費項目，由科室提供物品使用清單交予庫房，庫房將使用信息輸入系統，包含物品明細、數量、日期信息。

（3）結算：系統根據HIS導入的數據和庫房輸入的領用數據進行匯總，將預入庫里的對應庫存數量扣除。

（4）發票輸入：月底，系統出具物品使用報表，包含供應商、物品明細、物品數量、物品金額、科室信息。設備科通知供應商開票。發票交予庫房，庫房根據實際使用數量，核對系統計算出的總金額逾發票金額是否一致，若一致，將發票號輸入系統，若不一致，通知設備科修改物品價格。所有發票輸入完成后，將發票交予設備科。

（5）設備科審核：根據系統出具的供應商開票報表，核對發票數量及金額，審核庫房輸入信息，完成整個業務流程。

此業務流程，解決了以下問題：

（1）由于科室入庫要經過設備科審核，解決了物品積壓問題。

（2）每日結算，將預入庫庫存扣除，將庫存情況實時提醒臨床科室與設備科。

（3）發票不再經過科室，直接交至庫房，最后由設備科匯總提交財務，解決了科室故意積壓發票的情況。

（4）庫房工作量減輕，原本要做入庫與出庫，現收費物品的出庫由 HIS自動導入，庫房只需做發票錄入即可，出入庫由系統后臺自動完成。

3 項目實施效果的分析

通過物資管理流程的改造，使設備科、庫房對物資的管理更合理、高效，同時增強了監督能力，減少了中間環節，提高了工作效率。各臨床科室也可動態掌握本科室的物資消耗狀況，誤差小，避免浪費，節約運營成本。通過成本核算管理，醫院相關負責人可隨時了解庫存物資的詳細情況，合理運用有限的資金，可在物流的任意環節對其狀態進行查詢統計, 增加了物資管理的透明度, 使管理者隨時了解、掌握和監控醫院物資的庫存、價格等信息。

原有工作模式下，每天根據科室使用清單及發票信息錄入系統是一項繁瑣的工作，由于工作量較大，容易產生數據錄入出錯的情況，在新系統中，科室使用明細根據 HIS系統的數據調取，結算也由計算機自動完成。很快便可按要求將各種數據統計完畢，并以規范化形式輸出。

零庫存管理的實施提高了患者滿意度，降低了運營成本，對醫院來說，可以根據市場的變化，隨時掌握患者和醫療的需要，促進醫院長遠、健康發展。

4 醫院醫用物資的未來發展和設想

現有情況下，醫院采購物資（包含醫用設備、醫用材料、消耗品、辦公用品等各類物品）分別由各職能科室自行管理，此類科室既當采購員又做審批者，在流程上缺乏互相監督的機制。

成立專門采購中心，將采購與審批獨立，互相制約。采購作為一個執行部門，只需要執行審批部門的相關決定即可，由于工作性質專一，有更多的時間和精力去了解市場信息。審批部門只負責將臨床科室提出的需求進行審批。

以醫療設備采購為例，臨床將設備采購需求提交至審批部門，審批通過后將材料交給設備科把關，專業性強的設備，要由科室專家和設備科專家出具意見，專業性不強的設備，按照醫院通用標準即可。然后采購中心進行詢價和商務談判，設備購買以后的應用培訓、維護保養、質量管理等事宜交由設備科負責。

信息系統在這套供應鏈中扮演了極其重要的角色，依托物聯網技術的進步和條碼管理的逐步上線，通過物資信息編碼標準化，提升醫院倉儲管理能力。

加強各科室之間的溝通和配合，使業務流程能更快地運轉，保證對臨床提出的需求及時響應。同時，從計劃、質量、使用等環節加強內部管理，使各部門之間互相制約和監督，避免出現物資的積壓與浪費。

5 結語

醫院醫用物資管理是一個龐大的、涉及多個部門的管理系統，要做到科室之間橫向制約，提高工作效率，降低運營成本和非正常消耗，僅憑一套軟件肯定無法做到。要達到以上目的，需結合醫院自身情況，積極探索，同時將物流、資金流、信息、供應商、醫院相關工作人員聯成一條精益化的管理鏈。

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